CIRCULAR 6 DE 2007

(17 mayo)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Para: Directores Regionales y Seccionales, Defensores de Familia, Coordinadores Grupos Jurídicos, Comisarios de Familia, Inspectores de Policía.

Asunto: Citaciones y Notificaciones Ley 1098 de 2006.

En ejercicio de las facultades consagradas especialmente en el parágrafo del artículo 11 y el artículo 205 de la Ley 1098 de 2006, y con el propósito de contribuir a su adecuada aplicación y cumplimiento, esta Dirección imparte las directrices que se indican a continuación en relación con las citaciones y notificaciones previstas en la ley:

1. Citaciones y notificaciones

Una vez la autoridad competente (Defensor de Familia, Comisario de Familia, o Inspector de Policía) inicie el proceso administrativo para el restablecimiento de derechos, citará a los padres de los niños, las niñas o los adolescentes; a los familiares responsables de los mismos, terceros que tengan su cuidado o a la autoridad tradicional de los grupos indígenas, grupos afro colombianos, grupos raizales o rom, y a los presuntos amenazadores o vulneradores; de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 102 del Código de la Infancia y la Adolescencia, para que comparezcan al despacho.

En los casos en que sea necesario notificar a una autoridad tradicional indígena, afrocolombiana, raizal o rom, dichas autoridades deberán manifestar la disposición de desarrollar el proceso de restablecimiento de derechos desde su jurisdicción o dentro de la interlegalidad, en coordinación y concertación con las autoridades competentes de la zona. De la notificación y dicha disposición se dejará constancia en acta.

2. Trámite de las citaciones.

2.1. Cuando se conozca la identidad y la dirección de las personas:

Se procederá conforme lo establece el artículo 315 del Código de Procedimiento Civil modificado por la Ley 794 de 2003, para la notificación personal. La autoridad competente, sin necesidad de auto que lo ordene, remitirá al día siguiente de la apertura de investigación, y en un plazo no mayor de cinco (5) días, una comunicación a quien debe ser notificado o a su representante o apoderado, por medio de servicio postal autorizado por el Ministerio de Comunicaciones, en la que informará:

• Autoridad Competente
• Sobre la existencia del proceso
• Su naturaleza
• Fecha del auto que se debe notificar
• Advertencia a la (s) parte (s) para que comparezca (n) ante el despacho de la autoridad competente para efectos de la notificación dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de su entrega en el lugar de destino
• Cuando la comunicación deba ser entregada en municipio distinto al de la sede del despacho de la autoridad administrativa, el término para comparecer será de diez (10) días; si fuere en el exterior, el término será de treinta (30) días.
• Para asuntos conciliables, se debe indicar la fecha de realización de la audiencia, motivo o asunto de la misma y las pruebas que se harán valer.

Copia de la comunicación, cotejada y sellada por la empresa del servicio postal, deberá ser entregada a la autoridad administrativa o a la parte que la remitió, acompañada de constancia expedida por dicha empresa, sobre su entrega en la dirección correspondiente, para efectos de ser incorporada al expediente.

Cuando la autoridad administrativa no envíe la comunicación en el término señalado, la comunicación podrá ser remitida directamente por la parte interesada que se haya presentado antes de surtirse la citación. Si fueren remitidas ambas comunicaciones, para todos los efectos se tendrá en cuenta la primera que haya sido entregada.

Si la persona citada comparece al despacho, deberá notificársele el contenido íntegro del auto de apertura de investigación, dejando constancia de la notificación personal mediante acta, la cual deberá ser firmada por la autoridad y el notificado.

Si no comparece dentro de los términos previstos, habiendo sido debidamente citado, la autoridad administrativa procederá a notificar a la persona mediante aviso de conformidad con lo dispuesto en el artículo 320 del Código de Procedimiento Civil.

2.2. Cuando no se conozca la identidad, el domicilio, el lugar de habitación o de trabajo, o cuando no reside o no trabaja en el lugar inicialmente reportado:

La autoridad competente procederá inmediatamente a efectuar el emplazamiento preferentemente a través de la publicación en la página de Internet del ICBF, o por transmisión en un medio masivo de comunicación en un término no inferior a 5 días, que incluirá la fotografía del niño, la niña o el adolescente, de ser posible, y los datos disponibles para una debida identificación de las personas interesadas en el proceso.

2.2.1. Procedimiento para publicar el emplazamiento:

Los Defensores de Familia, Comisarios de Familia e Inspectores de Policía, según el caso, deben enviar las citaciones o emplazamientos diligenciados conforme al formato Anexo a esta circular, a la cuenta de correo electrónico Ley1098@icbf.gov.co en el horario de 08:00 AM. a 04:00 PM. El responsable de esta cuenta en la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano de la Sede Nacional lo convertirá en archivo PDF y lo enviará al administrador de la página Web del Instituto.

