MEMORANDO 38 DE 2025
(noviembre 21)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
| Para: | Supervisores De Contratos |
| De: | Secretaría General |
| Asunto: | Lineamientos para la radicación de cuentas de contratos y órdenes de compra con motivo del cierre de la vigencia 2025 |
En el contexto del seguimiento permanente a la ejecución presupuestal y atendiendo las orientaciones establecidas en el Memorando 005 del 17 de febrero de 2025, se presentan y reiteran las consideraciones que deberán tenerse en cuenta para el cierre de la vigencia fiscal 2025. El propósito es asegurar que la información registrada en los procesos de gestión financiera de la Procuraduría cumpla con los principios de legalidad, oportunidad, devengo e integridad.
Se recuerda que la verificación y coherencia de los documentos remitidos para los trámites presupuéstales, de tesorería y contables corresponde de manera exclusiva a los supervisores e interventores, quienes son responsables de garantizar la calidad y consistencia de la información entregada.
DISFRUTE DE VACACIONES O PERÍODO DE DESCANSO COMPENSADO:
Quienes desempeñen funciones de supervisión de contratos o convenios y tengan programado disfrutar vacaciones durante los meses de diciembre o enero, o tomar la semana de descanso compensado según los turnos establecidos por la Entidad, deberán gestionar oportunamente ante el Grupo de Contratación el cambio de supervisor para dicho período. Este trámite debe realizarse conforme al procedimiento vigente y utilizando el formato AB-F-03 "Designación o cambio de supervisor de contrato", previa coordinación con el jefe de la dependencia y con la debida anticipación.
PAGO DE FACTURAS DE BIENES Y SERVICIOS RECIBIDOS EN LOS MESES DE NOVIEMBRE Y ANTERIORES:
Las facturas correspondientes a bienes y servicios recibidos en el mes de noviembre o en periodos anteriores deberán ser radicadas en el Grupo de cuentas al correo cuentas@procuraduria.qov.co con la totalidad de sus soportes y debidamente revisadas, a más tardar el 5 de diciembre, con el fin de garantizar su trámite y pago dentro del mismo mes.
Aquellas cuentas que presenten novedades (inconsistencias en la información, ausencia de firmas, expedientes incompletos, entre otros) serán devueltas para su correspondiente ajuste. El supervisor será responsable por los retrasos o efectos derivados del incumplimiento en la entrega adecuada y oportuna de la documentación.
ENTRADAS DE ALMACÉN
Se exhorta a los supervisores a verificar con la debida anticipación la necesidad de gestionar la emisión de entradas de almacén derivadas de la ejecución de los contratos y órdenes de compra bajo su responsabilidad. Se recuerda que, además de la adquisición de bienes, existen obras y servicios que pueden mejorar o incrementar la capacidad de los bienes intervenidos y que, por tanto, podrían requerir la emisión de la correspondiente entrada de almacén.
En este sentido, se recomienda coordinar oportunamente los requisitos necesarios para solicitar la emisión de dicho documento, toda vez que, sin este, no podrá procederse con la tramitación de los pagos de las facturas respectivas.
FACTURAS DE BIENES Y SERVICIOS RECIBIDOS EN EL MES DE DICIEMBRE
Dado el alto volumen de radicación de facturas electrónicas durante el cierre de la vigencia, es posible que se presenten demoras entre la fecha de emisión de la factura electrónica y su recepción en el SIIF para la correspondiente aprobación o rechazo por parte del supervisor. Por tal razón, se deberá solicitar a los contratistas que las facturas electrónicas relacionadas con los bienes y/o servicios prestados en el mes de diciembre sean emitidas preferiblemente antes del 10 de diciembre, con el fin de asegurar su trámite oportuno.
En concordancia con lo anterior, los supervisores deberán radicar la documentación requerida para el trámite de pago a más tardar el 15 de diciembre de 2025. Se recuerda que únicamente podrán ser gestionados aquellos pagos correspondientes a facturas que hayan sido debidamente aprobadas por el supervisor en la plataforma SIIF.
Adicionalmente, con el propósito de garantizar la oportuna causación de gastos, se plantea a los supervisores de contratos y órdenes de compra las siguientes consideraciones.
CONTRATOS QUE SE EJECUTAN POR CONSUMO:
Dentro de esta categoría se encuentran los contratos de suministro de combustible, tiquetes aéreos, mantenimiento de vehículos, conectividad, servicios postales y exámenes médicos ocupacionales. Para estos contratos se sugiere realizar un corte parcial que permita tramitar el pago del mayor valor posible dentro de la vigencia, contribuyendo así a reducir el rezago presupuestal. En ese sentido, la factura correspondiente deberá ser radicada a más tardar el 15 de diciembre.
