MEMORANDO 618 DE 2024
(junio 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
DTS 08403
| Para: | FUNCIONARIOS PROCURADURÍA DELEGADA PARA LOS ASUNTOS DEL TRABAJO Y LA SEGURIDAD SOCIAL |
| De: | PROCURADORA DELEGADA PARA ASUNTOS DEL TRABAJO Y LA SEGURIDAD SOCIAL |
| Asunto: | MEJORAMIENTO PROCEDIMIENTOS - PROCESO PREVENTIVO Y REGISTRO DE LAS ACTUACIONES PREVENTIVAS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN SIM-SIGDEA – ESTRATEGIAS |
| Fecha: | 18 DE JUNIO DE 2024 |
Apreciados funcionarios:
En cumplimiento a los lineamientos implementados institucionalmente para la correcta aplicación del proceso integral preventivo, así como a las diferentes actividades de vigilancia y seguimiento por parte de las oficinas de Control Interno que permite mantener y mejorar la conceptualización del Proceso Preventivo y las gestiones que se deben adelantar en sus tres escenarios (anticipación, mitigación y restitución de derechos y Orientación), esto con el objetivo de unificar la información del proceso preventivo y propender por la actualización oportuna de las actuaciones misionales en los sistemas de información de la Entidad, lo que permite garantizar su oportuna disponibilidad al público, cumpliendo con estándares de contenido y calidad, así como la oportuna adopción de los instrumentos misionales por parte de los funcionarios adscritos a esta Delegada, por lo anterior amablemente les informo lo siguiente:
ESCENARIOS
Los escenarios son los ámbitos de gestión de la función preventiva y sirven como referencia para que el operador preventivo determine el objetivo a lograr con su actuación (Vg. anticipar, mitigar y/o restituir u orientar) y seleccione el tipo de actuación idóneo para materializarlo, según el caso específico.
1. ESCENARIO DE ANTICIPACIÓN
En el escenario de anticipación, el operador preventivo buscará actuar con antelación frente a la ocurrencia de hechos que impliquen la vulneración de derechos o amenacen el adecuado ejercicio de la gestión pública tendiente a su garantía. Los impactos derivados de las actuaciones desarrolladas bajo este escenario serán de mediano y largo plazo. (gráfica 1)
TIPO DE ACTUACIÓN:
- Proyecto Preventivo
- Caso Preventivo
PARA TENER EN CUENTA:
1. El caso o proyecto preventivo debe contar con un radicado SIM, el cual será el expediente principal al que se adjuntarán los documentos ya sea en SIGDEA como en el mismo SIM, de las actividades preventivas realizadas, así como los documentos de respuestas, informes y demás a que haya lugar para su evaluación y posterior archivo de culminación.
2. Los casos y/o proyectos preventivos deber ser cerrados o archivados en el sistema SIM con el correspondiente INFORME DE FINALIZACIÓN establecido institucionalmente para ello, en el cual se evidenciarán las actividades ejecutadas y los resultados. Estos documentos deben estar firmados por el líder que tuvo a cargo el asunto, previa autorización por parte de la Procuradora Delegada; deben estar registrados en el SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL – SIM en el proceso de ARCHIVO; de igual manera deben reportarse en el POA.
3. Los INFORMES CUALITATIVOS TRIMESTRALES, que evidencian el avance y ejecución de actividades de los casos y/o proyectos preventivos deben contener descritos de manera ejecutiva las actividades realizadas, avances y los resultados obtenidos, así no se haya culminado en el trimestre dicho caso o proyecto.
4. Se debe tener control de estos inventarios, registrarlos en el POA.
2. ESCENARIO DE MITIGACIÓN Y RESTITUCIÓN DE DERECHOS
En el momento en que se ha vulnerado un derecho, bajo el escenario de mitigación y/o restitución, el operador preventivo buscará su restablecimiento o la mitigación de los efectos negativos derivados de la ocurrencia de hechos que ya implicaron la lesión o desconocimiento de un derecho sobre un individuo o grupo poblacional. En este caso, los efectos de las actuaciones desarrolladas serán de corto o mediano plazo. (Gráfica 2)
TIPO DE ACTUACIÓN:
- Asunto Abreviado
- Asunto Ordinario
PROCESO PARA ASUNTO ABREVIADO (Gráfica 3):
PARA TENER EN CUENTA:
1. Todos los asuntos, independientemente del escenario en que se estén gestionando, deben tener un número de radicación y estar en el escenario correspondiente.
