CIRCULAR 66 DE 2009

(octubre 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN

Con el fin de fijar lineamientos en cuanto a la estructura de los nuevos procedimientos aplicables en virtud de la expedición del Decreto 3576 de 2009 por el cual se modifica parcialmente los Decretos 2474 de 2008 y 2025 de 2009, el siguiente es el instructivo para los contratos que no superen el 10% de la menor cuantía, suscritos por la Procuraduría General de la Nación, sin perjuicio de darle aplicación a lo dispuesto en la leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y las demás disposiciones que regulan la contratación.

I. GENERALIDAD

Como es propio en los procesos de selección, al tenor de lo establecido en el Decreto 2474 de 2008, para los Estudios Previos las dependencias responsables determinarán la conveniencia, la oportunidad y las características y especificaciones de cada contratación, debiéndose anexar al mismo la certificación del Plan de Compras y el CDP. En ese sentido, deben prepararse los documentos que soportarán esta modalidad de contratación.

II. PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES CUYO MONTO NO EXCEDA EL 10% DE LA MENOR CUANTIA

i) Se formula invitación de acuerdo con el formato que al respecto elabore la Secretaría General; en dicho documento debe figurar el objeto del contrato, los requisitos habilitantes, los términos de apertura y cierre y la fecha estimada de adjudicación.

ii) El documento de invitación puede señalar en su contenido o en anexo, las condiciones técnicas del elemento, el plazo, así como la forma de pago, que en principio deberá ser previa entrega del bien o servicio a entera satisfacción, acreditada por el supervisor del contrato. Existen eventos en los que puede pactarse una forma de pago distinta, la cual debe justificarse.

iii) En caso de ser necesario, se indicarán las garantías para la ejecución del contrato (ej. cumplimiento y calidad, cumplimiento y estabilidad de obra), limitándola para aquellos contratos que por su naturaleza, plazo de ejecución o forma de pago sea procedente.

iv) Para el caso de Bogotá, la invitación se publicará en la página Web de la Entidad y en un lugar de la sede visible al público. En las Procuradurías Regionales, la invitación pública se hará en un sitio visible y de fácil acceso para los interesados. En todo caso, debe garantizarse el principio de publicidad y de selección objetiva.

v) Tal como lo dispone el Decreto 3576 de 2009, la escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. Ante la eventualidad de empate, la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica en sobre cerrado durante la misma diligencia del cierre.

vi) La misma disposición señala que se podrá adjudicar si se presenta una sola oferta, siempre y cuando cumpla con las condiciones del mercado y las necesidades de la Entidad.

Si el proponente con el menor precio no cumple con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con aquel que haya presentado el segundo menor precio, previa verificación de sus calidades habilitantes. Si éste tampoco cumple, se verificarán con quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección.

Los requisitos mínimos habilitantes serán los siguientes:

a) Jurídicos

a) Certificado de Cámara y Comercio en el que figure que la persona, natural o jurídica, desarrolla un objeto similar al de la contratación, con fecha de expedición no superior a quince días hábiles de antelación al cierre del proceso.

b) Certificación que acredite el pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales, durante los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre de la presente selección abreviada, de conformidad con lo previsto en la ley 789 de 2002.

La Procuraduría General de la Nación se reserva el derecho de verificar si el proponente se encuentra reportado en el último boletín de responsables fiscales de la Contrataría General de la República o si aparece como inhabilitado para contratar en el Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad "SIRI" de la Entidad.

b) Financieros

El proponente debe presentar el Balance General a 31 de diciembre de 2008, clasificado en activos y pasivos corrientes y no corrientes y debidamente firmado por dicho proponente y el contador que tas preparó, en caso de persona natural y por el representante legal, por el contador que tas preparó y el revisor fiscal cuando la ley lo exija en caso de personas jurídicas. Debe Indicarse el número de la tarjeta profesional del contador y del revisor fiscal si es del caso.

En tas eventos en que se establezca una forma de pago distinta al recibo a entera satisfacción, el capital de trabajo debe ser mayor o igual a cero y el endeudamiento menor al 100%, lo cual se obtiene así:

Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente > ó = 0.

