MEMORANDO 4 DE 2026
(enero 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
| Para: | Jefes de Oficina, Jefes de División, Coordinación Grupo de Contratación, Supervisores de Contratos, Servidores Y Contratistas de Apoyo Vinculados a la Preparación de Estudios Previos. |
| De: | Secretaría General |
| Asunto: | Directrices para la Ejecución Presupuestal para la Vigencia 2026 |
Con el propósito de fortalecer la eficiencia, oportunidad y adecuado control en la ejecución del presupuesto asignado para la vigencia 2026, se imparten las siguientes directrices, las cuales deberán ser observadas de manera obligatoria por todas las dependencias, tanto en la planeación y ejecución de los procesos de contratación, como en la supervisión de los contratos y en la gestión de las demás obligaciones económicas a cargo de la Procuraduría General de la Nación que no se deriven de procesos contractuales.
En este marco, las actuaciones relacionadas con la ejecución presupuestal deberán adelantarse con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, responsabilidad y transparencia, garantizando la adecuada utilización de los recursos públicos y el cumplimiento de los objetivos y fines institucionales.
En consecuencia, se establecen las siguientes directrices generales:
1. Planeación de la Contratación: En los procesos de planeación y ejecución contractual deberán observarse de manera estricta los principios de eficiencia, economía y transparencia, con el fin de optimizar la utilización de los recursos asignados y asegurar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
2. Supervisión de Contratos: La supervisión contractual deberá ejercerse de manera permanente, técnica y rigurosa, garantizando el cumplimiento de las condiciones pactadas, el uso adecuado de los recursos públicos y la calidad de los bienes y servicios contratados. Para tal efecto, deberán adelantarse revisiones periódicas que permitan identificar oportunamente posibles desviaciones y adoptar las medidas correctivas a que haya lugar.
3. Gestión de Obligaciones Económicas No Contractuales: En los eventos en que la Procuraduría General de la Nación asuma obligaciones económicas que no se deriven de procesos contractuales, estas deberán gestionarse con los mismos criterios de responsabilidad, eficiencia y control, priorizando el cumplimiento oportuno y efectivo de los compromisos adquiridos.
4. Control y Seguimiento: Las dependencias responsables deberán implementar y mantener mecanismos permanentes de control y seguimiento a la ejecución presupuestal, que permitan SECRETARÍA GENERAL- DIVISIÓN FINANCIERA PBX: (571)5878750 EXT 10308, verificar la adecuada asignación y ejecución de los recursos, así como prevenir sobrecostos, retrasos o desviaciones en el gasto.
5. Responsabilidad y Transparencia: Todos los servidores y actores involucrados en la ejecución presupuestal deberán actuar con sujeción a los principios de responsabilidad, transparencia y legalidad, dando estricto cumplimiento a la normativa vigente y garantizando el uso eficiente y adecuado de los recursos públicos para el logro de los fines institucionales.
1. ACTIVIDADES A CARGO DE LA DIVISIÓN DE GESTIÓN HUMANA ASOCIADAS CON LA EFICIENTE EJECUCIÓN DE RECURSOS DE GASTOS DE PERSONAL
1.1. Registro de novedades de personal que afectan liquidación de nóminas
Con el fin de garantizar el pago oportuno y adecuado de la nómina consolidada por parte de la División Financiera, conforme a los plazos y lineamientos establecidos por el Tesoro Nacional y el SIIF Nación, el Grupo de Gestión de Personal deberá reportar al Grupo de Gestión de Nómina, Afiliaciones y Pensiones las novedades de personal que incidan en la liquidación de la nómina, de acuerdo con el cronograma que se establece a continuación.
