MEMORANDO 2 DE 2026
(mayo 14)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
| De: | Gabriel Bustamante Peña, Procurador Delegado Preventivo y de Control de Gestión 5: para el Seguimiento del Acuerdo de Paz |
| Para: | Funcionarios de la Procuraduría Delegada Preventiva y de Control de Gestión 5: para el Seguimiento del Acuerdo de Paz |
| Asunto: | Directrices internas para el trámite y registro en SIM de asuntos preventivos derivados de la atención presencial en el Centro de Atención a Víctimas |
| Fecha: | 14 de mayo de 2026 |
Con el fin de fortalecer el ejercicio de las funciones preventivas y de control de gestión asignadas a esta Procuraduría Delegada y, específicamente, de asegurar la trazabilidad, la oportunidad y el adecuado trámite de los asuntos conocidos en la atención presencial brindada en el Centro de Atención a Víctimas - CAV, se imparten las directrices contenidas en este Memorando.
Estas directrices no modifican ni sustituyen el régimen institucional de radicación formal de peticiones, quejas, denuncias, reclamos o solicitudes nuevas, las cuales deberán ingresar por los canales oficiales de la entidad, dispuestas en el artículo 23 de la Constitución Política; la Ley 1755 de 2015, la Resolución No. 330 de 2021, el Memorando No. 05 del 30 de agosto de 2024 y el Memorando No. 003 del 31 de enero de 2025. Las disposiciones aquí contenidas aplican exclusivamente para la gestión de radicación en el trámite interno de gestión misional.
En virtud de lo anterior, se imparten las siguientes directrices:
Primero. Cuando en el marco de una atención presencial brindada en el CAV se identifique un asunto que, por su contenido, guarde relación directa con el seguimiento misional de esta Delegada y requiera intervención preventiva, el trámite se surtirá internamente mediante la creación del respectivo asunto preventivo en el Sistema de Información Misional - SIM. De esta manera no será necesaria una radicación externa adicional, siempre que quede garantizada la trazabilidad integral de la actuación en los sistemas de información de la entidad.
Segundo. Antes de crear el asunto preventivo en el SIM, el funcionario que atienda al usuario deberá revisar de manera obligatoria los sistemas de información VIVANTO y DOKUS y SIM, con el fin de establecer si existe actuación previa relacionada con el caso, e identificar información relevante para la atención, evitar duplicidades y determinar la procedencia de la apertura del asunto.
Tercero. Verificada la procedencia de la actuación, el funcionario realizará el registro directo en el SIM para abrir el asunto preventivo. Para tal efecto, deberá:
a) Ingresar por la opción "Radicar Demanda de Servicio SIM" y diligenciar en el aplicativo los campos de la siguiente manera:
- Tiene radicación: No.
- Detalle de la solicitud. Se explica en el literal b.
- Fecha de recepción: fecha de la atención presencial.
- Origen de la demanda: No.
- Solicitante(s): registro de los datos del usuario, incluyendo nombre, documento de identificación, correo electrónico y número de contacto, cuando esta información sea suministrada.
- Entidad ante la cual deba adelantarse la actuación preventiva.
- Modo de ingreso: atención presencial.
- Fuente: solicitud del ciudadano.
- Tipo de servicio: preventivo
b) Registrar en el campo "Detalle de la solicitud" una descripción clara y concreta del asunto la cual deberá empezar con el siguiente texto sugerido:
"A través del canal presencial del Centro de Atención a Víctimas se recibe petición de (...)" La descripción debe contener, como mínimo la siguiente información:
- Nombre y documento de identidad del peticionario.
Los hechos relevantes que justifican la intervención preventiva en el marco del conflicto armado
- La necesidad de intervención de la PDSAP.
- La entidad o entidades ante las cuales debe adelantarse la actuación.
- La petición y demás documentos soporte aportados por el usuario, se adjuntarán documentos", sin esto no podrá adelantarse la actuación preventiva.
Cuarto: Los asuntos preventivos creados en el SIM con ocasión de la atención presencial deberán reasignarse durante la jornada a través del mismo sistema al Secretario de la Procuraduría Delegada, quien lo asignará al servidor competente, conforme la distribución semanal interna del reparto, la rotación de funcionarios y los criterios ya definidos por la Delegada a través de la ruta:
Procesos / común procesos / iniciar instrumento / tipo de instrumento: asignación de funcionario / nombre de instrumento: designar nuevo funcionario / en IUS (registrar el radicado) / buscar / una vez encontrado el asunto preventivo seleccionamos el signo + / iniciar instrumento / aceptar / en información de actividad: se asignará al servidor competente en criterios de búsqueda se coloca el nombre del responsable del reparto de la DSAP / buscar / clic en el + / finalizar.
Quinto. El servidor competente al que se le asigne el asunto deberá realizar la gestión correspondiente y adelantar el seguimiento que proceda, sin perjuicio de no haber sido quien apertura el asunto preventivo.
Hay dos excepciones a este numeral: a) Si el servidor competente identifica que el asunto preventivo no da lugar justificado a seguimiento, se reasignará a quien abrió el asunto, b) En caso de identificarse antecedentes de objeto de la petición y solicitante, se reasignará a quien previamente hizo el seguimiento.
Sexto. Cuando durante la atención presencial se advierta que el asunto no corresponde materialmente a la competencia funcional de esta Delegada, o que constituye una petición nueva con pretensión concreta, el funcionario deberá orientar al usuario sobre los canales oficiales de la entidad y proceder conforme a las reglas generales de recepción, radicación, remisión o traslado por competencia, según corresponda. En tales casos, no procederá la apertura de asunto preventivo en SIM.
Séptimo. Una vez concluido el registro en el SIM, el funcionario deberá realizar el registro en la Base de Datos Excel del mes correspondiente a la atención. Allí deberá copiar el IUS del caso preventivo creado en la casilla de observación junto con la descripción.
La observancia de estas directrices busca fortalecer la capacidad de respuesta de esta Procuraduría Delegada, asegurar la atención oportuna y efectiva a la ciudadanía y optimizar el trámite de los asuntos que, por su urgencia, naturaleza y relación directa con las funciones misionales de esta Delegada, requieren gestión interna.
Agradezco su atención, disposición y colaboración para la debida aplicación de las presentes directrices, en procura del adecuado desarrollo de las funciones misionales a cargo de esta Delegada.
Cordialmente,
GABRIEL BUSTAMANTE PEÑA
Procurador delegado preventivo y de control de gestión 5:
para el seguimiento del acuerdo de paz