índice de Endeudamiento = (Pasivo Total / Activo Total) X 100 < ó = 100%

c) Técnicos

Se deben indicar las condiciones técnicas mínimas del bien o servicio que se requieren, fijando además el término de entrega, el plazo de ejecución, la forma de pago y las garantías para la ejecución del contrato en caso que se requieran.

c) Experiencia

Para este requisito deben aportarse máximo dos certificaciones (2) de contratos celebrados con entidades públicas u otros clientes relacionados con el objeto del proceso contractual, indicando su monto y fecha de terminación. No se tienen en cuenta contratos en ejecución. Para el efecto, son válidas relaciones de contratos, copia de los contratos por sí solos, copia de facturas, actas de recibo, de liquidación etc. La sumatoria de las dos (2) certificaciones debe ser igual o superior al 100% del valor del presupuesto estimado para el proceso respectivo.

1. Plazos del Proceso

Con la finalidad de agilizar estos procesos de selección, los plazos serán los siguientes:

1.1 En el Sector Central

Gestión adelantada por la División Administrativa, Grupo de Compras:

1) El plazo entre apertura y cierre no debe ser superior a tres días hábiles.

2) Una vez cerrado el proceso, mediante acta suscrita mínimo por dos funcionarios del Grupo de Compras o de la División Administrativa se dejará constancia de las propuestas recibidas y del precio de las mismas, señalando con claridad la de menor precio.

3) Para efectos del Comité Evaluador, la Junta de Licitaciones y Adquisiciones designará los Comités que se encarguen de la valoración de ofertas, decisión que se comunicará por el Secretario de la misma.

4) El término de verificación y valoración de la propuesta de menor precio no debe ser superior a dos días hábiles. En esta etapa se revisará el cumplimiento de los requisitos habilitantes y las condiciones del mercado de la propuesta más económica.

5) Por el término de un día, se publicará el resultado de la verificación y evaluación del precio o el no cumplimiento de los requisitos habilitantes, circunstancia que conllevará la continuación del proceso con el siguiente proponente, evento en el cual se surtirá la valoración de la oferta de segundo lugar por un día más.

6) Vencido el período de verificación de ofertas y el traslado del informe de dicha verificación y valoración, el Grupo de Compras presentará al día siguiente el informe definitivo a consideración de la Junta de Licitaciones para la adjudicación del proceso. Se espera que dicha diligencia de adjudicación se adelante los jueves de cada semana o al siguiente día hábil.

7) Con el fin de darle celeridad al proceso, se publicarán las invitaciones el primer día hábil de la semana.

8) De la actuación final se elaborará un acta de adjudicación.

1.2 En las Regionales que cuentan con delegación para contratar

Los términos y condiciones serán los mismos que se establecieron con antelación, salvo que la verificación de propuestas, designación del (los) Comité(s), las elaboraciones de actas y documentos previos, corresponderán al Procurador Regional y al Coordinador Administrativo o al que aquel designe, sin que ello signifique que la delegación para contratar y adjudicar sea trasladada a funcionario distinto del Regional.

III. PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DISTINTOS A LOS DE CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES CUYO MONTO NO EXCEDA EL 10% DE LA MENOR CUANTIA

i) Se formula invitación de acuerdo con el formato que al respecto elabore la Secretaría General; en dicho documento debe figurar el objeto del contrato, los requisitos habilitantes, los términos de apertura y cierre y la fecha estimada de adjudicación.

ii) El documento de invitación puede señalar en su contenido o en anexo, las condiciones técnicas del elemento, el plazo, así como la forma de pago, que en principio deberá ser previa entrega del bien o servicio a entera satisfacción, acreditada por el supervisor del contrato. Existen eventos en los que puede pactarse una forma de pago distinta, la cual debe justificarse.

iii) En caso de ser necesario, se indicarán las garantías para la ejecución del contrato (ej. cumplimiento y calidad, cumplimiento y estabilidad de obra) limitándola para aquellos contratos que por su naturaleza, plazo de ejecución o forma de pago sea procedente.

iv) Para el caso de Bogotá, la invitación se publicará en la página Web de la Entidad y en un lugar de la sede visible al público. En las Procuradurías Regionales, la invitación pública se hará en un sitio visible y de fácil acceso para los interesados. En todo caso, debe garantizarse el principio de publicidad y de selección objetiva.

v) Tal como lo dispone el Decreto 3576 de 2009, en primera Instancia se debe(n) valorar la(s) oferta(s) presentada, teniendo en cuenta los factores de ponderación técnicos y económicos. En actuación posterior, se verificarán los requisitos habilitantes, pero únicamente con el que haya obtenido el puntaje más alto.

vi) La misma disposición prevé que si el evaluado no cumple con los requisitos habilitantes, se podrá seleccionar al segundo, siempre y cuando cumpla con los requisitos habilitantes. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección.

vii) Se podrá adjudicar si se presenta una sola oferta, siempre y cuando cumpla con los requisitos habilitantes.

