MEMORANDO 12 DE 2026
(marzo 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
| De: | Procuradora Delegada |
| Para: | Funcionarios Procuraduría Delegada para Asuntos Civiles, del Trabajo y la Seguridad Social |
| Asunto: | Lineamientos para el trámite y seguimiento de quejas en el marco de la función preventiva |
| Fecha: | 18 de marzo de 2026 |
Respetados Doctores.
Con el propósito de fortalecer la calidad de la gestión institucional y garantizar una adecuada atención a las peticiones, quejas y solicitudes presentadas por la ciudadanía, se recuerda a todos los funcionarios de esta Delegada del contenido del Memorando del 6 de agosto de 2025 en el cual se encuentra el proceso preventivo simplificado para las fases de acuerdo a los escenarios anticipatorio, mitigación y restitución de derechos y orientación al ciudadano, lo anterior debido a la importancia de observar rigurosamente los lineamientos para el trámite y seguimiento de las actuaciones, establecidas en la Procuraduría General de la Nación.
En tal sentido, el operador preventivo, una vez le sea asignada una queja o petición, deberá informar al peticionario, en el menor tiempo posible, a través de comunicación remitida al correo electrónico o a la dirección de residencia registrada, sobre la primera actuación adelantada.
Lo anterior, con el propósito de garantizar una comunicación oportuna y efectiva con la ciudadanía, fortalecer la transparencia en la gestión institucional y servir como insumo para el diligenciamiento de la base de datos de derechos de petición que debe remitirse mensualmente a la Oficina de Control Interno. Así mismo, cuando se reciba la respuesta por parte de la entidad requerida, el funcionario deberá verificar que dicha respuesta atienda de fondo, de forma clara, completa y congruente, la solicitud elevada por el ciudadano. No basta con la simple remisión de una comunicación institucional si esta no brinda respuesta de acorde a la petición.
En desarrollo de esta labor, se recuerda que antes de proceder con la finalización de la actuación preventiva, en cualquiera de sus escenarios, es indispensable:
Evaluar el contenido de la respuesta recibida para determinar si esta satisface efectivamente la petición ciudadana.
En aquellos casos en los que la respuesta de la entidad no resulte suficiente o no atienda de fondo lo solicitado, el funcionario deberá reiterar el requerimiento y adoptar las acciones que resulten necesarias, antes de remitir una respuesta definitiva al peticionario.
Si la respuesta emitida satisface de fondo lo solicitado por el ciudadano, deberá elaborarse el acta de archivo, la cual deberá ser revisada y suscrita por el operador preventivo a cargo previo a la remisión al despacho para su revisión.
Verificar que todos los documentos, actuaciones y soportes se encuentren debidamente cargados en el SIM, garantizando la trazabilidad y adecuada conformación del expediente electrónico, así como el cargue del acta de finalización en el Sistema de Información Misional - SIM.
Es importante recordar que la finalidad de nuestra actuación no es archivar trámites de manera formal, sino garantizar una intervención efectiva orientada a la protección de los derechos fundamentales de los ciudadanos y al adecuado cumplimiento de las obligaciones por parte de las entidades públicas.
El compromiso institucional exige que cada actuación preventiva se adelante con rigor, diligencia y sentido de responsabilidad frente a la ciudadanía. Agradezco la observancia estricta de estas directrices en el ejercicio de sus funciones.
Cordialmente,
MÓNICA ANDREA ULLOA RUIZ
Procuradora Delegada para Asuntos Civiles, del Trabajo y la Seguridad Social.
