CONCEPTO 12781 DE 2006

(junio 14)

Fuente: Archivo interno Ministerio del Interior y de Justicia

MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

OFI06-12781-DAJ-0500

Bogotá D.C., 14 de junio de 2006

Doctora

LAURA MARCELA RUEDA ORDÓÑEZ

Directora Centro de Conciliación

Arbitraje y Amigable Composición

Cámara de Comercio de Bucaramanga

Carrera 19 # 36 - 20 Piso 2

Bucaramanga, Santander

Referencia: Rad. 11304 Concepto procedimiento conciliatorio.

Respetada doctora Laura Marcela:

Respetuosamente me dirijo a usted con el fin de dar respuesta a su comunicación en relación con el concepto de línea institucional del Ministerio del Interior y de Justicia sobre el procedimiento conciliatorio.

El Ministerio del Interior y de Justicia mediante concepto No. 12919 del 22 de septiembre de 2004 se pronunció sobre la solicitud de conciliación de la siguiente manera:

“La presentación de una solicitud de conciliación ante un operador (conciliador o centro de conciliación) puede ser verbal o por escrito, es decir, no se exigen formalidades especiales para que se entienda elevada en debida forma. La informalidad de la solicitud es tal, que en materia administrativa y laboral los artículos 6 y 20 del Decreto 2511 de 1998, que reglamentan el contenido de las peticiones, no lo requieren.”

Es decir, no existen requisitos legales para el contenido de la solicitud de conciliación a excepción de las materias administrativa y laboral donde los Artículos 6 y 20 del Decreto 2511 de 1998 establecen:

“Artículo 6 (...) La solicitud deberá contener los siguientes requisitos:

a) La designación del funcionario o del Centro de Conciliación a quien se dirige;

b) La individualización de las partes y de sus representantes si fuere el caso;

c) Las diferencias que se quieren conciliar y los hechos en que se fundamentan;

d) La relación de las pruebas que se acompañan y de las que se harían valer en el proceso;

e) La demostración del agotamiento de la vía gubernativa, a través del acto expreso o presunto, cuando ello fuere necesario;

f) La estimación razonada de la cuantía de las aspiraciones;

g) La manifestación, bajo la gravedad del juramento, de no haber presentado demandas o solicitudes de conciliación con base en los mismos hechos;

h) La indicación del lugar para que se surtan las notificaciones, y

i) La firma del solicitante o solicitantes;”

“Artículo 20. La solicitud de conciliación podrá formularse de manera verbal o escrita,
señalando:

a) La individualización de las partes y de sus representantes si fuere el caso;

b) La indicación del lugar en que deban surtirse las notificaciones a las partes;

c) La síntesis de los hechos;

d) Las peticiones;

e) La estimación razonada de la cuantía en que se fundamenta la petición o peticiones;

f) Relación de las pruebas o elementos de juicio que desee aportar.”

Por sustracción de materia, en civil, comercial, familia, penal, entre otras áreas, se podría concluir que la solicitud de conciliación cuando sea por escrito, deberá contener como mínimo:

1. Ciudad, fecha y operador de la conciliación (centro o conciliador) ante el cual se presenta la solicitud.

2. Identificación del solicitante(s) y citado(s) y apoderado(s) si fuera el caso.

3. Si una parte solicitante desea que un conciliador en particular sea nombrado por el centro de conciliación, se deberá indicar su nombre en la solicitud.

4. Hechos del conflicto.

5. Peticiones o asuntos que se pretenden conciliar.

6. Cuantía de las peticiones o la indicación que es indeterminada.

7. Relación de los documentos anexos y pruebas si las hay.

8. Lugar donde se pueden realizar las citaciones a la conciliación de todas las partes.

9. Firma(s) del solicitante(s).

El Ministerio recomienda que las pruebas y documentos anexos a la solicitud de conciliación se reciban en copias simples para que sean las partes quienes conserven y custodien dichos documentos.

Dependiendo del tipo de conciliación, se deben exigir algunos documentos anexos a la solicitud o que se aporten en la audiencia de conciliación, por ejemplo, en los asuntos de familia donde la pretensión sea el cumplimiento de los alimentos de los menores, la parte solicitante debe presentar el registro civil de los mismos.

De igual manera, El Ministerio del Interior y de Justicia mediante concepto No. 12919 del 22 de septiembre de 2004 se pronunció sobre las calidades de las personas que presentan una solicitud de conciliación en lo siguientes términos:

“El artículo 76 de la Ley 23 de 1991 y parágrafo 2 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001 son claros al establecer la potestad que tienen las partes de decidir si quieren o no concurrir a la audiencia de conciliación con o sin apoderado. En este mismo sentido, la petición de conciliación la puede hacer la persona directamente interesada o su abogado debidamente facultado para ello. La excepción a dicha norma es la conciliación administrativa en donde el parágrafo 3 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001 exige desde la misma presentación de la solicitud y la audiencia de conciliación, la presencia de abogado titulado, es decir, el derecho de postulación.

