RESOLUCIÓN 176 DE 2010

(mayo 3)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

"Por la cual se conforma la Unidad Coordinadora para la Conciliación Administrativa, como grupo de trabajo adscrito a la Procuraduría Delegada para la Conciliación Administrativa, y se adopta su manual de procedimientos"

EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACION

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las
conferidas en los numerales 6, 7, 34, 38 y 39 del artículo 7o del Decreto 262 de
2000, y

CONSIDERANDO

Que el Plan de Desarrollo Estratégico de la Procuraduría General de la Nación esta dirigido a fortalecer las áreas misionales de la Entidad con el fin de lograr resultados efectivos en la defensa del orden jurídico y en la preservación de los intereses del Estado y de la Sociedad, como prioridad del Ministerio Público.

Que en ejercicio del Ministerio Público, las Procuraduría Delegada para la Conciliación fue organizada en desarrollo del mandato legal establecido por la ley 1367 de 2009 en respuesta a lo preceptuado por la Ley Estatutaria de la Justicia 1285 del mismo año disponiendo, además, la Conciliación Prejudicial como requisito de procediblilidad.

Que es necesario establecer un sistema de administración para la gestión de la Procuraduría Delegada para la Conciliación Administrativa y de las Procuradurías Judiciales Administrativas, despachos que actúan como Agentes del Ministerio Público, en razón al volumen de trabajo, la especialidad documental y la importancia estratégica institucional.

Que el Decreto 1716 de 2009 ordena la implementaclón de bases de datos, el seguimiento de los Indicadores y la presentación periódica de Informes, por lo cual es perentorio crear una Unidad principal que coordine la gestión documental tanto de la Procuraduría Delegada y las Procuradurías Judiciales adscritas, como de las sedes que se organicen en a nivel territorial, de acuerdo con el plan estratégico adoptado por la Procuraduría Delegada para la Conciliación Administrativa.

Que características fundamentales del modelo de gestión mencionado es la complementación de los puestos de trabajo: en el área jurídica y técnica, de una parte, y en el área gerencial, administrativa y secretarial de otra; la Incorporación eficiente de sistemas de información y tecnología que faciliten el trámite de las actuaciones imprimiéndoles celeridad, seguridad y precisión, permitiendo un apropiado control de la gestión; y la adecuación de la estructura física y técnica.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN. Sin perjuicio de los sistemas de información que actualmente están establecidos en la Procuraduría General de la Nación, la Procuraduría Delegada para la Conciliación Administrativa desarrollará su sistema de información con base en las plataformas SIAF y SEPREDH, el cual se denominará SICOA (Sistema de Información Contenciosa Administrativa), las que contarán con módulos de administración de correspondencia, repartos, control de gestión, asignación de turnos de conciliación para los Centros que se organicen para tal fin, así como para las operaciones de intervención, conciliación, preventivo y de control judicial de los procesos propios a cargo del Comité interno de Conciliación de la institución En su oportunidad se adicionará un software especializado para la generación de reportes en ambiente Web y un módulo de relatoría que se desarrollará posteriormente.

ARTÍCULO SEGUNDO. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE INFORMACION. Créase la Unidad Coordinadora de lo Contencioso Administrativo, que contará, inicialmente, con dos áreas de trabajo: Conciliación Contencioso Administrativa e Intervención judicial de la entidad, que secretarialmente administrarán, cada una por aparte, la información pertinente, bajo el sistema de información SICOA.

PARAGRAFO 1o. La dirección de la Unidad Coordinadora estará a cargo de un Procurador Judicial grado II., quien reportará los asuntos pertinentes al Procurador Delegado para la Conciliación Administrativa.

PARAGRAFO 2o. El Grupo de Trabajo de Intervención judicial de la entidad, estará a cargo de la Oficina Jurídica, quién se encargará de su implementación y desarrollo.

PARAGRAFO 3o. El SICOA podrá contar con un módulo de administración de información de las actividades de los Agentes del Ministerio Público, a cargo de la Procuraduría 1^a Delegada ante el Consejo de Estado, quién se encargará de la implementación, organización y desarrollo, a través de la Unidad Coordinadora que actualmente viene funcionando.

ARTICULO TERCERO. - Créase un Grupo de trabajo adscrito a la Procuraduría Delegada para la Conciliación Administrativa, que adelantará las tareas de control de gestión, recepción documental, reparto, correspondencia de entrada y salida, administración de archivos y reportes en la ciudad de Bogotá y consolidará la Información de los grupos de trabajo que se organicen para tales fines en las capitales de departamento.