| MES DE NÓMINA | FECHA LÍMITE DE REPORTE DE INFORMACIÓN |
| FEBRERO | martes, 10 de febrero de 2026 |
| MARZO | martes, 10 de marzo de 2026 |
| ABRIL | viernes, 10 de abril de 2026 |
| MAYO | Lunes, 11 de mayo de 2026 |
| JUNIO | miércoles, 10 de junio de 2026 |
| JULIO | miércoles, 10 de junio de 2026 |
| AGOSTO | lunes, 10 de agosto de 2026 |
| SEPTIEMBRE | jueves, 10 de septiembre de 2026 |
| OCTUBRE | viernes, 9 de octubre de 2026 |
| NOVIEMBRE | martes, 10 de noviembre de 2026 |
| DICIEMBRE | viernes, 4 de diciembre de 2026 |
1.2. Calendario para radicación de nóminas para pago
El Grupo de Gestión de Nómina, Afiliaciones y Pensiones deberá radicar ante la División Financiera la documentación requerida para el pago de las nóminas generales, a más tardar en las fechas que se indican a continuación:
CALENDARIO NÓMINA
| FEBRERO | martes, 17 de febrero de 2026 |
| MARZO | martes, 17 de marzo de 2026 |
| ABRIL | martes, 16 de abril de 2026 |
| MAYO | jueves, 19 de mayo de 2026 |
| JUNIO | martes, 17 de junio de 2026 |
| PRIMA DE SERVICIOS | martes, 1 de julio de 2026 |
| JULIO | miércoles, 17 de julio de 2026 |
| AGOSTO | martes, 18 de agosto de 2026 |
| SEPTIEMBRE | miércoles, 18 de septiembre de 2026 |
| OCTUBRE | miércoles, 16 de octubre de 2026 |
| NOVIEMBRE | martes, 17 de noviembre de 2026 |
| PRIMA NAVIDAD | miércoles, 26 de noviembre de 2026 |
| DICIEMBRE | jueves, 10 de diciembre de 2026 |
1.3. Programación de PAC (Plan Anual Mensualizado de Caja) para gastos de personal
El Grupo de Gestión de Nómina, Afiliaciones y Pensiones deberá proyectar las necesidades de PAC (recursos para realizar pagos efectivos) con un mes de antelación al periodo en que se han de realizar los pagos. Esta proyección será necesaria para el oportuno pago de cesantías parciales y definitivas, nóminas, y los aportes patronales a la seguridad social y parafiscales. Para realizar las proyecciones correspondientes, el grupo deberá utilizar la información histórica y los sistemas de información disponibles, teniendo en cuenta los eventos estacionales que generan mayores valores a liquidar, tales como:
- Bonificación semestral (PAC de junio y diciembre)
- Prima de Servicios (PAC de julio)
- Prima de Navidad (PAC de diciembre)
- Programación de vacaciones (PAC mensual, especialmente julio, noviembre y diciembre)
Por lo anterior, el Grupo de Gestión de Nómina, Afiliaciones y Pensiones remitirá a la Tesorería de la entidad la información requerida, a más tardar el día 10 del mes, el valor del PAC proyectado para atender los pagos de gastos de personal previstos para el mes siguiente.
Para ilustrar, a más tardar el 10 de marzo remitirá la proyección de necesidades para atender los pagos que se han de realizar durante el mes de abril, y así sucesivamente.
1.4. Control de Horas extras y certificación de citadores
El Grupo de Gestión de Nómina, Afiliaciones y Pensiones deberá ejercer un control estricto sobre la radicación oportuna del Formato de Reconocimiento de Auxilio Especial de Transporte para Citadores y del Formato de Control Mensual de Horas Extras, así como efectuar los requerimientos necesarios a los jefes de citadores y al Grupo de Muebles y Servicios Administrativos, con el fin de garantizar su remisión dentro de los plazos establecidos y evitar la generación de pasivos exigibles de vigencias expiradas.
Para estos efectos, la fecha límite para la tramitación de la última nómina correspondiente a los conceptos señalados será el 29 de diciembre de 2026.