Sobre el alcance del parágrafo 2 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001, este Ministerio quiere hacer énfasis en una interpretación y aplicación integral que permita cumplir con los principios de la conciliación tales como la flexibilidad, celeridad y eficiencia ya que en principio son las partes las que deben asistir directamente a la audiencia de conciliación; sin embargo en determinados casos en los cuales por motivos razonables una de las partes citadas no puede asistir y faculta a su abogado con poder general o especial para que lo represente, se deberá permitir que éste cumpla con la función para la cual fue habilitado y se realice la audiencia de conciliación sin presencia de su poderdante.”

Presentada la solicitud de conciliación, el centro de conciliación deberá designar al conciliador siguiendo para ello estrictamente la forma de reparto establecida en sus estatutos, salvo que en la solicitud la parte interesada indique el nombre de un conciliador inscrito en el centro de conciliación.

Una vez el conciliador ha sido notificado de su nombramiento, el centro hará entrega de la solicitud con sus respectivos documentos para su estudio por parte de éste.

Es el conciliador quien toma las decisiones sobre su competencia y viabilidad de la conciliación, en ningún caso el director o un funcionario del centro de conciliación pueden hacerlo, toda vez que sus funciones son de apoyo administrativo, físico y logístico.

De acuerdo con el Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 en concordancia con el Artículo 19 del Decreto 30 de 2002, cuando el conciliador determine que el conflicto por su naturaleza jurídica no es transigible, desistible o conciliable, expedirá dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la presentación de la solicitud de conciliación una constancia con el siguiente contenido mínimo:

1. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.

2. Fecha en la que es expedida la constancia.

3. Objeto de conciliación (parte(s), pretensiones y cuantía).

4. Razones de derecho que motiven que el conflicto no es conciliable.

5. Firma del conciliador.

En todo caso, junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados y para mayor seguridad se guardará copia de la solicitud y anexos en el centro o archivo del funcionario conciliador.

En los tres casos que el Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 establece que el conciliador debe expedir constancia, los funcionarios públicos facultados para conciliar conservarán las copias de las mismas y los conciliadores de los centros de conciliación deberán remitirlas al centro de conciliación para su control y archivo.

Si en la solicitud de conciliación se presentan pretensiones conciliables y no conciliables, el conciliador expedirá constancia al interesado de los asuntos no conciliables como lo establece el Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 y en los conflictos susceptibles de conciliar, el conciliador procederá a citar a las partes para realizar la audiencia de conciliación y dependiendo del resultado elaborar el acta o constancia que proceda.

De conformidad con los artículos 8 y 20 de la Ley 640 de 2001, si el conflicto es transigible, desistible o conciliable, el conciliador deberá citar a las partes por el medio más expedito y eficaz y hacer concurrir a quienes en su criterio deban asistir a la audiencia.

La citación de conciliación deberá contener como mínimo:

1. Lugar y fecha en la que es elaborada la citación.

2. Identificación del conciliador y parte(s) solicitante(s) y citada(s).

3. Objeto de la conciliación (hechos, pretensiones conciliables y cuantía).

4. Consecuencias de la inasistencia a la audiencia de conciliación.

5. Lugar, fecha y hora de realización de la audiencia de conciliación.

6. Firma del conciliador.

Dependiendo del caso, las consecuencias que el conciliador debe mencionar a las partes por su no comparecencia a la conciliación son: Artículo 22 de la Ley 640 de 2001: salvo en materias laboral, policiva y de familia, si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no justifica su inasistencia dentro de los tres (3) días siguientes, su conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos y, de acuerdo con el Artículo 35 de la Ley 640 de 2001, cuando la conciliación extrajudicial en derecho sea requisito de procedibilidad y se instaure la demanda judicial, el juez impondrá multa a la parte que no haya justificado su inasistencia a la audiencia. Esta multa se impondrá hasta por valor de dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes en favor del Consejo Superior de la Judicatura.

El Ministerio del Interior y de Justicia recomienda que el conciliador cite a las partes por escrito, a través de correo certificado con las empresas que el Ministerio de Comunicaciones ha avalado para las notificaciones judiciales.

El Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 en concordancia con el Artículo 19 del Decreto 30 de 2002, establece que si en el lugar, fecha y hora señalada para la realización de la audiencia de conciliación, las partes o una de ellas no asiste, el conciliador deberá expedir constancia con el siguiente contenido mínimo:

1. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.

