MEMORANDO 14 DE 2024
(agosto 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACION
| PARA: | PROCURADORES AUXILIARES, PROCURADORES DELEGADOS, PROCURADORES DISTRITALES, PROCURADORES JUDICIALES, PROCURADORES REGIONALES, PROCURADORES PROVINCIALES, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA, JEFES DE DIVISIÓN, COORDINADORES DE GRUPO, SERVIDORES PGN |
DE: | VICEPROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN |
ASUNTO: | LINEAMIENTOS PERIODO DE TRANSICIÓN SIGDEA – DOKUS |
Respetados servidores cordial saludo,
Como parte de la gestión para el cambio del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la entidad, se establecen los siguientes lineamientos durante el periodo de transición:
1. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
A partir de las 6:00 pm del 30 de agosto de 2024 se desactivará en el SIGDEA la opción de radicación de documentos a través de este.
Con la entrada en producción el día 2 de septiembre a las 6:00 am del nuevo sistema DOKUS, se habilitará la funcionalidad de radicación para todos los puntos de radicación de la Entidad a nivel nacional. Por lo tanto, a partir de esta fecha, cada dependencia que tenga punto de radicación será la responsable del registro de las PQRDSF que ingresen a las mismas.
2. REPARTO DE DOCUMENTOS EN SIGDEA
El SIGDEA se mantendrá en operación para todos los servidores de la entidad con las funcionalidades de reparto y trámite para gestión de los documentos que se hayan asignado a través del sistema.
La División de Relacionamiento con el Ciudadano adelantará el reparto de los documentos que sean radicados en el periodo de transición a las dependencias competentes para su gestión, hasta finalizar el registro de los documentos que se encuentren en trámite.
3. BUZONES DE CORREO
A partir de las 6:00 pm del viernes 30 de agosto de 2024, el buzón Trámite Interno PQRSDF tramiteinternopqrsdf@procuraduria.gov.co será desactivado para la recepción de comunicaciones, por lo que todos los trámites deben adelantarse a través de la sede electrónica disponible en la página web de la Procuraduría.
En caso de recibir algún documento en los correos institucionales personales, el servidor responderá al remitente lo siguiente:
" Apreciado usuario, con el ánimo de garantizarla trazabilidad, oportunidad y efectivo trámite de sus documentos, quejas, reclamos, peticiones y solicitudes, le informamos que, a partir de la fecha, únicamente serán recibidos a través de la sede electrónica ubicada en la página web de la entidad, la cual a vuelta de correo informará el número de radicado con el cual podrá hacer seguimiento a su trámite".
El buzón solicitudes servidores PGN@procuraduria.qov.co será igualmente desactivado para la recepción de solicitudes presentadas por los servidores de la Entidad. Para garantizar la recepción y registro de estas, se ha creado un espacio en la nueva sede electrónica por la opción ingreso denominado "Ingreso de Funcionarios".
El buzón procesosjudiciales@procuraduria.qov.co está destinado exclusivamente para notificaciones judiciales y/o comunicaciones asociadas a trámites judiciales de la Procuraduría y contará con interoperabilidad con el DOKUS.
4. DISPONIBILIDAD DEL SIGDEA
El SIGDEA será un repositorio de información el cual se mantendrá abierto en sus funcionalidades de trámite y gestión de documentos hasta tanto se finalicen los asuntos abiertos.
El SIGDEA no permitirá la creación de nuevos trámites a partir de la entrada en operación del DOKUS. Únicamente se podrá realizar la gestión de aquellos que fueron abiertos hasta el 30 de agosto de 2024.
La entidad garantizará el mantenimiento, disponibilidad del sistema y preservación de la información contenida en el SIGDEA.
5. PERIODO DE TRANSICIÓN SIGDEA /DOKUS
Se considera como periodo de transición entre el SIGDEA y el DOKUS el tiempo en el cual se surta la finalización de los asuntos que sean objeto de registro y que hayan ingresado a la Entidad hasta las 6:00 pm del 30 de agosto del año en curso.
Los jefes de las dependencias deberán hacer el seguimiento del cierre de los trámites en SIGDEA.
Cordialmente,
SILVANO GÓMEZ STRAUCH
Viceprocurador General de la Nación
