CONCEPTO 6 DE 2025
(marzo 7)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Bogotá, D.C., 7 MARZO 2025
C-6 - 2025
Doctor
XXXXX
Ref.: Respuesta consulta rad. E-2022-535955 del 25/05/2022 (C-2025-3929673)
Respetado doctor:
En atención a la consulta de la referencia, mediante la cual solicita que se emita concepto jurídico en torno a la notificación por estado electrónico, en especial, las medidas implementadas por la Procuraduría General de la Nación (pgn) para cumplir con la restricción legal consistente en que solo el disciplinable y su defensor deben tener acceso a él, pues los estados que hoy se publican en el micrositio pueden ser consultados por todo el público, sin perjuicio de que la decisión que se inserte haya sido proferida dentro de un proceso que goce de reserva, me permito manifestarle lo siguiente:
Debe resaltarse que, en cumplimiento de la función que le ha sido asignada a esta oficina en el artículo 9o, numeral 3o del Decreto Ley 262 de 2000[1], modificado por el artículo 4o del Decreto Ley 1851 de 2021[2], se suministrarán elementos de juicio generales que sirvan para ¡lustrar el tema consultado, que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares, sin que ello se entienda como resolución de un caso particular y concreto.
Pues bien, sobre el particular, cabe iniciar por recordar la finalidad de la consagración legal de la reserva de la actuación disciplinaria, y para ello se transcriben los apartes pertinentes del concepto C-145 - 2022:
[D]e conformidad con lo dispuesto en el artículo 74 de la Constitución Política, «[t]odas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley». Es decir, solo la Constitución y la ley pueden fijar límites al ejercicio de este derecho fundamental y darle el carácter de reserva a cierta información[3].
Sobre el particular, el artículo 115 del CGD señala que «[e]n el procedimiento disciplinario las actuaciones disciplinarias serán reservadas hasta cuando se cite a audiencia y se formule pliego de cargos o se emita la providencia que ordene el archivo definitivo, sin perjuicio de los derechos de los sujetos procesales [...]».
En consonancia con lo anterior, el artículo 19-d) de la Ley 1712/14[4] prevé que la información exceptuada por daño a los intereses públicos «[e]s toda aquella información pública reservada[5], cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional: // [...] // d) La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso [...]».
Respecto a la legitimidad de la reserva de la información, y, en particular, de la actuación disciplinaria, en la sentencia C-491/07, la Corte Constitucional indicó lo siguiente:
La ley debe establecer con claridad y precisión (i) el tipo de información que puede ser objeto de reserva, (¡i) las condiciones en las cuales dicha reserva puede oponerse a los ciudadanos, (iii) las autoridades que pueden aplicarla y (iv) los sistemas de control que operan sobre las actuaciones que por tal razón permanecen reservadas. Los límites al derecho de acceso a la información sólo serán constitucionalmente legítimos si tienen la finalidad de proteger derechos fundamentales o bienes constitucionalmente valiosos como (i) la seguridad nacional, (ii) el orden público, (i¡¡) la salud pública y (iv) los derechos fundamentales y si además resultan idóneos (adecuados para proteger la finalidad constitucionalmente legítima) y necesarios para tal finalidad (principio de proporcionalidad en sentido estricto), es decir, las medidas que establecen una excepción a la publicidad de la información pública deben ser objeto de un juicio de proporcionalidad. Así, por ejemplo, se han considerado legítimas las reservas establecidas [...] (3) para asegurar la eficacia de las investigaciones estatales de carácter penal, disciplinario, aduanero o cambiario [...].
Y en esa misma línea, en la sentencia T-499/13, se dijo al respecto:
[L]a etapa probatoria propia de la investigación disciplinaria se encuentra sometida a reserva con fines constitucionalmente admisible[s], como son garantizar la presunción de inocencia al investigado y resguardar la imparcialidad del funcionario encargado de ejercer el control disciplinario. Después que se formule pliego de cargos o se profiera acto de archivo definitivo, la investigación se considera pública para proteger la pretensión subjetiva de «ejercer el control del poder político» que le asiste [...] a cualquier ciudadano, ya que aquella pretensión integra el núcleo esencial del derecho de participación política que establece el artículo 40 de la Constitución Política.
Precisamente, la reserva de la investigación disciplinaria fue establecida por el legislador como una excepción al principio de publicidad de las actuaciones administrativas, con la finalidad única de amparar los derechos al buen nombre, a la intimidad e incluso al debido proceso del investigado. Por consiguiente, dicha reserva se viola cuando, estando en trámite la investigación disciplinaria, se ponen en conocimiento de personas que no tienen reconocida la calidad de sujetos procesales, un hecho puntual, una diligencia o una prueba recaudada en la fase de instrucción procesal. De allí que se le[s] exija a los sujetos intervinientes total hermetismo frente a las actuaciones que se adelantan en esa fase, porque las pruebas que se acopian y las averiguaciones que se realizan, al ser filtradas o de conocimiento público, podrían llegar a fracasar.[6]
De manera que la reserva de la actuación disciplinaria está fundamentada en el cgd. Su finalidad es la de salvaguardar el buen nombre, la intimidad, la presunción de inocencia de quienes se encuentren vinculados a la actuación y evitar una posible violación al debido proceso; y también la de resguardar la imparcialidad del funcionario encargado de ejercer el control disciplinario.
