Circular 57 de 2022 PGN

CIRCULAR 57 DE 2022

(enero 3)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACION

Respetados señores:

Teniendo en cuenta nuestra política de seguridad y la situación que vive nuestro país en esta materia, cordialmente me permito recordar la implementación de los Protocolos de Seguridad y la Guía Operativa de Seguridad Empresa de Vigilancia y Seguridad Privada en lo relacionado al ingreso de personas a las instalaciones de la Entidad, así:

Servidores de la Entidad:

• El ingreso a las instalaciones de la Entidad se realiza por las entradas autorizadas, donde el personal de la Empresa de Vigilancia y Seguridad Privada debe verificar que los servidores porten el carnet en lugar visible y registrarlos en la minuta de ingreso.
• Se recomienda a los funcionarios que laboran en las diferentes dependencias el uso y porte del carnet de identificación en un lugar visible, para su plena identificación en las diferentes entradas y salidas de las instalaciones de la Entidad.
• Aquellos funcionarios que no posean o porten el carnet y la tarjeta de acceso al ingresar a las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación, deberán:

- Nivel Central: registrarse en la recepción principal y anotarse luego en la minuta dispuesta para ello.

- Nivel Territorial: Los vigilantes registrarán la novedad en la minuta de ingreso y la reportarán al Centro de Control.

• En el evento de que el carnet se extravíe, de manera inmediata debe ser reportado a la Jefatura de la División de Seguridad para el bloqueo de ingreso con este medio y reportarse a la Jefatura de la División de Gestión Humana. Se debe presentar copia denunció pérdida de documentos.
• No se permite el ingreso a las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación a servidores públicos que porten de armas de fuego, materiales o elementos que puedan generar un riesgo para la seguridad, caso en el cual deben ser dejadas en el casillero o depósito dispuesto para el almacenamiento de armas y munición instalado por la empresa de vigilancia y seguridad.
• Está prohibido y no se permite el ingreso de paquetes, mercancías y comestibles para su comercialización al interior de las instalaciones de la Entidad, toda vez que esta actividad no tiene ninguna relación con la misión Constitucional y Legalmente otorgada a la Procuraduría General de la Nación.
• No se permite el ingreso a las instalaciones de la Entidad, respecto de quienes por lo menos se infiera que estén bajo el aparente efecto de haber consumido bebidas embriagantes o sustancias psicoactivas o estupefacientes.

Contratistas, Practicantes y Auxiliares Jurídicos Ad-Honórem:

• El control se ejerce a través de las dependencias (Delegadas, Procuradurías Regionales, Provinciales, Divisiones, Instituto de Estudios y Oficinas) en la cual están ejecutando el contrato y/o realizando sus prácticas educativas, cuyo jefe y supervisor serán los encargados de verificar la fecha en que expira la vinculación con la Procuraduría General de la Nación. Tanto al inicio como a la terminación del contrato de prestación de servicio y/o prácticas educativas, debe reportarse a la División de Seguridad para efectos de verificación en el ingreso a las instalaciones de la PGN.
• Está prohibido y no se permite el ingreso de paquetes, mercancías y comestibles para su comercialización al interior de las instalaciones de la Entidad, toda vez que esta actividad no tiene ninguna relación con la misión Constitucional y Legalmente otorgada a la Procuraduría General de la Nación.
• No se permite el ingreso a las instalaciones de la Entidad, respecto de quienes por lo menos se infiera que estén bajo el aparente efecto de haber consumido bebidas embriagantes o sustancias psicoactivas o estupefacientes.

Visitantes:

• El ingreso de los visitantes será autorizado únicamente por el funcionario de la dependencia a visitar, quien será el responsable de las acciones que aquel realice en las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación.
• Deben registrarse en la recepción ante el vigilante.de seguridad (donde aplique), presentando la cédula de ciudadanía o extranjería original, la contraseña (en caso de que esté en trámite) o cualquier otro documento que permita establecer plenamente la identidad del visitante, y en los casos que aplique, debe presentar adicionalmente el carné de la entidad que representa, previa autorización de la dependencia o funcionario responsable.
• En la recepción el vigilante de seguridad deben informarle al visitante que no debe dirigirse a oficina (s) diferente (s) a las cual (es) fue citado o autorizado y tampoco utilizar los bienes destinados a los servidores para el cumplimiento de la misionalidad de la Entidad (computadores, escritorios y demás elementos).

En aquellas instalaciones en donde no se cuente con servicio de vigilancia y seguridad, los servidores de la entidad deben informarle al visitante que no debe dirigirse a oficina (s) diferente (s) a las cual (es) fue citado o autorizado y tampoco utilizar los bienes destinados a los servidores para el cumplimiento de la misionalidad de la Entidad. (computadores, escritorios y demás elementos).

• Portarán en lugar visible la tarjeta o ficha de ingreso (donde aplique), durante toda su permanencia en las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación y su permanencia se sujetará a asuntos relacionados única y exclusivamente con las funciones misionales a cargo de la Entidad.

En donde no se cuente con servicio de vigilancia y seguridad, los servidores de la entidad deben informarle al visitante que no debe dirigirse a oficina (s) diferente (s) a las cual (es) fue citado o autorizado y tampoco utilizar los bienes destinados a los servidores para el cumplimiento de la misionalidad de la Entidad. (computadores, escritorios y demás elementos).

No se permite el ingreso a las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación a visitantes que porten de armas de fuego, materiales o elementos que puedan generar un riesgo para la seguridad, caso en el cual deben ser dejadas en el casillero o depósito dispuesto para el almacenamiento de armas y munición.

