MEMORANDO 4 DE 2026
(abril 14)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
| De: | Viceprocurador General de la Nación |
| Para: | Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital, Grupo Protección de Datos y Activos de Información, todas las dependencias del nivel central y nivel territorial. |
| Asunto: | Lineamientos para el uso adecuado de los recursos tecnológicos, infraestructura de TI y servicios institucionales de la Procuraduría General de la Nación. |
| Fecha: | 14 de Abril de 2026 |
El cumplimiento de la Resolución 910 de 2019 (Política General de Seguridad de la Información), el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI), la Política de Tecnologías de la Información (TI PO 15) y las políticas específicas de la Entidad, la Procuraduría General de la Nación recuerda a todos los servidores las reglas para el uso correcto de los recursos tecnológicos.
1. Objetivo:
1.1 Proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información institucional y garantizar la prestación de los servicios y sistemas de información de manera eficiente para la operación de la entidad.
1.2 Garantizar que todos los recursos tecnológicos se utilicen únicamente para fines laborales y misionales.
1.3 Prevenir riesgos de seguridad y optimizar el uso de la infraestructura de TI (Microsoft 365, OneDrive, correo institucional, internet, equipos, etc.).
La Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital (OTITD) es responsable dé velar por el cumplimiento de estas normas y de implementar los controles, herramientas y servicios para garantizar el adecuado uso de los recursos tecnológicos y que permita la identificación de aspectos que vayan en contravía de las políticas de seguridad de la información, protección de datos, trazabilidad y monitoreo en el adecuado uso y optimización de los recursos orientados a la austeridad del gasto, así como prestar apoyo a los usuarios.
2. Marco normativo
2.1 Política General de Seguridad de la información (Resolución 910 de 2019): Compromete a toda la Entidad a establecer, implementar y mejorar continuamente el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Exige el uso responsable de los activos tecnológicos y la prevención de riesgos.
2.2 Política de Tecnologías de la Información (TI-PO-15): Ordena que todos los servicios tecnológicos se alineen con la estrategia institucional y que la OTITD vele por su uso adecuado, disponibilidad, continuidad y seguridad.
2.3 Políticas específicas: TI-PO-09 Uso Aceptable de Equipos de Cómputo: Los equipos solo pueden usarse para actividades laborales. Queda prohibido su uso con fines personales o por terceros no autorizados.
2.4 TI-PO-10Usode Recursos y Servicios Tecnológicos: El internet, correo institucional y servicios asociados deben destinarse exclusivamente a funciones oficiales.
2.5 TI PO 13- Escritorio y Pantalla Limpia: Protege la información sensible evitando su exposición accidental y exige mantener los dispositivos bajo custodia permanente.
2.6 Lineamientos de Seguridad para Servicios en la Nube (MinTIC): Aplican a plataformas como Microsoft 365 y OneDrive. Exigen controles de seguridad, responsabilidad compartida y protección de datos.
3. Cumplimiento normativo
3.1 Uso general de recursos tecnológicos: Todos los equipos, dispositivos móviles, software y servicios de la Entidad puestos al servicio para el desarrollo de la función o labor encomendada serán para uso exclusivo del servidor asignado y solo para el cumplimiento de sus funciones.
3.2 Software: No se puede instalar en los equipos de cómputo y en general en la infraestructura tecnológica de la entidad, software o servicios sin licenciamiento a nombre de la Procuraduría General de la Nación, de igual forma, tampoco se podrá instalar software libre sin concepto previo favorable de la Oficina de Tecnología Innovación y Transformación Digital y el Grupo de Protección de Datos y Activos de Información.
3.3 Dispositivos: Los Servidores Públicos de la Entidad deben mantener control constante sobre los dispositivos asignados para su uso. El acceso, custodia y protección de la información que gestionan en ellos, es responsabilidad del servidor.
3.4 Microsoft 365, OneDrive y almacenamiento: Todos los servidores públicos de la Procuraduría General de la Nación, deben utilizar Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive y Office Online únicamente para actividades laborales.
3.5 No almacenar o guardar, información personal ni sincronizar carpetas privadas de uso personal, en OneDrive institucional: Toda la información gestionada debe cumplir con los controles de seguridad de la Entidad.
3.6 Internet y canal de datos institucional: El acceso a internet solo se permite para actividades directamente relacionadas con la misión de la Procuraduría y las funciones asignadas a cada servidor público.
Queda expresamente prohibido:
- Descargas no laborales.
- Uso de chats personales.
- Reproducción de música, video o contenidos en streaming (Netflix, Disney-*-, HBOMax, Amazon, YouTube, Spotify, etc.).
- Juegos, apuestas o acceso a redes sociales con fines personales.
- Envío o recepción de archivos ajenos a las funciones institucionales.
Las excepciones a lo anterior deben ser solicitadas y sustentadas para aprobación por parte de la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital y el Grupo de Protección de Datos y Activos de Información
3.7 Correo electrónico institucional: Debe ser utilizado como canal oficial de comunicación laboral, este no debe ser empleado para registros personales, suscripciones o actividades no institucionales. Para todo caso, los archivos adjuntos siempre deben ser verificados con la solución antimalware de la Entidad.
3.8 Almacenamiento local y en la nube: Solo se deben guardar los documentos relacionados con las funciones y responsabilidades oficiales. No almacenar información o archivos de orden personal, multimedia, ni contenidos no laborales, que puedan comprometer la seguridad o el rendimiento de la infraestructura y servicios tecnológicos de la entidad.
4. Rol de la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital (OTITD)
La OTITD debe monitorear y controlar el adecuado uso de internet, servicios en la nube y recursos tecnológicos, para asegurar que la infraestructura tecnológica opere bajo estándares de seguridad robustos, con controles efectivos y mecanismos de vigilancia continua que protejan la información pública confiada a la Procuraduría General de la Nación.
4.1 Aplicar y mantener actualizadas las políticas de filtrado y mecanismos de seguridad informática y de ciberseguridad de los dispositivos y herramientas de protección interna y perimetral.
4.2 A La Oficina de Tecnología, innovación y Transformación Digital, le corresponde liderar la adopción y operación de herramientas tecnológicas avanzadas que permitan supervisar el uso de los recursos institucionales, identificar desviaciones en tiempo real, prevenir incidentes que comprometan La operación o la información, y garantizar el estricto cumplimiento de las políticas de seguridad de la información
4.3 Realizar campañas de sensibilización sobre el buen uso de los recursos tecnológicos de la entidad.
4.3 Verificar el cumplimiento de las políticas y aplicar las medidas correctivas cuando sea necesario.
5. Importancia del cumplimiento
Incumplir estas directrices afecta la seguridad de la información institucional y puede generar sanciones disciplinarias conforme al código disciplinario único y a la normativa interna.
6. Recomendación final:
Toda duda sobre el uso de algún recurso debe ser consultada con la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital OTITD y el Grupo de Protección de Datos y Activos de Información GPDAI.
Los recursos tecnológicos de la Procuraduría son públicos y están al servicio exclusivo de la misión institucional. Su uso responsable protege la Entidad y contribuye al buen funcionamiento de la vigilancia de la función pública.
Atentamente,
JULIÁN FERNÁNDEZ
Viceprocurador General de la Nación