PARAGRAFO 1o. La Procuraduría Delegada para la Conciliación Administrativa contará con grupos de trabajo secretarial con carácter seccional, bajo su coordinación pero establecidos en las plantas de las Procuradurías Regionales. Igualmente organizará Centros de Conciliación en las ciudades capitales que se definan para cada oportunidad, en cuyo caso se contará con un grupo de administración del Centro cuyas funciones Incluirán las de secretaría seccional.: Estos grupos reportarán la Información requerida a la Procuraduría Delegada. inicialmente se organizarán en las ciudades de Barranquilla, Bogotá, Bucaramanga, Cali y Medellín.

PARAGRAFO 2o. Los grupos de trabajo secretarial tendrán a su cargo la recepción de documentación y correspondencia en cada sede. En Bogotá se ubicarán en las instalaciones de la División de Registro y Control existentes. Igualmente contarán, en las sedes regionales, con un aparte de Atención y Orientación al Público, en cuyo caso se ubicarán en las instalaciones de la División Centro de Atención al Público, donde las hubiere.

ARTÍCULO CUARTO.- DIRECCIÓN DE LA UNIDAD COORDINADORA. El Procurador Judicial II que ejerza la coordinación cumplirá, en dicha calidad, las siguientes funciones:

1. Solicitar y revisar los Informes de gestión de las Procuradurías Judiciales Administrativas, consolidado por la Unidad Coordinadora.

2. Evaluar la gestión Integral de la respectiva Unidad Coordinadora

3. Efectuar los requerimientos y sugerencias de los Procuradores Judiciales Administrativos, tanto al Coordinador como a los funcionarlos de la Unidad Coordinadora.

4. Velar porque la interrelaclón de los funcionarlos adscritos a las Procuradurías Judiciales Administrativas y a la Unidad Coordinadora sea la adecuada para la consecución de los objetivos comunes.

5. Dirigir el servicio de la relatoría de acuerdo con las directrices y reglamentos que expida el Procurador General para el funcionamiento de dicho sistema.

6. Presentar oportunamente los Informes y análisis que se requieran por el Procuradores Delegado para la Conciliación Administrativa y el Procurador General de la Nación.

7. Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación.

PARÁGRAFO 1o. El control de gestión de las Procuradurías Judiciales Administrativas y de las Unidades Coordinadoras se efectuará atendiendo las pautas de las Oficinas de Planeación y Control Interno.

ARTÍCULO QUINTO.- FUNCIONES DE LA UNIDAD COORDINADORA. La Unidad Coordinadora desarrollará las siguientes funciones:

1. Consolidar el informe de gestión mensual de las Procuradurías Judiciales Administrativas en lo Contencioso Administrativo y de la Unidad Coordinadora.

2. Brindar información, en forma oportuna, sobre el trámite adelantado por las Procuradurías del sistema relacionado con las actuaciones realizadas ep cada área misional y demás asuntos que se tramiten ante los despachos.

3. Efectuar el reparto de los asuntos sujetos al mismo, registrarlos, imprimir el acta de reparto y hacer entrega de los mismos a los despachos.

4. Mantener actualizado el registro de las actuaciones ante las autoridades Judiciales y demás asuntos de competencia.

6. Aplicar los procedimientos de gestión definidos por el Procurador General de la Nación de acuerdo con los parámetros de cada proceso de apoyo que le competa a la Unidad Coordinadora.

7. Organizar, recoger, repartir, embalar y enviar la correspondencia, transportar expedientes, oficios, y demás documentos que se originen tanto en la Unidad Coordinadora como en las Procuradurías Judiciales Administrativas, y, hacer su entrega a las entidades correspondientes.

8. Llevar a cabo la depuración y traslado documental cuando corresponda, según la Tabla de Retención Documental de la Unidad Coordinadora

9. Recibir requerimientos de elementos de consumo, solicitarlos a la División Administrativa y distribuirlos, haciendo el correspondiente registro.

10. Elaborar todos los oficios relacionados con las necesidades propias de la dependencia.

11. Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación

PARÁGRAFO 1o.- El registro y control de correspondencia se efectuará en la base de datos que se diseñe para el efecto.

ARTÍCULO SEXTO.- FUNCIONES DEL COORDINADOR DE LA UNIDAD. El Procurador Judicial II Administrativo asignado a la Unidad, o los asesores asignados en los grupos de las secretarías seccionales coordinarán su funcionamiento, para lo cual cumplirán las siguientes funciones:

1. Hacer la calificación de servicios de los funcionarios de carrera adscritos al grupo.

2. Decidir lo relativo a situaciones administrativas que le correspondan en su calidad de superior inmediato de los funcionarios de la Unidad Coordinadora, de conformidad con la competencia otorgada por el Decreto 262 de 2000.

3. Hacer el control de gestión de los funcionarlos de la Unidad Coordinadora.

4. Velar por el cabal cumplimiento de las tareas asignadas a los funcionarlos de la Unidad Coordinadora

5. Realizar el reparto de los asuntos.

6. Gestionar las solicitudes de elementos de consumo y presentar el programa de requerimientos a la División Administrativa.