1.5. Reporte de incapacidades y licencias pagadas por EPS y ARL
El Grupo de Bienestar y Seguridad y Salud en el Trabajo, en coordinación con el Grupo de Gestión de Nómina, Afiliaciones y Pensiones, deberá adelantar las gestiones necesarias para garantizar que las incapacidades reembolsadas y consignadas al Tesoro Nacional con corte al mes de noviembre sean aplicadas, a más tardar, en la nómina del mes de diciembre de 2026.
Adicionalmente, deberá remitir a la Tesorería de la Procuraduría General de la Nación el detalle de las incapacidades consignadas y aplicadas en nómina, con el fin de que se efectúe el registro de los reintegros correspondientes antes del cierre de la vigencia presupuestal en el sistema SIIF Nación.
2. ACTIVIDADES A CARGO DE LA OFICINA JURÍDICA ASOCIADAS CON LA EFICIENTE EJECUCIÓN DE RECURSOS PARA PAGO DE SENTENCIAS Y CONCILIACIONES
Con el fin de garantizar la oportuna ejecución de los recursos asignados al pago de sentencias y conciliaciones, la Oficina Jurídica deberá gestionar de manera integral todas las etapas del proceso, asegurando la actualización y trazabilidad de la información en el mecanismo de control implementado en 2024. Las actividades incluirán, entre otras:
- Registro y seguimiento de los turnos correspondientes, incluyendo la documentación que justifique el salto de turno, cuando aplique.
- Gestión del reconocimiento y pago de sentencias y conciliaciones, asegurando que, en caso de fallecimiento del beneficiario y ausencia de constancia de inclusión en la sucesión, el pago se realice de manera oficiosa a la cuenta del despacho judicial correspondiente, garantizando el cumplimiento de la sentencia.
- Envío simultáneo al Grupo de Nómina de la documentación requerida para la liquidación de pagos, incluyendo certificación bancada y formato de beneficiario cuenta, conforme al Sistema de Gestión de Calidad, con copia al Grupo de Ejecución Presupuestal al correo electrónico i¡morales@procuraduria.gov.co
3. ACTIVIDADES A CARGO DE LOS JEFES DE OFICINA Y JEFES DE DEPENDENCIA CON RECURSOS ASIGNADOS EN EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
3.1. Plazo para estudios previos
El plazo máximo para la presentación de los estudios previos al Grupo de Contratación es el día 30 de marzo de 2026.
3.2. Previsión de Vigencias Futuras
En el proceso de planeación para la contratación, se deberá realizar un estudio de viabilidad respecto al plazo de ejecución estimado. Además, será necesario contar con la aprobación del cupo de vigencia futura por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, cuando -se identifique que la ejecución del contrato podría extenderse hasta el año 2027.
Para el efecto, la dependencia que elabora los estudios previos deberá realizar las proyecciones y aportar la documentación requerida por la División Financiera para adelantar la gestión ante el Ministerio de Hacienda.
Contratos en ejecución
Para los contratos que ya se encuentren en ejecución, se deberá solicitar la autorización del cupo de vigencia futura a la División Financiera antes del 30 de junio, con el fin de iniciar oportunamente el proceso ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su aprobación.
Proyectos de inversión
En el caso de los proyectos de inversión, el trámite de vigencias futuras debe contar previamente con el visto bueno del Departamento Nacional de Planeación antes de ser presentado al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, trámite que se adelanta a través de la Oficina de Planeación de la PGN.
3.3. Plazo de ejecución y forma de pago de contratos
Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se pactarán con plazo de ejecución no superior al 30 de diciembre de 2026 conforme a cada necesidad.
Los procesos de contratación de compraventa, servicios de consultoría, servicios específicos y en general, todos aquellos en los cuales no se requiera la prestación del servicio en las últimas dos semanas del año, deberán pactarse con plazo no superior al 15 de diciembre de 2026 conforme a cada necesidad. Si se requiere un plazo más amplio, deberá justificarse en los estudios previos y en todo caso no superar el 30 de diciembre de 2026.
