MEMORANDO 806 DE 2025
(agosto 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
| Para: | FUNCIONARIOS PROCURADURIA DELEGADA PARA ASUNTOS DEL TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL |
| De: | PROCURADORA DELEGADA |
| Asunto: | PROCESO PREVENTIVO Y REGISTRO DE LAS ACTUACIONES PREVENTIVAS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION SIM-DOKUS - STRATEGOS |
| Fecha: | 6 DE AGOSTO DE 2025 |
Apreciados funcionarios:
En cumplimiento a los lineamientos implementados institucionalmente para la correcta aplicación del proceso integral preventivo, así como a las diferentes actividades de vigilancia y seguimiento por parte de las oficinas de Control Interno y Planeación, me permito recordar la conceptualización del Proceso Preventivo y las gestiones que se deben adelantar en sus tres escenarios (Anticipación, Mitigación y Restitución de derechos y Orientación), esto con el objetivo de unificar la información del proceso preventivo y propender por la actualización oportuna de las actuaciones misionales en los sistemas de información de la Entidad, lo que permite garantizar el cumplimiento de estándares de contenido y calidad, así como la aplicación oportuna de los instrumentos misionales por parte de los funcionarios adscritos a esta Delegada.
ESCENARIOS DEL PROCESO PREVENTIVO
Los escenarios son los ámbitos de gestión de la función preventiva y sirven como referencia para que el operador preventivo determine el objetivo a lograr con su actuación (v.gr. anticipar, mitigar y/o restituir u orientar) y seleccione el tipo de actuación idóneo para materializarlo, según el caso específico.
1. ESCENARIO DE ANTICIPACIÓN
En el escenario de anticipación, el operador preventivo buscará actuar con antelación frente a la ocurrencia de hechos que impliquen la vulneración de derechos o amenacen el adecuado ejercicio de la gestión pública tendiente a su garantía. Los impactos derivados de las actuaciones desarrolladas bajo este escenario serán de mediano y largo plazo. (gráfica 1)
TIPO DE ACTUACIÓN:
- Proyecto Preventivo
- Caso Preventivo
2. ESCENARIO DE MITIGACIÓN Y RESTITUCIÓN DE DERECHOS
En el momento en que se ha vulnerado un derecho, bajo el escenario de mitigación y/o restitución, el operador preventivo buscará su restablecimiento o la mitigación de los efectos negativos derivados de la ocurrencia de hechos que ya implicaron la lesión o desconocimiento de un derecho sobre un individuo o grupo poblacional. En este caso, los efectos de las actuaciones desarrolladas serán de corto o mediano plazo. (Gráfica 2) TIPO DE ACTUACIÓN: Asunto Abreviado Asunto Ordinario PROCESO PARA ASUNTO ABREVIADO (Gráfica 3):
Proceso específico para la atención de ASUNTOS ABREVIADOS en temas de salud con riesgo de vida y otros:
Notas: Los requerimientos en salud a las diferentes EPS, IPS y/o los diferentes actores del sistema en salud, serán gestionados de conformidad con el sistema integral preventivo (SIP) y en el formato unificado para tal fin, el cual reposa en el ONE DRIVE de procesos de la delegada.
Los términos serán los siguientes:
1. Análisis de la petición, planeación y ejecución del proceso preventivo, mediante las diferentes actividades determinadas en el procedimiento.
2. Requerimientos: para esta actividad se establecen los siguientes términos de respuesta para los asuntos en salud:
a. Se otorgarán tres (3) días hábiles contados a partir del recibo del requerimiento enviado a la entidad para que se dé respuesta de fondo.
b. Si no se ha recibido respuesta dentro del término señalado, se procederá a la REITERACIÓN con el mismo tiempo del requerimiento inicial.
c. De no recibir información del asunto por parte de la entidad, trascurridos quince (15) días después de haber realizado el primer requerimiento y la reiteración del mismo, se dará traslado por competencia definitiva a la Superintendencia de Salud, informando al peticionario dicha decisión y se realizará el ARCHIVO del radicado.
d. Cuando no se ha recibido respuesta de la entidad, se podrá usar como mecanismo de verificación llamada telefónica al solicitante; si se evidencia que se ha superado la barrera de acceso se procederá con el archivo del radicado, el cual tendrá como constancia, él envió al correo electrónico informado por el ciudadano en donde se señale la decisión adoptada por el despacho. Esta información debe reposar en el acta de archivo y el soporte del envío del correo en el SIM.
e. Para los "casos de riesgo de vida", o más propiamente un "riesgo para la vida", el cual se refiere a una situación donde existe una alta probabilidad de que una persona sufra un daño grave o muera, debido a una amenaza o peligro inherente a una circunstancia médica, en estado de vulnerabilidad o situaciones específicas donde el operador decida continuar con la vigilancia dada su importancia o complejidad, este realizará actividades preventivas adicionales que considere para salvaguardar el derecho a la salud del afiliado.
f. En los casos de que el operador preventivo dentro de la órbita de su análisis, competencia y demás, podrá activar el proceso misional disciplinario mediante el procedimiento administrativo establecido para tal fin.