2. Lugar y fecha en que debió celebrarse la audiencia.

3. Fecha en la que es expedida la constancia.

4. Partes solicitante(s) y citada(s) con indicación de las que asistieron o inasistieron.

5. Objeto de conciliación (pretensiones y cuantía).

6. Indicación literal de las excusas presentadas por la inasistencia si las hubiere.

7. Firma del conciliador.

El Artículo 22 de la Ley 640 de 2001 otorga a las partes citadas en debida forma a la audiencia de conciliación un plazo de tres (3) días hábiles para presentar justificación por su inasistencia, es decir, la fecha de expedición de la constancia es el cuarto día al de la fecha en que debió realizarse la audiencia.

Si la parte que inasiste presenta una justificación y solicita se programe de nuevo una fecha para la realización de la audiencia, es la parte que asistió quien decide si ésta se lleva a cabo, toda vez que el conciliador no valora la excusa. En cualquier caso, tanto el centro de conciliación como el conciliador, deben estar de acuerdo en la nueva audiencia. En el mismo sentido, ni el centro ni el conciliador podrán cobrar de nuevo por la conciliación y esta nueva fecha se entenderá como una segunda sesión para dar aplicación al parágrafo 2 del artículo 1 del Decreto 24 de 2002, es decir, solamente cuando se realicen más de tres sesiones, por cada sesión adicional se incrementará la tarifa en un diez por ciento (10%) del total resultante.

En el caso que ninguna de las partes citadas asista y alguna de ellas presenta justificación y solicita se programe de nuevo una fecha para la realización de la audiencia de conciliación, el centro y el conciliador decidirán si se lleva a cabo.

Junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados y para mayor seguridad se guardará copia de la solicitud y anexos en el centro o archivo del funcionario conciliador.

El conciliador no debe expedir constancia de inasistencia si para la fecha y hora de la audiencia de conciliación no ha confirmado que las partes efectivamente fueron citadas.

El Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 en concordancia con el Artículo 19 del Decreto 30 de 2002, establece que si se realiza la audiencia de conciliación y las partes no llegan a un acuerdo, el conciliador deberá expedir constancia con el siguiente contenido mínimo:

1. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.

2. Lugar y fecha en que se celebró la audiencia, toda vez que la constancia debe expedirse de inmediato.

3. Partes solicitante(s) y citada(s) con indicación de las que asistieron o inasistieron.

4. Objeto de conciliación (pretensiones y cuantía).

5. Firma del conciliador.

Es importante tener en cuenta que el conciliador no deja constancia de lo que sucedió en la audiencia de conciliación y llevó a que no se lograra un acuerdo, ni debe consignar declaraciones o anotaciones que pidan las partes.

Junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados y para mayor seguridad se guardará copia de la solicitud y anexos en el centro o archivo del funcionario conciliador.

Si se presenta una conciliación multi-partes y dos de ellas se presentan a la audiencia de conciliación, si entre las mismas existe conflicto y se puede conciliar, el conciliador deberá realizar la audiencia de conciliación ya que ésta tiene efectos inter-partes.

En el caso anterior, el conciliador elaborará la constancia de inasistencia en relación con la parte que no concurrió a la audiencia pasados los tres días que tiene para presentar justificación; a esta constancia el director del centro le hará el correspondiente control y posterior archivo. Así mismo, si las partes que asistieron no logran un acuerdo, el conciliador les expedirá una constancia de no acuerdo en los términos mencionados en el presente concepto.

Si las partes y el conciliador realizan la audiencia de conciliación y como resultado de la misma se logra un acuerdo conciliatorio, el numeral 6 del Artículo 8 de la Ley 640 de 2001 ordena que el conciliador levante un acta de conciliación con el contenido que establece el Artículo 1 de la misma ley:

1. Lugar, fecha y hora de audiencia de conciliación.

2. Identificación del conciliador.

3. Identificación de las personas citadas con señalamiento expreso de las que asisten a la audiencia.

4. Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación.

5. El acuerdo logrado por las partes con indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas.

Además de los requisitos establecidos en la Ley, el Ministerio del Interior y de Justicia considera importante que en el acta de conciliación se hagan las siguientes precisiones:

1. Identificación del centro de conciliación (nombre, código de identificación y Resolución de autorización de creación) si la solicitud de conciliación fue presentada ante un centro y se realiza la audiencia en sus instalaciones ó identificación del conciliador (nombre y código de identificación) si la solicitud de conciliación y la audiencia se realiza a prevención.

2. Hechos que originaron y hacen parte del conflicto que las partes aceptan en la audiencia de conciliación.

3. Las pretensiones motivo de la conciliación deben ser las que se expusieron en la audiencia de conciliación y no la transcripción de la solicitud.

4. Cuantía de las pretensiones de las partes de la conciliación.

5. Firma del conciliador y las personas que asistieron (incluyendo a los abogados).

6. Hora de inicio y finalización de la audiencia de conciliación; si la audiencia se desarrolla en varios encuentros se deben relacionar cada uno de ellos.