En consideración a ello, el legislador disciplinario previo como uno de los requisitos, en la notificación por estado electrónico, que a las decisiones que allí se insertan para su notificación solo puedan acceder el disciplinado y su defensor, veamos:
ARTÍCULO 125. NOTIFICACIÓN POR ESTADO ELECTRÓNICO. Se surtirá mediante anotación e inserción en estado electrónico, en el que deberá constar: //1. El número de radicación del expediente. // 2. La indicación de los nombres y apellidos del disciplinable. Si varias personas son disciplinables, bastará la designación de la primera de ellas añadiendo la expresión “y otros”. // 3. Fecha de la decisión que se notifica. // 4. Fecha en que se surte la notificación y la firma del secretario o del funcionario competente. // 5. La fecha del estado.
El estado podrá ser consultado en línea, bajo la responsabilidad del secretario o del funcionario que adelanta el proceso. La inserción en el estado se hará al día siguiente de la fecha del auto o providencia.
El estado se insertará en los medios electrónicos de los que disponga la Procuraduría General de la Nación. La notificación por estado llevará inserta la providencia o decisión que se quiera notificar. Deberá enviarse mensaje de datos al disciplinable y/o su apoderado comunicándole la existencia del estado. Solo el disciplinable y su defensor tendrán acceso al estado por medio electrónico.
De las notificaciones hechas por estado, el secretario o el funcionario que adelanta la actuación dejará constancia dentro del expediente en el que se profirió la decisión notificada.
En aquellas dependencias en donde no sea posible cumplir con el estado electrónico, el estado se fijará en un lugar visible de la secretaría o en la oficina del funcionario competente para adelantar la actuación, al comenzar la primera hora hábil del respectivo día, y se desfijará al finalizar la última hora hábil del mismo [sic]. Igual constancia se dejará en el caso del estado electrónico.
Al respecto, en el concepto C-126 - 2021, se concluyó que «el legislador disciplinario consagró una regla general en materia de notificación por estado electrónico, consistente en que tanto la pgn como las demás autoridades disciplinarias deberán efectuar este tipo de notificaciones por medios electrónicos, y solo a quienes les resulte imposible implementar el uso de esta herramienta de enteramiento, las realizarán de manera tradicional».
De manera que con el fin de constatar que los estados electrónicos al interior de la pgn se estén ciñendo a los requerimientos legales aludidos, el presente asunto se trasladará a la Dirección de Apoyo Estratégico, Análisis de Datos e Información.
Resta agregar que la contestación que antecede, expedida a instancia del consultante, reviste un carácter meramente ilustrativo o indicativo, en la medida en que no tiene fuerza vinculante, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 28 de la Ley 1437 de 2011[7] y 39 de la Resolución 330 de 2021[8].
Atentamente,
LIZETH YAMILE RIAÑO MENDOZA
Procuradora Auxiliar para los asuntos disciplinarios
1 «Por el cual se modifican la estructura y la organización de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público; el régimen de competencias interno de la Procuraduría General; se dictan normas para su funcionamiento; se modifica el régimen de carrera de la Procuraduría General de la Nación, el de inhabilidades e incompatibilidades de sus servidores y se regulan las diversas situaciones administrativas a las que se encuentren sujetos».
2 «Por el cual se modifican los decretos ley 262 y 265 de 2000 con el fin de reconfigurar la planta de personal de la Procuraduría General de la Nación, modificar el régimen de competencias internas, crear, fusionar cargos y determinar los funcionarios que los ocupaban a donde pasarán a ocupar los nuevos cargos que se creen, así como la reasignación o cambio de la estructura de funcionamiento y asignación de las diferentes funciones y cargos de los empleados y se dictan otras disposiciones».
3 La Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, prevé en el “artículo 24. informaciones y documentos reservados. «Artículo modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. El nuevo texto es el siguientes Solo tendrán carácter reservado las informaciones
y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley [...]».
4 «Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones».
5 «artículo 6.° definiciones. //[...]// d) Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley [...]».
6 En este mismo sentido, en la sentencia C-37/96 (que estudió la constitucionalidad de la Ley Estatutaria de Administración de Justicia), la Corte, al abordar la reserva de la información procesal, indicó que «es deber esencial de los funcionarios judiciales garantizar igualmente los demás derechos de rango superior o legal, en particular los constitucionales fundamentales, que de una forma u otra deban ser protegidos a lo largo del proceso. Es así como, por ejemplo, el juez debe abstenerse de divulgar la información reservada contenida en un expediente, o de opinar públicamente acerca de ella. En estos eventos se encontrarían comprometidos derechos de altísimo rango constitucional, como la dignidad, la intimidad, la honra y el buen nombre, cuya protección debe ser integral y permanente».
7 «ARTICULO 28. ALCANCE de los conceptos. <Artículo modificado por el artículo 1.' de la Ley 1755 de 2015 –Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo–. El nuevo texto es el siguientes Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución».
8 «artículo 39. de los conceptos. Los conceptos emitidos como respuesta a las peticiones realizadas en el ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución para el servidor público o particular, ni comprometerán la responsabilidad de la Procuraduría General de la Nación».