CONTRATOS CUYOS VALORES DE EJECUCIÓN SE TASAN POR VALORES FIJOS MENSUALES O PREVIAMENTE PLANEADOS
Aplica para los contratos de aseo y cafetería, arriendos, vigilancia, entre otros con valores de ejecución fijos o previamente determinados, se sugiere radicar la factura correspondiente al mes de diciembre dentro del plazo establecido. Esto será procedente siempre que el supervisor pueda garantizar que los valores facturados corresponden efectivamente a los servicios que se prestarán hasta el 31 de diciembre de 2025.
CONTRATOS CON PLAZO DE EJECUCIÓN 31 DE DICIEMBRE Y CUYA ENTREGA SE PUEDE AGILIZAR
Para los contratos de adquisición de bienes, materiales y suministros, mantenimiento de ascensores, plantas eléctricas u otros equipos y aquellos en los que sea posible coordinar con el contratista la entrega anticipada de bienes o servicios, se recomienda gestionar que dichas entregas se realicen antes del 15 de diciembre. De esta manera, podrá radicarse oportunamente la factura correspondiente y adelantarse el proceso financiero dentro de los plazos establecidos.
CONTRATOS CON PRESUPUESTO DE INVERSIÓN:
Dado que la mayoría de estos contratos tienen como plazo de ejecución el 31 de diciembre y que sus pagos dependen del cumplimiento de entregables, se recomienda coordinar con el contratista la entrega anticipada de los bienes y servicios. Esto permitirá que la factura sea radicada a más tardar el 15 de diciembre, con el fin de tramitar el mayor valor posible dentro de la vigencia y contribuir a la disminución del rezago presupuestal.
CONTRATOS QUE FINALIZAN EL 30 O EL 31 DE DICIEMBRE
El pago de estos contratos estará sujeto al cronograma definido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para la atención del rezago presupuestal. La factura correspondiente deberá ser radicada a más tardar el martes 6 de enero de 2026.
Sin perjuicio de la posibilidad de emitir las facturas o realizar cobros de los contratos antes de finalizar el mes, se les recuerda a los supervisores que los pagos se efectuarán exclusivamente conforme las condiciones establecidas en la forma de pago de cada contrato, en consecuencia, la fecha se radicación o emisión anticipada no modifica los hitos, plazos ni requisitos definidos contractual y legalmente, para proceder con el desembolso.
SOLICITAR LA LIBERACIÓN DE LOS SALDOS DE REGISTROS PRESUPUESTALES
A más tardar el viernes 19 de diciembre de 2025, los supervisores deberán gestionar la liberación de los registros presupuéstales correspondientes a contratos y órdenes de compra que no se vayan a ejecutar al 31 de diciembre de 2025, con el fin de evitar que estos queden constituidos como reserva presupuestal.
Para tal efecto, el supervisor deberá diligenciar, firmar y remitir el formato FI-F-23 a la Coordinación del Grupo de Ejecución Presupuestal al correo electrónico presupuesto@procuraduria.gov.co indicando en el asunto del correo electrónico, según corresponda:
Solicitud liberación de saldos contrato No. XXX-XXX
o
Solicitud liberación de saldos Orden de Compra No. XXX-XXX".
El formato se encuentra publicado en la página web de la entidad, en: https://apps.procuraduna.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//3804_Fl-F-23%20SOLICITUD%20LIBERACION%20DE%20SALDOS%20RP.xlsx
CIERRE CAJA MENOR
El cierre de caja menor deberá realizarse a más tardar el viernes 19 de diciembre de 2025, de manera que se puedan efectuar oportunamente los registros contables, la legalización definitiva y el reintegro de los recursos al Tesoro Nacional.
RESPONSABILIDAD EN LA CONSTITUCIÓN DE RERSERVAS PRESUPUESTALES
Se advierte que las cuentas radicadas con posterioridad al 15 de diciembre de 2025 serán susceptibles de constituirse como reserva presupuestal de la vigencia 2025. En este sentido, se recuerda a los supervisores la improcedencia de constituir reservas presupuéstales de manera general. Al respecto, la Contraloría General de la República ha señalado que:
"La Constitución de Reservas por parte de las entidades que hacen parte del PGN debe corresponder a situaciones excepcionales dentro de su ejecución presupuestal, cumpliendo con los requisitos previstos en el artículo 09 de la Ley 225 de 1995. Por su parte, el Gobierno Nacional debe reducir los presupuestos de aquellas entidades que superen los topes establecidos, so pena de incurrir en las responsabilidades correspondientes."
La División Financiera y el Grupo de Contratación quedan atentos para aclarar las dudas que se puedan presentar.
JULIÁN FERNÁNDEZ
Secretario General (E)