Para los contratos de prestación de servicios de tracto sucesivo cuya ejecución se extiende más allá del 16 de diciembre, se podrá pactar que el pago del servicio prestado en el mes de diciembre podrá realizarse antes de finalizar dicho mes, previa disponibilidad de PAC.
Para los contratos de suministro de bienes o prestación de servicios por demanda (mantenimiento de vehículos, servicios postales, suministro de llantas, exámenes médicos ocupacionales, suministro de tiquetes, entre otros), donde la forma de pago señala que los cobros se realizan por periodos mensuales, se podrá pactar que en el mes de diciembre el contratista podrá realizar un corte parcial al 15 de diciembre y otro corte al día 30 de diciembre o plazo final del contrato.
3.4, Seguimiento Plan de Adquisiciones
Los servidores encargados de la ejecución del presupuesto de inversión y funcionamiento deberán revisar y consolidar los valores del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) con los montos correspondientes a las contrataciones que se pretenden realizar, con el fin de establecer el monto real del proyecto y ajustar el PAA de ser necesario.
En caso de que los estudios previos de alguna contratación incluida en el PAA no puedan ser radicados dentro del plazo restante de la vigencia, considerando los tiempos necesarios para el desarrollo del proceso contractual, y como consecuencia no sea posible tramitar la contratación durante el año en curso, se deberá informar esta situación, adjuntando la justificación correspondiente, a la Oficina Asesora de Planeación (OPLA) y ai Grupo de Contratación. La comunicación deberá enviarse a los correos electrónicos; (correo electrónico Jefe Oficina de Planeación) y (correo electrónico Coordinador Grupo de Contratación), a más tardar el 30 de mayo de 2026.
En estos casos, se procederá a excluir la línea correspondiente al requerimiento del PAA, previa validación de la OPLA y aprobación de la Secretaría General.
Si la contratación corresponde a gastos de funcionamiento, la información deberá enviarse a los correos electrónicos:
dosorio@procuraduria.gov.co
grupocontratacionpgn@procuraduria.gov.co
3.5 Solicitud de CDPS
Teniendo en cuenta que todo proceso contractual inicia con la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), para su solicitud se deberá contar previamente con el estudio previo aprobado por el Grupo de Contratación, así como con la identificación precisa de los usos presupuéstales que se pretende afectar.
Se recuerda que, una vez expedido el CDP, el objeto contractual no podrá ser modificado en ninguna de las etapas precontractual ni contractual.
3.6 Trámite de traslados presupuéstales (modificación a la desagregación)
La Secretaría General tramitará, como máximo, una (1) resolución mensual para modificar la desagregación presupuestal de gastos de funcionamiento.
Las modificaciones presupuéstales serán tramitadas exclusivamente por conducto de la División Administrativa, la cual, para tal efecto, acumulará todas las solicitudes recibidas con corte al décimo (10.) día de cada mes.
Se insta a las diferentes áreas ejecutoras de recursos a revisar con anticipación los rubros y saldos disponibles, de manera que cuenten con información suficiente para solicitar a la División Administrativa la gestión de los recursos que requieran traslado presupuesta!, en los términos previstos en el presente numeral.
4. ACTVIDADES A CARGO DEL SUPERVISOR EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS
Los supervisores e interventores de contratos deben atender las instrucciones que a continuación se relacionan.
Los supervisores de Contratos de interventoría comunicarán al equipo interventor estas instrucciones para su cumplimiento.
4.1 Liberación de saldos CDPS Y RPS
Los supervisores deberán realizar seguimiento a los CDP solicitados y, una vez suscrito y registrado presupuestalmente el contrato, solicitar la liberación del saldo del CDP que no se vaya a utilizar.
Así mismo, efectuado el registro del RP, deberán solicitar la liberación del saldo del RP no ejecutado. Tramitada la primera cuenta, para el segundo informe deberá haberse gestionado dicha liberación, la cual deberá quedar expresamente indicada en el informe de supervisión, una vez sean recibidos los RPS REDUCIDOS y firmados por parte del Coordinador del Grupo de Ejecución Presupuestal.