7. Coordinar los horarios de utilización del vehículo que se asigne para el transporte de expedientes y garantizar su entrega.

8. Preparar los planes anuales sugiriendo las metas y proyectos, y realizar los proyectos estratégicos que se fijen en los mismos.

9. Asignar tareas a los servidores de la Unidad Coordinadora.

10. Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación.

ARTÍCULO SÉPTIMO.- CONFORMACIÓN DE LA UNIDAD COORDINADORA. La Unidad Coordinadora de lo Contencioso Administrativo estará conformada por los siguientes cargos:

Un (1) Coordinador (Asesor grado 24) de perfil administrativo.

Un (1) Profesional Universitario en Sistemas.

Dos (2) Profesional Universitario Abogado

Dos (2) Oficinista 5OF grado 10

Un (1) Secretario 5SE grado 11

Dos (2) Técnico grado 11

Dos (2) Citador 6 Cl grado 04

ARTÍCULO OCTAVO. - Además de las funciones propias del cargo de Profesionales Universitarios grados 17, adscritos a la Unidad Coordinadora cumplirán las siguientes funciones:

1. Atender al público y dar asesoría precisa sobre la gestión de las Procuradurías Judiciales Administrativas y de la Entidad en general.

2. Brindar atención telefónica y direccionar las respectivas llamadas

3. Apoyar todos los procesos de gestión documental de conformidad con los requerimientos del Coordinador de la Unidad

4. Apoyar la elaboración de informes estadísticos.

5. Apoyar la realización del reparto.

6. Control de calidad de la gestión.

ARTÍCULO NOVENO. - Bajo la orientación del jefe de la Unidad Coordinadora, los demás cargos que se asignen, además de las funciones propias del cargo y de los procedimientos del Sistema de Gestión Institucional, cumplirán las siguientes funciones:

1. Tramitar el envío y recibo de correspondencia según los procedimientos que se establezcan para el efecto.

2. Distribuir entre las Procuradurías Judiciales Administrativas la correspondencia recibida en la Unidad Coordinadora.

3. Verificar el envío de los reportes estadísticos.

4. Cargar datos de generación de reportes estadísticos en el programa que se destine para el efecto.

5. Las demás que sean necesarias para el funcionamiento de la Unidad Coordinadora.

6. Apoyar, cuando sea necesario, el trámite de notificaciones y traslados.

7. Atender al público

8. Controlar el Ingreso de los ciudadanos a las Oficinas de las Procuradurías y de los centros de conciliación.

9. Prestar el servicio de fotocopiado

10. Recibir y verificar que las solicitudes de conciliación extrajudicial presentadas ante la Unidad cumplan con los requisitos legales, y hacer los requerimientos que sean necesarios para cumplir con los requisitos. De insistirse en la radicación de la petición se dejará constancia del hecho.

11. Ingresar datos de solicitudes de conciliación al módulo de reparto

12. Entregar los expedientes de solicitudes de conciliación a cada Procurador Judicial Administrativo según el reparto.

13. Mantener actualizado el archivo de la Unidad Coordinadora

14. Coordinación de las Salas y la asignación de turnos.

15. Las demás que sean necesarias para el funcionamiento de la Unidad Coordinadora.

ARTÍCULO DÉCIMO.- UTILIZACIÓN DE FORMATOS PARA PROYECCIÓN DE AUTOS, ACTAS, Y DEMÁS COMUNICACIONES QUE SE DEBAN PROFERIR POR RAZÓN DEL EJERCICIO DE SUS CARGOS. Preservando los principios de eficiencia, eficacia y economía, y con el propósito de unificar los documentos que reproducen las decisiones, providencias, oficios y comunicaciones y facilitar su consulta y parámetros del sistema de relatoría, se adoptarán procedimientos, directrices, formatos y demás documentos que serán diseñados con el apoyo de la Oficina de Planeación.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO.- TRANSICIÓN. La aplicación de los procesos a cargo de la Unidad Coordinadora se efectuará de manera gradual de acuerdo con la disposición de los recursos técnicos necesarios, el diseño del software de control de gestión y de registro de asuntos.

ARTICULO DECIMO SEGUNDO. ARTÍCULO TRANSITORIO. Mientras se designa el Jefe de la Unidad Coordinadora de la Delegada para la Conciliación Administrativa, dichas funciones las ejercerá el doctor Luis Antonio Marín Burgos Asesor Grado 22, adscrito a la misma.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO.- VIGENCIA. La presente Resolución surte efectos a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias. Modifica, en lo pertinente, la Resolución 358 de 2002.

Dado en Bogotá, D.C., a los

ALEJANDRO ORDOÑEZ MALDONADO
Procurador General de la Nación