2. El operador preventivo debe analizar la petición, diseñar, planear y ejecutar las actividades preventivas que permitan lograr el objetivo para la restitución de los derechos del ciudadano o la mitigación del impacto.
3. Los requerimientos a las diferentes entidades a las cuales se vaya a solicitar información de los asuntos a cargo y oficios de respuesta a los peticionarios realizados por el operador preventivo, deberán contar con la identificación del IUS y DTS, de los cuales se deberá enviar copia a la secretaría de la Delegada para su respectivo control, además de registrarlos en el SIGDEA relacionándolo al radicado principal.
4. Para obtener los DTS de correspondencia de SALIDA, se dispuso por parte de la secretaría de la Delegada la BASE DE CONSECUTIVOS DTS, documento institucional que contiene un número consecutivo con el cual los funcionarios asignan a sus documentos el correspondiente consecutivo y se tenga control de estos, tanto por funcionario como gestión de la Procuraduría Delegada.
5. Es importante solicitar o indicar en los requerimientos realizados a las diferentes entidades y/o ciudadanos a las cuales se les estén pidiendo información, que las respuestas sean enviadas tanto al correo del operador preventivo como al correo asuntosdelabajocontrol@procuraduria.gov.co (mínimo 2 correos).
6. Las actividades como requerimientos de carácter general derivados de las diferentes actuaciones preventivas de los asuntos adelantados o que se deriven de gestiones específicas y que sean suscritos por el despacho de la Procuraduría Delegada deberán solicitar mediante correo electrónico, el correspondiente DTS para el control del documento de salida, además de ser reportados en el POA en la casilla correspondiente.
7. Las actividades preventivas tales como realización y participación en reuniones, mesas de trabajo, etc., deben contar con el documento soporte que son las actas de reunión, teniendo en cuenta el formato institucional diseñado para ello y registradas en el POA.
8. Es importante que los operadores preventivos realicen una verificación periódica de las listas de trabajo asignadas por reparto en SIM, con el fin de que los asuntos que se encuentren en estado de ESTUDIO PRELIMINAR sean analizados oportunamente y pasen al siguiente como "ASUNTO ABREVIADO" o si es del caso a "ASUNTO ORDINARIO" para iniciar la planeación y ejecución de las diferentes actividades dispuestas dentro del proceso preventivo, con el fin de gestionar oportunamente y obtener los resultados esperados con la intervención.
9. Los ASUNTOS ABREVIADOS deben ser cerrados con el documento ACTA DE ARCHIVO, en el cual se deben relacionar las actividades y resultados obtenidos de manera clara y concluyente; es importante aclarar que este podrá ser diligenciado de manera masiva, es decir, que, dentro del mismo, se pueden archivar varios radicados IUS.
10. El proceso de autorización y firma de los documentos que cumplan con las actividades y fines de los asuntos preventivos por los funcionarios de apoyo y aprobación por ellas, Las solicitudes que no cumplan con los requisitos y justificación de fondo para su cierre serán devueltas a los operadores con el fin de que sean ajustados y se reanuden las actividades preventivas, hasta tanto se resuelva de manera definitiva. Por lo tanto, cuando se genere la actividad ARCHIVO, por los operadores preventivos, el documento EL ACTA DE ARCHIVO se encuentre firmada por la Procuradora Delegada y el operador preventivo a cargo.
11. Si el asunto abreviado no ha podido ser resuelto de fondo, si se han tenido que realizar más actividades de mayor complejidad, en un término de 6 meses se procederá a darle trámite a la segunda etapa dentro del escenario y pasar a ASUNTO ORDINARIO.
PROCESO PARA ASUNTO ORDINARIO (Gráfica 4):
PARA TENER EN CUENTA:
1. Se realizan los mismos pasos de análisis y verificación de información del asunto abreviado.
2. Se debe realizar las verificaciones en el sistema SIM de los estados de los radicados de las listas de trabajo, con el fin de que todos se encuentren en "ASUNTO ORDINARIO".
3. Debe aplicarse el mismo proceso del ASUNTO ABREVIADO, en cuanto al uso y ejecución de las actividades preventivas, así como su registro en el POA, en el espacio diseñado para ello.
