MEMORANDO 3 DE 2025
(mayo 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
| De: | PROCURADOR DELEGADO CON FUNCIONES MIXTAS 6 PARA LA CONCILIACION ADMINISTRATIVA |
| Para: | REPRESENTANTES LEGALES Y MIEMBROS DE COMITÉS DE CONCILIACIÓN DE ENTIDADES PÚBLICAS |
| Asunto: | Visitas a las entidades públicas dentro del marco del Proyecto "ConciliA+: Modelo de Justicia Preventiva" |
| Fecha: | MAYO 28 de 2025 |
De conformidad con lo establecido en el Decreto-Ley 262 de 2000 y la Ley 2220 de 2022, en la órbita funcional de los(as) Procuradores(as) Judiciales I y II para asuntos administrativos - PJAD y de la Procuraduría Delegada con funciones de conciliación PDCA, como coordinadora nacional de los mismos, se ha identificado que aquellas, se encuentran velar por el cumplimiento de las funciones de los comités de conciliación, para cual deben realizarse visitas periódicas obligatorias
El ejercicio de la función misional indicada, junto con las de conciliación e intervención, tiene como propósito cumplir los mandatos constitucionales asignados a la Entidad, en especial, la protección del orden jurídico, del patrimonio público y de los derechos y garantías de los residentes en el territorio nacional, todo dentro del ámbito de la conflictividad administrativa generadora de daños antijurídicos.
Con fundamento en lo anterior, la PDCA, por medio del presente memorando, comunica a las entidades públicas los parámetros generales del proyecto "ConciliA+: Modelo de Justicia Preventiva" dentro del cual se desarrollarán las visitas a los comités de conciliación y que tiene como pilares la articulación de las competencias misionales a cargo de los PJAD, el uso de tecnologías disruptivas y un enfoque territorial diferencial. Lo último de impulsar una cultura de justicia verdaderamente preventiva y eficiente.
1. LINEAMIENTOS DEL PROYECTO "ConciliA+: Modelo de Justicia preventiva"
1.1. Diagnóstico Integral de Riesgos: Esta primera actividad estará encaminada a la validación de los mecanismos adoptados por las entidades públicas para la prevención del daño antijurídico y la gestión de conocimiento.
En esta etapa deberá realizarse una caracterización litigiosa de las entidades con base en la información por ellas gestionada directamente o mediante sistemas de información propios o dispuestos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ANDJE (eKOGUI). En la realización del diagnóstico deberá estimarse la gestión de la entidad para el manejo de su conflictividad, lo que supone una valoración sobre el funcionamiento del comité de conciliación de las entidades o la dependencia que asuma sus funciones. De la información disponible debe extraerse, cuando menos:
- Cumplimiento de las funciones a cargo del comité de conciliación y de su secretaría técnica.
- Conflictos que potencialmente puedan ser resueltos a través de la conciliación extrajudicial, teniendo en cuenta la caracterización litigiosa de la entidad.
- Conflictos que deben ser priorizados en la intervención judicial a cargo de la Procuraduría General de la Nación, así como de aquellos asuntos que puedan ser objeto de intervención en sede de Agencia del Ministerio Público que trata el numeral 2 del artículo 247 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, modificado por el artículo 132 de la Ley 2220 de 2022.
- Conflictos interadministrativos, esto es, procesos en los que la entidad visitada ha demandado o ha sido demandada por otra entidad pública.
- Comportamiento presupuestal respecto al pago de sentencias y conciliaciones.
- Acción de repetición y llamamiento en garantía con fines de repetición.
La fase de diagnostico deberá adelantarse bajo el siguiente esquema de trabajo:
Nota: Los resultados obtenidos con esta primera fase permitirán nutrir las siguientes fases del proyecto que se desarrollarán en cada entidad.
1.2. Efectividad Resolutiva de Conflictos: Con los resultados obtenidos en la fase de caracterización se verificará que los comités de conciliación de las entidades estén asignando el mecanismo resolutivo más eficiente a los conflictos con mayor incidencia en la entidad (no jurisdiccionales, mecanismos de resolución de conflictos, jurisdiccionales). En esta fase deberá estimarse, igualmente, la vinculación de las áreas misionales o administrativas de las entidades en las que presuntamente se origina la práctica administrativa potencialmente causante del conflicto y verificar que se establezcan planes correctivos.
La efectividad debe ser estimada con criterios objetivos y comprobables (indicadores y su correspondiente evidencia).
1.3. Protección del patrimonio público: Con los resultados obtenidos en la fase de caracterización, se verificará que los comités de las entidades públicas:
- Utilicen eficazmente el llamamiento en garantía con fines de repetición o el medio de control de reparación directa.
- Presenten oportunamente a la Procuraduría General de la Nación los informes de estudio de procedencia del medio de control de repetición.
- Paguen oportunamente las obligaciones dinerarias contenidas en sentencias, conciliaciones o cualquier otro mecanismo de finalización de un conflicto.
- Efectúen valoraciones de sus contingencias judiciales y realicen los aportes al Fondo de Contingencias de que trata la Ley 448 de 1998 y para el caso de las entidades del nivel territorial de conformidad con lo previsto en el parágrafo único del artículo 90 de la Ley 1955 de 2019.
Los(as) PJAD, en caso de encontrar en riesgo el patrimonio público, podrán ejercer cualquiera de las acciones preventivas (p.ej. acciones populares, de tutela, de nulidad, etc.), previo visto bueno del PDCA, sin perjuicio del envío de los informes que correspondan para el inicio de investigaciones disciplinarias.
Los mecanismos de protección del patrimonio público deben ser estimados con criterios objetivos y comprobables (indicadores y su correspondiente evidencia).
1.4. Aprendizaje y Mejora Continua: Esta es una fase transversal dentro del proyecto que tiene como objetivo medir el impacto, pertinencia y eficacia de cada fase. Se apoya en procesos de "monitoreo y reporte" de las actividades de identificación, análisis y evaluación de riesgos (num 3.1.) que facilitan la retroalimentación estructurada y preservación de "lecciones aprendidas".
2. IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO "ConciliA+: Modelo de Justicia Preventiva".
- El cumplimiento de las funciones de visitas a los comités de conciliación establecida en el parágrafo 2o. del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 se concentrará en las entidades priorizadas para la ejecución del proyecto objeto del presente memorando, lo cual será informado oportunamente por los(as) PJAD asignados a cada entidad.
- En atención a las capacidades institucionales, para las entidades no priorizadas se podrán realizar visitas, capacitaciones u otro tipo de actividades solo por demanda (solicitud de la entidad), privilegiando el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
- Las entidades que no se prioricen en cumplimiento de lo señalado en el presente memorando y siempre que se esté ejecutando un plan de mejoramiento específico, deberán ser informadas de la finalización anticipada del proceso por parte de los(as) PJAD.
- La adecuada implementación del proyecto requiere de una participación activa de los funcionarios destinatarios del presente memorando, por lo que, entre otros aspectos, será necesario que a las reuniones programadas por los(as) PJAD concurran los funcionarios citados.
El presente memorando reemplaza el memorando 0022 de 2018.
Atentamente,
JULIAN FERNÁNDEZ
Procurador Delegado con funciones Mixtas 6 para la Conciliación Administrativa
