Circular 47 de 2009 PGN

CIRCULAR 47 DE 2009

(agosto 09)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Con el fin de estandarizar el servicio de expedición del certificado de antecedentes disciplinarios en la Procuraduría General de la Nación - PGN y unificar procedimientos, instrucciones y criterios en la prestación de dicho servicio, en adelante se expedirá dicho documento teniendo en cuenta lo siguiente:

1. El servidor público vinculado a la PGN solicitará al interesado el documento de identificación original; cuando el certificado de antecedentes sea solicitado a nombre de un tercero, se exigirá autorización escrita y copia del documento de identificación respectiva. Si se requieren varios certificados por parte de entidad pública o privada será necesario presentar solicitud formal a la Procuraduría.

2. El funcionario solicitará al interesado el uso o destino del certificado, información necesaria para determinar el tipo de documento a generar en el sistema de información institucional SIRI; debiendo en todo caso, cumplir la rutina definida en el sistema.

3. Los certificados de antecedentes disciplinarios requeridos para tramite en el extranjero llevarán firma original del Jefe de la División Centro de Atención al Público - CAP; por ello, sólo expedirán en la sede principal de la entidad en la ciudad de Bogotá, DC.

4. La Procuraduría General de la Nación expedirá un (1) certificado de antecedentes disciplinarios por persona. Cuando el interesado solicite más de uno (1), el responsable del trámite en cada dependencia decidirá el asunto, debiendo aclarar que se puede descargar dicho documento desde el sitio Web de la entidad.

5. El registro o modificación de datos básicos de personas naturales o jurídicas, referido a nombres, apellidos o razón social, se efectuará únicamente en la División Centro de Atención al Público - CAP, en el sistema de información SIRI, siguiendo los siguientes pasos:

a) Las personas naturales, deberán solicitar por escrito el registro o corrección de datos relacionados con nombres y apellidos, anexando certificación de identificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil donde conste número de identificación, nombres y apellidos, fotocopia autenticada del documento de identificación anterior y el nuevo con la modificación respectiva.

b) Las personas jurídicas, deberán solicitar por escrito el registro o corrección de datos relacionados con empresas, entidades u organizaciones con o sin ánimo de lucro, públicas o privadas, ONGs, juntas de acción comunal, ligas de deportes, madres comunitarias, etc. referido a NIT, razón social, nombres y apellidos, anexando certificación de existencia y representación legal expedida por la Cámara de Comercio local, Certificación de creación, funcionamiento o existencia expedida por la autoridad competente del Gobierno Nacional, Departamental, Distrital o Municipal, donde conste NIT, número de identificación, nombres y apellidos, razón social; fotocopia autenticada del NIT, RUT o afín del documento de identificación anterior y el nuevo con la modificación respectiva.

c) La modificación referida a error en la información general en la base de datos del sistema SIRI, respecto a letras de nombres y apellidos se efectuará surtiendo el procedimiento establecido en el literal a de este numeral.

d) La duda respecto a la autenticidad de la documentación allegada por el interesado dará lugar a negar el registro o modificación respectiva, pudiendo la Procuraduría General trasladar el asunto a la autoridad competente para que inicie las averiguaciones de rigor.

6. El registro o modificación de datos básicos solicitados en el nivel territorial deberá surtir los siguientes pasos:

a) El funcionario responsable del trámite de la expedición del certificado de antecedentes disciplinarios en el nivel territorial debe indicar al interesado en el registro o modificación de datos básicos en el sistema de información SIRI, los requisitos establecidos para el efecto.

b) Debiendo verificar el cumplimiento de los requisitos señalados en el numeral anterior.

c) El Procurador Regional, Procurador Provincial o Coordinador Administrativo deberá elaborar la solicitud respectiva dirigida a la División CAP, relacionando número de identificación, nombres y apellidos, para personas naturales; o, NIT y razón social para personas jurídicas, de acuerdo al requerimiento particular. Dicha escrito se hará llegar vía fax o e-mail adjuntando los archivos digitales de los documentos soportes.

d) La dependencia del nivel territorial deberá guardar los documentos soportes de cada solicitud de inclusión o modificación de datos básicos presentada por el interesado.

7. La función de eliminar copias de certificados de antecedentes disciplinarios en el sistema de información SIRI será responsabilidad exclusiva de la División Centro de Atención al Público - CAP; para lo cual el Procurador Regional, Procurador Provincial o Coordinador Administrativo interesado en solicitar este servicio deberá presentar la respectiva petición formal que incluya la motivación o justificación para cada caso.

8. El certificado de antecedentes disciplinarios se expedirá de manera gratuita a personas naturales y jurídicas del sector público y privado, siguiendo los procedimientos e instrucciones contenidas en la presente Circular.

9. La Oficina de Sistemas de la Entidad, para todos los efectos definidos en la presente Circular, ajustará los perfiles de los usuarios de consultas del sistema SIRI, responsables del trámite de expedición del certificado de antecedentes disciplinarios, de acuerdo a solicitud o autorización del Jefe de la División Centro de Atención al Público - CAP.

10. La Oficina de Control Interno verificará en todo momento el cumplimiento de lo establecido en la presente Circular, de acuerdo al plan de auditorías de cada vigencia fiscal.

Agradezco dar estricto cumplimiento a los procedimientos e instrucciones contenidas en la presente Circular, para con ello minimizar riesgos posibles externos e institucionales en la expedición del certificado de antecedentes disciplinarios.

Atentamente,

ALEJANDRO ORDÓÑEZ MALDONADO

Procurador General de la Nación