• No se permite el ingreso a las instalaciones de la Entidad, respecto de quienes por lo menos se infiera que estén bajo el aparente efecto de haber consumido bebidas embriagantes o sustancias psicoactivas o estupefacientes.
• En caso de que algún visitante no reclame documentos, armas, materiales o elementos dejadas al ingreso a las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación, el personal de seguridad deberá comunicarse con el usuario a más tardar dentro de las 48 horas siguientes, para advertir de tal situación, dejando los correspondientes registros y mientras tanto quedara en custodia en el Centro de Control en el Nivel Central y en los territorios por el Coordinador Administrativo y/o Procurador Provincial.
• Está prohibido el ingreso de paquetes, mercancías y comestibles para su comercialización al interior de las instalaciones de la Entidad, toda vez que esta actividad no tiene ninguna relación con la misión Constitucional y Legalmente otorgada a la Procuraduría General de la Nación.

Periodistas:

• Los periodistas de los diferentes medios de comunicación que ingresen a las instalaciones del nivel central y regional deberán ser autorizados y coordinados respectivamente por la Oficina de Prensa de la Procuraduría General de la Nación, de acuerdo con el oficio interno No. 1-002672-2009 emitido por esa dependencia, quien a su vez debe informar a la División de Seguridad cada vez que haya ingreso de estos profesionales. Además, deben cumplir el protocolo de visitantes.
• A nivel Regional, serán autorizados por el señor Procurador Regional y/o Provincial.

Niños, Niñas y Adolescentes / Mascotas:

• Quienes ingresen (servidores o visitantes) con menores de edad o mascotas, deberán estar autorizados por el Jefe de la dependencia a la cual se dirigen y diligenciar los formatos que correspondan, dispuestos para tal fin por parte de la División de Seguridad, así:

- Formato Responsabilidad de Ingreso de Menores de edad a las Instalaciones de la Procuraduría General de la Nación - Servidores.

- Formato Responsabilidad de Ingreso de Menores de edad a las Instalaciones de la Procuraduría General de la Nación - Visitantes.

- Formato de Responsabilidad de Ingreso de Mascotas a las Instalaciones de la Procuraduría General de la Nación - Servidores.

- Formato de Responsabilidad de Ingreso de Mascotas a las Instalaciones de la Procuraduría General de la Nación - Visitantes.

Asesores Comerciales:

• El ingreso de los asesores autorizados de instituciones financieras, fondos de pensiones, cooperativas, empresas prestadoras de salud y otras cuentas; se realizará los primeros diez (10) días y los cuatro últimos de cada mes. Para este efecto deberá mediar oficio de autorización suscito por el Jefe del Grupo de Bienestar dirigido a la División de Seguridad, el cual reposará en las entradas de cada una de las sedes.

A nivel Regional, serán autorizados por el señor Procurador Regional, Provincial y/o Coordinador Administrativo.

• No está permitido el ingreso de vendedores y/o cobradores de ningún tipo de elemento (perfumería, electrodomésticos, joyería, productos naturales, vestuario, etc.), teniendo en cuenta que estas actividades pueden ser utilizadas como fachada para el análisis e inteligencia del complejo o edificio.
• Está prohibido para cualquier persona (servidores y/o visitantes) el ingreso de paquetes, mercancías y comestibles para su comercialización al interior de las instalaciones de la Entidad, toda vez que esta actividad no tiene ninguna relación con la misión Constitucional y Legalmente otorgada a la Procuraduría General de la Nación.

Otras medidas generales de seguridad:

• Todas las personas, sin excepción, que ingresen a las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación, serán registradas en una base de datos o minutas destinadas para tal fin y sometidos a los controles de seguridad establecidos por la entidad en concordancia con la ley de habeas data.
• La autorización para el visitante o usuario expira con su salida de las instalaciones o al término de la jornada laboral.
• Cuando los servidores y/o contratistas, por necesidades del servicio, requieran ingresar en el nivel Central a la Entidad los fines de semana o días festivos, deben previamente contar con el visto bueno del Jefe de la dependencia, quien enviará con la debida antelación a los correos electrónicos centrodecontrol@procuraduria.qov.co el nombre completo, cargo, número de cédula y la actividad a realizar, de las personas que van a ingresar.

En las regionales serán autorizados por los señores Procuradores Regionales, Coordinador Administrativo o Provinciales.

• En concordancia con la ley 1335 de 2009 está prohibido fumar al interior de las instalaciones de la Procuraduría General de la Nación mientras la entidad no autorice un espacio exclusivo para tal fin.
• Las puertas de acceso a los diferentes despachos u oficinas de la Procuraduría General de la Nación deben permanecer cerradas y los servidores deben tener llaves de sus dependencias. En caso de no contar con las llaves (por pérdida y/o olvido) deben solicitar a la División Administrativa (nivel Central) o el Coordinador Administrativo (Nivel Regional) el apoyo para la apertura de las puertas de ingreso.

El personal de Guardas de Seguridad (Vigilante) debe pasar revista y revisar que estén cerradas; si encuentra alguna oficina abierta deber cerrarla y reportar la novedad al Centro de Control y anotarlo en la minuta de servicio. El personal de la División de Seguridad no es el encargado de esta gestión (apertura de puertas), ni, los vigilantes de la Empresa de Vigilancia y Seguridad Privada.

Se reitera el cumplimiento de los protocolos de bioseguridad impartidos por la Gerencia COVID, así como el cumplimiento de los aforos máximo permito-lRE dispuesto por la Secretaría General de la Entidad.

Para efectos de coordinación o cualquier inquietud sobre el tema, han sido designados los Agentes de Seguridad José Uriel Marin Ocampo - Jefe Grupo Seguridad de las Instalaciones, celular 321-33436667

Atentamente,

CORONEL (RA) CARLOS ALBERTO VARGAS RODRÍGUEZ

Jefe División de Seguridad