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CONCEPTO 200 DE 2010

(marzo 10)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Bogotá, D.C.,

XXXXXXXXXXXXXXX

Referencia: Su oficio No 0008193 del 29 de septiembre de 2010, radicado en ésta Oficina el 9 de noviembre siguiente.

Respetado Coronel:

Ante todo, se advierte que en desarrollo de la función consultiva asignada a este Despacho, (artículo 9, numeral 3 del Decreto 262 de 2000), no es posible absolver casos particulares o concretos, de acuerdo con lo señalado en la Resolución número 127 de 3 de abril de 2008, proferida por el señor Procurador General de la Nación, por la cual se reglamenta el ejercicio del derecho de petición en este organismo de control, menos aun si los hechos son susceptibles de procesos disciplinarios; por lo tanto, las respuestas en estos casos se deben limitar a suministrar elementos de juicio de carácter general y abstracto que sirvan para ilustrar el tema que interesa al peticionario.

En la consulta de la referencia solicita que se le absuelvan los siguientes interrogantes:

“1. Quién es el competente para la reconstrucción de un expediente en el caso que el cuaderno ORIGINAL se haya enviado al superior jerárquico con funciones disciplinarias para que éste dirima competencia o para decidir un recurso y en esta instancia superior se haya perdido?”

2. “Si se conserva el cuaderno COPIA el cual estaba igualado con el cuaderno original y contiene diligencias originales (declaraciones, versiones, documentos allegados por los declarantes etc.) se pueden tener esas diligencias como parte de la reconstrucción del expediente ó es necesario que quien rindió la diligencia las avale?”

3. Finalmente, respecto de la norma del C.D.U. que autoriza acudir a las copias previamente recogidas y a la colaboración de los sujetos procesales a fin de obtener copia de las diligencias o decisiones que se hubieren proferido, pregunta si “la copia simple de estas diligencias sirve para la reconstrucción del expediente, ó es necesario que se haga reconocimiento de texto y firma?”

RESPUESTAS:

1o Lo primero que se debe advertir, es que la reconstrucción de expedientes disciplinarios tiene una regulación específica y suficiente en el artículo 99 de la ley 734 de 2002.

De la lectura de dicha norma, se infiere que quien debe reconstruir el expediente es el funcionario que, en el momento de ser ello necesario, tuviere la competencia (“el funcionario competente”). Ésta conclusión se refuerza al revisar cómo opera la figura en materia procesal penal (Ley 600 de 2000), cuyas reglas deben ser consideradas antes que las del Código de Procedimiento Civil, por ser el referente más próximo a la naturaleza del derecho disciplinario, según la condición señalada en el artículo 21 del Código Disciplinario para hacer la integración normativa:

En el artículo 155 de la Ley 600 de 2000, encontramos que la reconstrucción del expediente la debe hacer “el funcionario judicial ante quien se tramitaba”.

En consecuencia, si la pérdida del expediente se produjo mientras se dirime un conflicto de competencias o se surte una apelación (los eventos que usted plantea), la reconstrucción la deberá ordenar el funcionario que estuviere conociendo en ese momento la actuación, para lo cual deberá pedir el concurso del funcionario que inició el trámite del proceso quien, como es obvio, tiene mayores posibilidades de obtener copias de las decisiones hasta entonces tomadas o de rehacer las diligencias practicadas.

Ahora bien, téngase en cuenta que la Ley 734 de 2002 expresamente señala en los artículos 34-5 y 35, que “Son deberes de todo servidor público: custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción u ocultamiento o utilización indebidos” y que “A todo servidor público le está prohibido: ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones”.

De otra parte, la Ley 594 del 4 de julio de 2000, (Ley General de Archivos), dispone en su artículo 4, literal d): “Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos”.

(Las subrayas son del Despacho).

Corolario de las normas transcritas, es que a más del deber de disponer lo necesario para la reconstrucción del expediente, la propia responsabilidad penal y disciplinaria del funcionario objetivamente responsable, debe ser objeto de valoración por las instancias respectivas.

2o Respecto a la posibilidad de darle plena validez probatoria a los documentos integrantes del cuaderno de copias que eventualmente se conservare de las diligencias originales extraviadas, sin que sean avaladas por quienes hubieren intervenido en las respectivas diligencias, ésta Procuraduría Auxiliar no tiene objeción de ninguna naturaleza.

Más aún, si existiere un cuaderno de copias “igualado” con el cuaderno original, la reconstrucción del expediente no pasaría de ser una ritualidad formal (la del auto que la ordene), pues las copias pasarían a suplir el original y solo bastaría ordenar el fotocopiado de dicho cuaderno para conformar el nuevo cuaderno de copias.

No será necesaria la ratificación o convalidación de los particulares que hubieren intervenido en la elaboración de un documento público, así el ejemplar que de éste se conserve sea la copia, pues el artículo 83 de la Constitución Política ordena presumir la buena fe de quienes actúen ante las autoridades.

3o Finalmente, los argumentos del punto anterior sirven para considerar que es igualmente viable darle valor probatorio a los documentos que, en el trámite de reconstrucción del expediente, fueren suministrados por los sujetos procesales, dejando a salvo la posibilidad oficiosa de verificar su contenido y el derecho a que el interesado proponga su tacha de falsedad.

De ésta manera espero haber satisfecho sus inquietudes, a tiempo que le informo que la presente respuesta únicamente constituye un criterio auxiliar de interpretación, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5 de la Ley 153 de 1887 y 25 del Decreto 01 de 1984.

Con toda atención,

JUAN CARLOS NOVOA BUANDIA

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios

C-200/2010

JCNB/MDCR

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"Guía Disciplinaria de la Procuraduría General de la Nación"
Última actualización: 8 de julio de 2019

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