La solicitud de liberación deberá enviarse al correo jjmorales@procuraduira.gov.co
En todo caso, los saldos sobrantes de compromisos de la vigencia que no cuenten con soporte legal para constituir reserva presupuestal deberán ser informados al Grupo de Ejecución Presupuestal y al Grupo de Contratación a más tardar el 30 de noviembre de 2026.
La reserva presupuestal se dispone únicamente en aquellos compromisos cuyos bienes y/o servicios deben ser recibidos antes de 31 de diciembre de 2026 y que, por fuerza mayor o caso fortuito, terminan recibiéndose en la vigencia fiscal 2026, previa suscripción de prórroga al contrato, debidamente motivada.
4.2 Verificar el cumplimiento de la facturación conforme a la forma de pago prevista en el contrato.
Los supervisores de contratos, convenios y órdenes de compra deberán verificar que los valores y conceptos facturados correspondan estrictamente a lo establecido en la forma de pago pactada. Las facturas que no se ajusten a lo contractual deberán ser rechazadas sin trámite de pago, y gestionar ante el contratista los ajustes a que haya lugar.
Así mismo, el supervisor deberá realizar seguimiento permanente a: (i) los plazos de entrega parcial, (¡i) la calidad y recepción a satisfacción de los bienes o servicios y (iii) la oportunidad en la facturación. Estos aspectos inciden directamente en el cumplimiento de la forma de pago y en la adecuada ejecución del Plan Anual de Caja (PAC).
Se reitera que, a más tardar el 11 de diciembre de 2026, deberá encontrarse radicada la totalidad de la facturación correspondiente a los bienes y servicios efectivamente recibidos con corte al mes de noviembre.
4.3 Situaciones administrativas de los supervisores de contratos.
Los supervisores que programen vacaciones en el mes de diciembre deberán informar oportunamente al Grupo de Contratación, indicando el contrato, el contratista y el servidor que asumirá la supervisión temporal, previa coordinación con el jefe de la dependencia.
Así mismo, deberán remitir con al menos ocho (8) días de anticipación un informe de estado del contrato al Secretario General y al Coordinador del Grupo de Contratación, y realizar la entrega formal al supervisor delegado, a fin de garantizar la adecuada continuidad de la supervisión.
4.4 Carga de documentación en SECOP
Los supervisores deberán cargar mensualmente en SECOP los soportes que acrediten la ejecución de los contratos o convenios a su cargo, las evidencias de cumplimiento de las obligaciones y los pagos efectuados. Los informes de gestión a publicar serán únicamente aquellos tramitados en forma definitiva ante la División Financiera y que hayan servido de soporte para el pago de la obligación.
4.5 Supervisores aplicación Instructivo F1-1-02 Trámite de Pago Cuentas Generadas por Contratos.
Se recuerda a los supervisores la obligación de aplicar las disposiciones del Instructivo FI-l-02 "Trámite de Pago de Cuentas Generadas por Contratos", disponible en el repositorio del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) en la página web institucional.
Con el fin de evitar reprocesos y retrasos en los pagos, se solicita especial atención a los siguientes aspectos recurrentes:
- Rechazo oportuno de la factura electrónica en el sistema cuando presente errores.
- Gestionar la entrada a Almacén con el tiempo prudente.
- En contratos de prestación de servicios personales, verificar que el IBC no sea inferior al 40 % del valor a pagar.
- En contratos con personas jurídicas, la certificación de pago de aportes a seguridad y parafiscales debe ser firmada por el representante legal o revisor fiscal, cuando aplique y la fecha de emisión no puede ser anterior al mes que se está cobrando.
Evitar errores u omisiones en el Formato de Informe de Gestión del Contratista, tales como:
- Marcación incorrecta de "PARCIAL" en informes finales.
- Falta de relación completa de documentos presupuéstales.
