DIRECTIVA 9 DE 2019

(julio 8)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN,

EN EJERCICIO DE SUS ATRIBUCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, Y

CONSIDERANDO

Insta a los actuales gobernadores y alcaldes distritales, metropolitanos y municipales, a planear y ejecutar el proceso integral de cierre de gestión y empalme, dando cumplimiento a las obligaciones contenidas en las Leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012.

Como es de público conocimiento, el país está cerca de elegir nuevos mandatarios territoriales para el período 2020 - 2023, por tanto, el Departamento Nacional de Planeación y el Departamento Administrativo de la Función Pública, en el marco de sus funciones, han elaborado instructivos, metodologías y formatos para guiar el proceso de cierre de gestión y empalme de las administraciones entrantes y salientes.

Por lo anterior, exhortamos a todos los servidores públicos de las administraciones locales a adoptar y ejecutar cuidadosa, diligente y verazmente las directrices contenidas en la presente circular y que se detallan a continuación:

- Guía de informe de gestión: presenta el paso a paso del proceso de elaboración de informe de gestión de las administraciones salientes; incluye los formatos generales y específicos para que en cada sector de desarrollo los mandatarios 2016 - 2019 puedan elaborar el citado informe.

- Guía de empalme: contiene el paso a paso de cada una de las fases del proceso de empalme basado en un informe de gestión bien elaborado.

- Guía de Rendición de Cuentas: define el paso a paso del proceso de rendición

Pública (https://www.funcionpublica.gov.co), para las entidades certificadas en educación (E.T.C) tendrán que observar la metodología de empalme diseñada por la Dirección de Fortalecimiento a la Gestión Territorial del Ministerio de Educación Nacional la cual se encuentra alojada en el página www.mineducación.gov.co.

Adicionalmente, la Procuraduría General de la Nación, dentro de la competencia misional preventiva y de control de gestión que le otorga el Decreto 262 de 2000, y teniendo en cuenta la defensa de los derechos fundamentales, la protección del patrimonio público y la lucha contra la corrupción y la impunidad, desarrollando las normas citadas anteriormente, sugiere las siguientes etapas para el desarrollo del proceso de cierre de gestión y empalme:

a) Entre julio y octubre de 2019, la elaboración del informe de empalme en los componentes de gestión administrativa y gestión del desarrollo territorial¹, a cargo de la administración saliente, que le servirá a la misma para revisar los logros, generar alertas oportunas y realizar acciones correctivas antes de entregar la administración;

b) Entre noviembre y diciembre de 2019, el desarrollo de las sesiones de empalme entre ambos equipos - salientes y entrantes. A partir del análisis conjunto del informe de empalme se deberá entregar la información (física y digital), el estado de gestión y los procedimientos de cada una de las dependencias de la entidad territorial al equipo de empalme de la administración entrante, que certificará su recepción guardando el derecho a revisión establecido en la normativa correspondiente y;

c) Entre enero y marzo de 2020, la apropiación y uso de la información del informe de empalme por parte del nuevo gobierno territorial, con el fin de garantizar la continuidad de los servicios básicos a la ciudadanía y la correcta ejecución de los procedimientos administrativos y financieros de la administración para mitigar los traumatismos asociados a los cambios de gobierno.

Teniendo en cuenta las lecciones aprendidas de los anteriores procesos de empalme, las administraciones deberán tener especial cuidado al momento de poner a disposición la siguiente información, sobre lo cual deberán dejar constancia en el informe de gestión:

a) Seguridad de archivos, claves de ingreso a sistemas informativos y/o aplicativos a efectos de reportar información a entidades de orden nacional o de operación de los sistemas internos de la organización;

b) Organización clara y detallada de toda la información contractual de la gobernación, alcaldía distrital, metropolitana o municipal, respectivamente, incluyendo vigencias futuras;

c) Informar clara y detalladamente qué contratos finalizan en el período de transición anotando los servicios que afectan;

d) Información presupuestal, estados financieros y proyectos aprobados a ejecutar, diferenciando el presupuesto del informe contable;

e) Relación clara y detallada de las obligaciones (pasivos) y estado de la deuda de la gobernación o municipio;

f) Relación de procesos vigentes de responsabilidad fiscal, disciplinaria y de aquellos procesos judiciales y/o administrativos en los que la Gobernación o municipio sea parte; Relación de proyectos financiados directa o conjuntamente con entidades nacionales, departamentos u otros municipios, detallando su estado actual.

g) Estado de políticas o temas transversales; por ejemplo, construcción de paz y política de víctimas; primera infancia, infancia, adolescencia y fortalecimiento familiar; género, discapacidad y protección del medio ambiente.

En el tema de construcción de paz y política de víctimas se recomienda²: (1) Revisar las competencias³ que tienen los territorios en la implementación del Acuerdo de Paz y frente a éstas reporte los avances, logros y retos durante su administración, (2) Si el municipio hace parte de los Programas de Desarrollo con Enfoque Territorial (PDET) definidos en el Decreto 893 de 2017, dar a conocer el Plan de Acción para la Transformación Regional (PATR) de su municipio y subregión⁴ y los avances frente a las iniciativas ahí planteadas, (3) Reportar el estado de los proyectos radicados en el OCAD PAZ, (4) Reportar el rol que desempeñó la administración y los compromisos que puedan haber quedado pendientes en espacios relacionados con estas políticas, (5) Reportar los avances, logros y retos que tuvo su administración en la implementación de la Ley 1448 de 2011, sus decretos leyes étnicos y demás decretos reglamentarios.

Es de suma importancia, señalar que la Ley 951 de 2015, “por la cual se crea el acta de informe de gestión.”', fija las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano, estableciendo la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones.

Las administraciones entrantes deberán poner a disposición de la ciudadanía el informe de gestión entregado por las administraciones salientes, publicándolo de manera proactiva en el sitio web de la respectiva entidad territorial; de acuerdo con lo preceptuado en la Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública - Ley 1712 de 2014-

Por tratarse de una obligación depositada en las normas citadas anteriormente, su omisión implica ser objeto de la acción disciplinaria por parte de la Procuraduría General de la Nación. Adicionalmente, y según el artículo 34° de la Ley 734 de 2002, se recuerda que es deber de los servidores públicos, entre otros, los de cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, la ley, y demás actos administrativos emitidos por funcionario competente; así como el cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial.

La Procuraduría General de la Nación, de conformidad con el artículo 14 de la Ley 951 de 2005, en el ámbito de su competencia, vigilará el cumplimiento de las disposiciones y procedimientos a que se refiere esta ley, solicitando la información que sea pertinente, a través de las Personerías Municipales y de las unidades u oficinas de control interno de gestión, auditoría interna o quien haga sus veces.

Lo anterior, teniendo en cuenta que el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 establece que: “Los informes de los funcionarios del control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten. ”

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE,

FERNANDO CARRILLO FLÓREZ

Porcurador General de la Nación