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CONCEPTO 71 DE 2013

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Bogotá D.C.,

XXXXXXXXXXXXXXX

Ref.: Su consulta del 15 de marzo de 2013

Respetado Doctor:

En el escrito de la referencia consulta usted sobre la posibilidad de adelantar los cuadernos de copias de las investigaciones disciplinarias en forma digital.

Antes de atender su consulta y en cumplimiento de la función asignada por el artículo 9o numeral 4 del Decreto 262 de 2000, he de precisarle que en desarrollo de la función consultiva no es posible resolver casos particulares o concretos, pues ello corresponde a las autoridades competentes mediante los procedimientos de rigor y en tal virtud, tanto las preguntas como las respuestas deben darse en forma genérica de tal manera que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares.

Por tanto, en el presente caso esta oficina se limitará solamente a suministrar elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema que ocupa la consulta, sin que ello se entienda como resolución a un caso particular.

Para el efecto, se transcribe lo que se resolvió sobre el tema en consulta C-075 de 2012:

“Respecto al tema de consulta, inicialmente hay que indicar, conforme lo dijo el consultante, que la Ley 734 de 2002, en su artículo 96, señala que:

“ARTÍCULO 96. REQUISITOS FORMALES DE LA ACTUACIÓN. La actuación disciplinaria deberá adelantarse en idioma castellano, y se recogerá por duplicado, en el medio más idóneo posible.”

“Nótese que la norma es clara al señalar que tanto la actuación como la copia deben ser recogidos en el medio más idóneo posible, lo que lleva a estimar que mientras se garantice la autenticidad y legitimidad de las piezas procesales, no se ve un impedimento para que sea por variados medios técnicos que se constituya el duplicado.”

“Ahora, el artículo 98 de la legislación disciplinaria es consecuente con lo dicho, al indicar la viabilidad de la utilización de medios técnicos dentro de la actuación procesal, pues la norma dice:”

“Artículo 98. Utilización de medios técnicos. Para la práctica de pruebas y para el desarrollo de la actuación se podrán utilizar medios técnicos, siempre y cuando su uso no atente contra los derechos y garantías constitucionales.”

“Las pruebas y diligencias pueden ser recogidas y conservadas en medios técnicos y su contenido se consignará por escrito solo cuando sea estrictamente necesario.”

“Es decir, las piezas procesales pueden ser aportadas al proceso, no solamente en documento físico sino a través de medios técnicos diversos, razón por la cual, sería poco coherente que mientras hay autorización legal para los documentos originales usar medios técnicos, no se permitiera el uso de estos medios para el duplicado del proceso.”

“El único reparo de la ley frente al manejo de las copias de los documentos se centra en la forma de conservación, perdurabilidad, seguridad, reproducción, etc, tal como lo establece la Ley General de Archivo, que dispone:”

“Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:”

 “Organización archivística de los documentos.”

 “Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.”

“PARÁGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.”

“Es claro que la evolución informática, así como los demás desarrollos tecnológicos en el mundo, han permitido que la información tenga un manejo diferente y mucho más ágil. Por esto, los procedimientos jurídicos no pueden ser ajenos al mencionado desarrollo, y en aras de facilitar la consulta y acceso al contenido de los procesos, se han implementado medios de almacenamiento de diferente índole, siempre y cuando, para el asunto que nos ocupa, se respeten las normas procedimentales.”

En estos términos dejamos rendido el concepto y precisamos que éste sólo constituye un criterio auxiliar de interpretación y que no tiene carácter vinculante de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5o de la Ley 153 de 1887 y 28 de la ley 1437 de 2011.

Atentamente,

CARLOS ENRIQUE VALDIVIESO JIMÉNEZ

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios

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Última actualización: 20 de septiembre de 2019