- Errores en número, fecha o valor de la factura.
- Incorrecta identificación de los usos presupuéstales.
- Información incompleta sobre pólizas.
- Descripción insuficiente de la ejecución contractual.
- Falta de firma del supervisor.
La observancia de estas directrices permitirá agilizar el trámite de pagos y garantizar la correcta ejecución presupuestal.
4.6 Remisión de información de ejecución contractual con incidencia contable
4.6.1 Los supervisores e interventores deben reportar al Grupo de Contabilidad de la División Financiera los siguientes documentos:
- La liquidación y consignación de rendimientos financieros de anticipos.
- El informe periódico de ejecución de recursos entregados o aportados por la PGN en convenios (legalización de gastos).
4.6.2 Los supervisores de contratos deben tramitar oportunamente las entradas al almacén de los bienes adquiridos y recibidos a satisfacción, previo a su trámite de pago.
4.6.3 En los contratos que involucran compra de licencias de software, pólizas de seguros u otros derechos que impliquen la efectiva o eventual recepción de bienes o servicios a futuro, deben informar el tiempo por el cual estará vigente ese derecho.
4.6.4 En los contratos con objeto complejo, que implica la recepción de diversidad de bienes, servicios, derechos, e inclusive obra, se requiere que los supervisores discriminen claramente el valor de conceptos que tienen efectos contables y tributarios separados, tales como:
- Licencias de Software (con tiempo de uso limitado).
- Licencias de Software a perpetuidad.
- Derechos a futuro, referentes a la posibilidad de acceder a servicios durante un tiempo futuro limitado.
- Servicios de soporte y garantía de software
- Servicios de soporte y garantía de hardware
- Capacitación o transferencia de conocimientos
- Servicios prestados por el contratista nacional
- Servicios que son contratados con un nacional, pero prestados por el fabricante extranjero.
- Servicios en la nube (Concepto número 017056 del 25 de agosto de 2017 DIAN)
- Obra civil que aumenta el tiempo de vida útil o mejora las capacidades de prestación de servicio del inmueble.
5. OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR
5.1 Programación de PAC y Fechas máximas para radicación de cuentas para pago
Las siguientes son las fechas que el Supervisor debe tener en cuenta para la solicitud del PAC y radicación oportuna de cuentas para gestión de pago:
| PERIODO | FECHA MÁXIMA PARA SOLICITAR PAC | FECHA MAXIMA RADICACIÓN CUENTA PARA PAGO |
| FEBRERO | martes, 10 de febrera de 2026 | lunes, 16 de febrero de 2026 |
| MARZO | lunes, 9 de marzo de 2026 | lunes, 16 de marzo de 2026 |
| ABRIL | miércoles, 8 de abril de 2026 | miércoles, 15 de abril de 2026 |
| MAYO | martes, 9 de junio de 2026 | viernes, 15 de mayo de 2026 |
| JUNIO | martes, 9 de junio de 2026 | martes, 16 de junio de 2026 |
| JULIO | jueves, 9 de julio de 2026 | miércoles, 15 de julio de 2026 |
| AGOSTO | lunes, 10 de agosto de 2026 | viernes, 14 de agosto de 2026 |
| SEPTIEMBRE | lunes, 7 de septiembre de 2026 | martes, 15 de septiembre de 2026 |
| OCTUBRE | jueves, 8 de octubre de 2026 | jueves, 15 de octubre de 2026 |
| NOVIEMBRE | lunes, 9 de noviembre de 2026 | viernes, 13 de noviembre de 2026 |
6. REMISIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
Se informa a los Jefes de Oficina, Jefes de División y a los servidores responsables de la preparación y suministro de información contable, que deberán dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en la Guía FI-G-01 "Proveedores de Información Contable", en la página web institucional Planeación y Control - Consulta documentos del SGC.
Cordialmente,
GABRIEL JOSÉ ROMERO SUNDHEIM
Secretario General (E)