4. Los ASUNTOS ORDINARIOS deben ser cerrados con el mismo procedimiento del asunto abreviado, adjuntando los mismos documentos.
5. Se debe tener control de estos inventarios y registrar en el POA verificando al corte del final del mes que se encuentre en el SIM el mismo dato.
6. Si el ASUNTO ORDINARIO no se puede solucionar o el operador preventivo determina que puede ser una alerta temprana para iniciar un CASO PREVENTIVO deberá formalizarlo en los formatos establecidos para ello.
3. ESCENARIO DE ORIENTACIÓN
Por su parte, en el escenario de orientación, el operador preventivo se enfoca en resolver las inquietudes del público que acude ante la Delegada, en busca de orientación para obtener información relacionada con la protección y ejercicio de sus derechos, la actuación bajo este escenario tiene un carácter inmediato. (Gráfica 5)
TIPO DE ACTUACIÓN: Atención CAP PARA TENER EN CUENTA POR ATENCIÓN EN EL CAP:
Si bien es cierto, la atención al público será ejecutada desde el punto del CAP, también se puede realizar mediante llamadas telefónicas en las cuales el ciudadano no solo necesite la consulta de información, si no que requiera que se inicie un radicado para evaluación preventiva, para lo cual se diligencia el formato estipulado y se iniciarán los procesos de radicación, verificación y reparto del asunto.
Las personas que realicen esta actividad deberán reportar en el POA dichas atenciones, haciendo claridad en que las atenciones a los peticionarios que ya tienen un radicado en la Delegada y se está actuando en el escenario de orientación, NO SE DEBE REPORTAR EN LA PLANTILLA; esas son actividades que van intrínsecas en el asunto.
Estas atenciones deberán ser reportadas, en los formatos destinados para ello, tanto por los operadores preventivos, así como por los funcionarios que están atendiendo público en el CAP.
ASPECTOS GENERALES EN TODOS LOS ESCENARIOS
- Todas y cada una de las ACTIVIDADES PREVENTIVAS EJECUTADAS para el desarrollo de los radicados en los escenarios anticipatorio, de mitigación y restitución de los derechos, deben registrarse en la parte final de la plantilla de planeación operativa anual para que hagan parte del reporte consolidado de las actuaciones de la Delegada y reportarse en los indicadores de gestión relacionados con la Entidad.
- Las actividades también deben registrarse en el Sistema de Información Misional SIM, es decir, deben contener los documentos que soporten su ejecución y deben coincidir con los registros en el POA.
- El POA debe presentarse dentro de los primeros cinco (5) días del mes y los INFORMES TRIMESTRALES DE GESTIÓN, los primeros cinco (5) días del trimestre causado, con el fin de lograr la consolidación de la información de la Delegada.
- Para los casos y proyectos preventivos, se deben presentar en el año cuatro (4) INFORMES o DOCUMENTOS DE AVANCE (Uno para cada trimestre), los cuales deben contener los siguientes ítems:
a. Nombre del caso o proyecto preventivo y número de IUS
b. Objetivo
c. Actividades realizadas
d. Resultados obtenidos
Estos informes deben ser ejecutivos y cumplir con calidad en cuanto a redacción, ortografía y orden.
- Para final de año debe presentarse el INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO DEL AÑO, el cual mantendrá los mismos lineamientos del punto anterior y debe contener las actividades consolidadas de manera cronológica, ejecutiva y que tengan un resultado final del caso. De no culminarse la gestión en el año, se sugiere hacer el cierre del radicado e iniciar uno nuevo haciendo relación al anterior y formalizarlo en el sistema de información misional SIM.
- Cada operador preventivo debe atender al ciudadano por los canales establecidos por la Entidad (presencial, telefónico y correo electrónico).
Agradezco gentilmente dar cumplimiento con oportunidad y calidad al Proceso Preventivo, lo cual permitirá optimizar el funcionamiento de la Delegada, así como la presentación de los informes y estadísticas, en tiempo, en forma completa y eficiente, por parte de cada uno de los operadores preventivos. Es deber de todos(as) reflejar la gestión real de la Delegada y de la entidad en el cumplimiento de sus metas e indicadores institucionales.
Cordialmente,
DIANA MARGARITA OJEDA VISBAL
