MEMORANDO 46 DE 2024
(diciembre 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACION
| PARA: | SUPERVISORES |
DE: | SECRETARÍA GENERAL |
ASUNTO: | LINEAMIENTOS SOBRE CIERRE PRESUPUESTAL RESPECTO DE LA RADICACIÓN CUENTAS POR PAGAR ARRIENDOS - ADMINISTRACIONES Y SERVICIOS PÚBLICOS. |
FECHA: | 16 DIC 2024 |
Estimados Supervisores:
En el marco de las funciones y responsabilidades inherentes como Supervisores de contratos, se requiere de su gestión oportuna en el seguimiento y radicación de la facturación que permita registrar correcta y diligentemente en el sistema todas las operaciones que reflejan la información financiera de la entidad, que concluyen con el pago de las obligaciones contractuales.
Se recuerda que quienes ejerzan la supervisión de contratos o convenios y/o a los Coordinadores Administrativos que vayan a disfrutar periodo de vacaciones durante el mes de diciembre o tomar semana de descanso compensado de acuerdo con los turnos definidos por la entidad, deberán informar dicha situación a la Secretaría General y al Grupo de Contratos. De igual manera, deberán reportar el número del contrato y contratista, así como el nombre y cargo del servidor que desempeñará la supervisión durante el período de ausencia temporal, previa coordinación con el jefe de la dependencia.
En consideración a las directrices emitidas por la Administración del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en la Circular Externa No. 040 de noviembre 14 de 2024 ASPECTOS A CONSIDERAR PARA EL CIERRE DE LA VIGENCIA 2024 Y APERTURA DEL AÑO 2025 EN EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA - SIIF NACIÓN, la Secretaría General y la División Financiera, imparten los siguientes criterios para el cierre presupuestal.
CUENTAS DE COBRO O FACTURAS SERVICIOS PÚBLICOS Y CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN.
Las cuentas de cobro o facturas electrónicas de arrendamientos y cuotas de administración correspondientes al mes de diciembre y las de períodos anteriores que se encuentren pendientes de trámite, deben quedar radicadas con todos sus soportes, a más tardar el lunes 16 de diciembre, para realizar su pago en el mismo mes.
Para lo anterior, se debe gestionar ante los arrendadores y administradores de propiedad horizontal la obtención oportuna de las cuentas de cobro y para los obligados a emitir factura electrónica, garantizar su radicación en el buzón dispuesto para el efecto por el SIIF Nación y la respectiva aprobación del supervisor en la SIIF.
Se advierte que, las cuentas que se presenten con posterioridad a la citada fecha son susceptibles de quedar constituidas como cuentas por pagar o Reserva Presupuestal de la vigencia 2024 para ser canceladas en el transcurso del 2025, dependiendo de la fecha de su radicación y la aprobación de recursos (PAC) por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
En lo relacionado con los servicios públicos, las facturas deben ser radicadas en la División Administrativa a más tardar el 20 de diciembre. Así mismo, se insta a los Coordinadores Administrativos para que verifiquen las fechas de lectura o periodos de facturación de los servicios públicos domiciliarios de todas las sedes de su jurisdicción y asegurar que la totalidad de las facturas cuyo período facturado abarquen el mes de octubre o anteriores se tramiten antes del 20 de diciembre de 2024, so pena de incurrir en causal para tramitar el pago bajo el concepto de Pago Pasivos Exigibles vigencias expiradas sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria, que ello conlleva, teniendo en cuenta que de acuerdo con el artículo 53 del Decreto 2295 del 2023, dichos eventos deben ser informados a la Contraloría General de la República.
Finalmente, se les recuerda la improcedencia de la constitución de reserva presupuestal, en este sentido la Contraloría General de la República se ha pronunciado advirtiendo que "La Constitución de Reservas por parte de las entidades que hacen parte del PGN deben corresponder a situaciones excepcionales dentro de su ejecución presupuestal que deben cumplir con los requisitos previstos en el artículo 9 de la Ley 225 de 1995; por su parte el Gobierno Nacional debe reducir los presupuestos de aquellas entidades que superan los topes allí establecidos so pena de incurrir en las responsabilidades a que hayan lugar".
Atentamente,
CARLOS ALBERTO CASTELLANOS ARAUJO
Secretario General