Es importante mencionar que el acta de conciliación no puede contener remisiones a otros documentos, el acta es una sola y no tiene anexos que hagan parte integral de la misma.

De acuerdo con el Parágrafo 1 del Artículo 1 de la Ley 640 de 2001, a las partes de la conciliación se les entregará copia auténtica del acta de conciliación con constancia de que se trata de primera copia que presta mérito ejecutivo.

Si la audiencia de conciliación es multi-partes, el conciliador deberá expedir constancia para el caso de las personas citadas y que no asistieron después de los tres días que tienen para presentar justificación y elaborar el acta de conciliación para las que concurrieron y lograron un acuerdo.

Las suspensiones de la audiencia de conciliación deben ser autorizadas por las partes sujetos del conflicto, el conciliador no decide unilateralmente si se realizan sesiones adicionales. Si alguna de las partes no está de acuerdo con la suspensión, el conciliador debe entender que no hay acuerdo conciliatorio para seguir el procedimiento de la conciliación y en este caso expedirá la constancia de no acuerdo.

Una vez el conciliador haya expedido la constancia o acta que ordena la Ley, se deberá seguir el procedimiento ordenado en el Decreto 30 de 2002 que reglamenta el registro de las actas de conciliación, control de las constancias y archivo de los antecedentes para el caso de los conciliadores de los centros de conciliación. Los funcionarios públicos que son conciliadores y notarios deberán realizar el control y archivo de actas y constancias.

Como se observa, en el presente concepto de línea institucional se establece que de un mismo caso de conciliación se pueden derivar uno o varios documentos, sean éstos actas o constancias.

Un caso especial es la solicitud de conciliación que se presenta ante un conciliador donde el asunto es conciliable, pero el conciliador no es competente para adelantarla. En este caso, el conciliador previo estudio y análisis del conflicto, deberá responder por escrito al solicitante que no es competente aduciendo las razones legales que correspondan e informarle qué conciliadores podrán atender su solicitud. Por ninguna razón el conciliador podrá remitirlo a un centro o conciliador en concreto ya que es el ciudadano quien decide libre y voluntariamente el operador.

El Ministerio del Interior y de Justicia en concepto de línea institucional No. 15798 de 24 de noviembre de 2004 dijo lo siguiente:

“En los casos en los cuales se invita a una conciliación por un conciliador a prevención nombrado por una de las partes, el convocado debe habilitar a dicho conciliador para que pueda llevar a cabo la audiencia, de lo contrario basta con la manifestación de la voluntad de no querer hacerlo en tal escenario. En este caso, el conciliador procede a elaborar la constancia de no acuerdo con la anotación clara del motivo. Son las partes las que en virtud de su autonomía deciden la modalidad y operador más adecuado para encontrarse en un ambiente de neutralidad, para que por medio del diálogo puedan lograr un acuerdo que solucione integralmente su conflicto.”

De acuerdo con lo anterior, en los casos donde las partes o una de ellas no habilitan a un conciliador a prevención y no se pueda realizar la audiencia de conciliación, el conciliador procede a elaborar un documento en el cual deja constancia de lo sucedido. Si se está en un centro de conciliación, las partes o una de ellas podrán solicitar al director el cambio del conciliador y éste deberá hacerlo. Si al segundo conciliador tampoco lo habilitan, él mismo expedirá un documento donde deja constancia de la situación y con ello se agota la conciliación como requisito de procedibilidad. En uno y otro caso no se puede impedir el acceso a la justicia formal, pretendiendo evadir el intento de la conciliación.

Si las partes desisten de la solicitud de conciliación, solucionan por fuera de la conciliación su conflicto, abandonan la audiencia de conciliación, entre otras formas diferentes de dar por terminada una conciliación, el conciliador deberá dejar por escrito constancia de lo sucedido y archivar con ello el caso.

Los estatutos o reglamentos internos de los centros de conciliación tienen como obligación para ser autorizados por el Ministerio del Interior y de Justicia incluir el procedimiento conciliatorio que se aplica en el centro. Dicho reglamento debe respetar la Ley y los conceptos de línea institucional de la conciliación como el presente.

Para finalizar, el Ministerio del Interior y de Justicia quiere resaltar a los conciliadores la aplicación de los principios de autonomía de la voluntad de las partes, celeridad, economía e informalidad en el desarrollo del procedimiento conciliatorio, para que las partes como protagonistas del conflicto encuentren en la conciliación una vía eficaz en la solución de su controversia y tengan acceso a la justicia.

Cordial saludo,

XIMENA PEÑAFORT GARCÉS

Viceministra de Justicia

05.06.11304.harp