La publicación de la información enviada por los Defensores de Familia, Comisarios de Familia e Inspectores de Policía, según la competencia subsidiaria de que trata el artículo 98 de la Ley 1098 de 2006, se realizará el día hábil siguiente al recibo de la misma por parte del administrador de la página Web del ICBF.

Para verificar que la publicación se haya realizado, los Defensores de Familia, Comisarios de Familia e Inspectores de Policía, según el caso, deben ingresar al portal del Instituto (www.icbf.gov.co), en la página principal, habrá un icono denominado “Consulte aquí citaciones y emplazamientos”, en el que puede ubicar la respectiva Regional, consultar la publicación del emplazamiento y/o citación, y hacer una impresión de la publicación y anexarla en el expediente como prueba de ella. En caso de que no aparezca publicada la citación que hayan enviado, inmediatamente deben ponerse en contacto con la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano, al número telefónico 4377630 extensión 1099.

Una vez realizado el emplazamiento, si las personas citadas no comparecen, la Autoridad Competente deberá nombrar curador ad-litem, para lo cual deberá solicitar al Juez de su jurisdicción se designe a uno de los Abogados inscritos en la lista de auxiliares de la Justicia o a la Defensoría del Pueblo la designación de un Defensor Público.

2.2.2. Cuando los niños, las niñas o los adolescentes sean autores, testigos o víctimas de hechos delictivos o sean desmovilizados de grupos armados al margen de la ley:

Cuando se trate de los niños, las niñas o los adolescentes autores, testigos o víctimas de hechos delictivos, o desmovilizados de grupos armados al margen de la ley, con el objeto de proteger su vida, integridad y la seguridad de las personas involucradas, se prescindirá de la citación o emplazamiento por Internet o medio masivo de comunicación, acorde con lo establecido en los Convenios o Tratados Internacionales de Derechos Humanos en vigor para Colombia, la Constitución Política y otras Leyes, los principios del interés superior y protección integral de los niños, las niñas y los adolescentes.

En estos casos, la autoridad competente citará a los interesados a través del medio legal que de un lado, garantice la protección de la identidad y seguridad de los niños, las niñas o los adolescentes y su familia, y de otro, permita cumplir el objeto de la norma procesal y adelantar el proceso administrativo para garantizar el restablecimiento de los derechos de los niños, las niñas o los adolescentes.

2.3. Notificaciones en el extranjero:

A efecto de notificar a una de las partes en el extranjero, siempre que se trate de asuntos regulados en Tratados o Convenios Internacionales en materia de Niñez y Familia, esta deberá surtirse a través de las Autoridades Centrales o Instituciones Intermediarias.

Cuando no exista un trámite especial, la notificación deberá surtirse por medio de exhorto de conformidad con lo señalado en el artículo 193 del C.P.C.

2.4. Citación para asuntos conciliables:

Cuando se trate de casos susceptibles de conciliación (alimentos, custodias, reglamentación de visitas, restitución internacional conforme al Convenio de la Haya de octubre 25 de 1980, la fijación provisional de residencia separada, permisos de salida del país o cambios de residencia, derechos y obligaciones entre cónyuges, compañeros permanentes, padres e hijos, miembros de la familia o personas responsables del niño, niña o adolescente, suspensión de la vida en común de los cónyuges o compañeros permanentes, la separación cuerpos y de bienes del matrimonio civil y religioso, las cauciones de comportamiento conyugal, la disolución de la sociedad conyugal por causa distinta de la muerte del cónyuge y demás aspectos relacionadas con el régimen económico del matrimonio y los derechos sucesorales, sin perjuicio de la competencia atribuida por la ley a los notarios), el Defensor de Familia, Comisario de Familia o Inspector de Policía citarán a las partes por el medio más expedito.

2.5. Otras notificaciones:

Tal como lo prevé el artículo 102 del Código de la Infancia y la Adolescencia en su inciso final, las demás notificaciones se surtirán mediante aviso que se remitirá por medio de servicio postal autorizado, acompañado de una copia de la providencia correspondiente. Lo anterior, sin perjuicio de la notificación por estado de la resolución de fallo establecida en el inciso tercero del artículo 100 de la Ley 1098 de 2006, para quienes no asistieron a la audiencia de pruebas y fallo.

Las providencias que se dicten en el curso de las audiencias y diligencias se consideran notificadas en estrados inmediatamente después de proferidas, aun cuando las partes no hayan concurrido.

ELVIRA FORERO HERNÁNDEZ

Directora General