Los requisitos mínimos habilitantes jurídicos, financieros, técnicos y de experiencia serán los mismos que se establecen para la subasta Inversa del 10% de la menor cuantía.

1. Factores de ponderación

Sobre un total de 100 puntos, los factores serán los siguientes:

a) Económico puntaje máximo 85 puntos

b) Técnico puntaje máximo 15 puntos

Para el aspecto económico se otorga el mayor puntaje al menor precio y los demás en forma proporcional, aplicando regla de tres simple.

En el criterio técnico se otorgará el puntaje de conformidad con lo señalado en la ley 816 de 2003, esto es, estímulo a la industria nacional, dependiendo si se trata de bienes o servicios.

2. Plazos del Proceso

Con la finalidad de agilizar estos procesos de selección, los plazos serán los siguientes:

2.1 En el Sector Central

Gestión adelantada por la División Administrativa, Grupo de Compras.

1) El plazo entre apertura y cierre no debe ser superior a tres días hábiles.

2) Una vez cerrado el proceso, mediante acta suscrita mínimo por dos funcionarios del Grupo de Compras o de la División Administrativa se dejará constancia de las propuestas recibidas y del precio de las mismas.

3) Para efectos de la designación del Comité Evaluador, la Junta de Licitaciones y Adquisiciones designará los Comités que se encarguen de la valoración de ofertas, decisión que se comunicará por el Secretario de la misma.

4) El término de evaluación de los factores técnicos y económicos de la(s) propuesta(s) presentadas no debe ser superior a dos días hábiles. Se reitera que en esta etapa no se revisará el cumplimiento de los requisitos, habilitantes.

5) Por el término de un día, se publicará el resultado de la evaluación de la(s) propuesta(s) indicando que vencido este traslado se proseguirá con la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes con el oferente que haya obtenido el puntaje más alto; si este no cumple se podrá contratar con el oferente que haya obtenido el segundo lugar siempre y cuando cumpla con los requisitos habilitantes. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección.

6) Vencido el período de evaluación y verificación de ofertas y el traslado del informe de dicha verificación y valoración, el Grupo de Compras presentará al día siguiente el informe definitivo a consideración de la Junta de Licitaciones para la adjudicación del proceso. Se espera que dicha diligencia de adjudicación se adelante los jueves de cada semana o al siguiente día hábil.

7) Con el fin de darle celeridad al proceso, se publicarán las invitaciones el primer día hábil de la semana.

8) De la actuación final se elaborará un acta de adjudicación.

2.1 En las Regionales que cuentan con delegación para contratar

Los términos y condiciones serán los mismos que se establecieron con antelación, salvo que la designación del Comité, las elaboraciones de actas y documentos previos, corresponderán al Procurador Regional o al que éste designe, sin que ello signifique que la delegación para contratar y adjudicar sea trasladada a funcionario distinto de éste.

IV. ASPECTOS COMUNES

a) De considerarlo necesario, la Entidad podrá solicitar información o documentación adicional para soportar la allegada con la propuesta, dentro del período de evaluación de propuestas.

b) Mientras se surte la numeración de invitaciones para la vigencia 2010, en el 2009, la numeración será la siguiente:

En el Sector Central, el número de invitación seguida del año y en las., regionales el nombre de la regional seguida del número y el año. A título de ejemplo:

En Bogotá: “INVITACION 001 DE 2009”

En las Procuradurías Regionales: “Procuraduría Regional del XXXX INVITACION 001 DE 2009”.

c) El número del contrato corresponderá al que le siga en orden, tal y como se está utilizando para el 2009, salvo que su enunciación no corresponderá a la mínima cuantía sino al 10% de la menor cuantía.

No obsta para reiterarles los deberes legales que tienen los funcionarios encargados de adelantar los trámites y documentos en la etapa precontractual y contractual, de cumplir con los requisitos establecidos normativamente.

ALEJANDRO ORDOÑEZ MALDONADO

Procurador General de la Nación