PROCESO PARA ASUNTO ORDINARIO (Gráfica 4):
Nota: si se requieren planear y ejecutar más actividades preventivas y se evidencia que la solución del asunto ordinario puede tener un impacto en un GRUPO POBLACIONAL, el operador preventivo podrá evaluar la posibilidad de iniciar un CASO PREVENTIVO.
3. ESCENARIO DE ORIENTACIÓN
El escenario de orientación es el ámbito de la gestión preventiva en el que el público acude a la PGN de forma personal, o por los canales de atención dispuestos por la entidad, en búsqueda de ORIENTACIÓN para el goce efectivo de sus derechos ante entidades públicas o particulares que ejercen funciones públicas y quienes actúan como garantes de derechos. La actuación bajo este escenario tiene un carácter inmediato. La orientación no está relacionada con ofrecer información sobre el estado del radicado al quejoso que ya tiene en la PGN un radicado y que sobre el cual requiere le aclaran o informen sobre las actividades realizadas para su caso en concreto.
(Gráfica 5)
TIPO DE ACTUACIÓN: Atención CAP
PARA TENER EN CUENTA:
1. Todos los asuntos, independientemente del escenario en que se estén gestionando, deben tener un número de radicación en SIM y estar en el escenario correspondiente.
2. El operador preventivo debe analizar la petición, diseñar, planear y ejecutar las actividades preventivas que permitan lograr el cumplimiento del objetivo para la restitución de los derechos del ciudadano o la mitigación del impacto.
3. Los requerimientos a las diferentes entidades a las cuales se vaya a solicitar información de los asuntos a cargo y oficios de respuesta a los peticionarios realizados por el operador preventivo deberán estar acordes con los modelos establecidos para ello, y de los cuales se deberá enviar copia a la secretaría de la Delegada para su respectivo control.
4. Para obtener los DTS de correspondencia de SALIDA, se dispuso por parte de la secretaria de la Delegada, la BASE DE CONSECUTIVOS DTS, documento compartido en el ONE DRIVE con el fin de que los funcionarios asignen a sus documentos el correspondiente consecutivo con el fin de mantener el control por parte del operador, así como de la gestión Delegada; como nuevo procedimiento se estableció que para oficios con la firma del procurador(a) delegado(a) se debe solicitar al funcionario designado para tal fin, previa autorización de la estructura y contenido del documento, el cual tendrá como soporte el correo de aprobación.
5. Las actividades preventivas tales como realización y participación en reuniones, mesas de trabajo, etc., deben contar con el documento oficial institucional debidamente diligenciado y firmado por los participantes en las mismas, y registrarlas en el POA y/o en el SIM según sea el asunto.
6. Es importante que los operadores preventivos realicen una verificación periódica de las listas de trabajo asignadas por reparto en SIM, con el fin de que los asuntos que se encuentran en estado de ESTUDIO PRELIMINAR, sean analizados oportunamente y pasen al siguiente escenario administrativo como "ASUNTO ABREVIADO" o si es del caso a "ASUNTO ORDINARIO" para iniciar la planeación y ejecución de las diferentes actividades dispuestas dentro del proceso preventivo, con el fin de gestionar oportunamente y obtener los resultados esperados con la intervención.
7. Los Casos y Proyectos Preventivos debe contar con un radicado SIM, el cual será el expediente principal al que se adjuntarán los documentos que
soporten las actividades preventivas realizadas, así como los documentos de respuestas, informes y demás a que haya lugar para su evaluación y posterior archivo; dicha documentación se podrá adjuntar desde la plataforma DOKUS o en archivos PDF según el caso.
8. Los casos y proyectos preventivos deber ser cerrados o archivados en el sistema SIM con el correspondiente INFORME DE FINALIZACIÓN establecido institucionalmente para ello, en el cual se evidenciarán las actividades ejecutadas y los resultados. Estos documentos deben estar firmados por el líder que tuvo a cargo el asunto, previa autorización por parte de la Procurador(a) Delegado(a); deben estar registrados en el SISTEMA DE INFORMACION MISIONAL – SIM y reportarse en el POA.
9. Los ASUNTOS ABREVIADOS deben ser cerrados con el documento ACTA DE ARCHIVO, en el cual se deben relacionar las actividades y resultados obtenidos de manera clara y concluyente; es importante aclarar que este podrá ser diligenciado de manera masiva o individual, es decir que, dentro del mismo documento, se pueden archivar varios radicados IUS o uno solo.
10. El proceso de autorización y firma de los documentos que cumplan con las especificaciones acá resaltadas, serán evaluadas por los funcionarios de revisión y aprobación de estas. Las actas que no cumplen con los requisitos o justificación de fondo para su cierre serán devueltas a los operadores con el fin de que sean ajustados o se reanuden las actividades preventivas, hasta tanto se resuelva de fondo la petición. Los ARCHIVOS EN EL SISTEMA sólo podrán ser efectuados cuando el ACTA DE ARCHIVO se encuentre firmada por la Procurador(a) Delegado(a) y el operador preventivo a cargo.
11. Si el asunto abreviado no ha podido ser resuelto de fondo y si se han tenido que realizar actividades adicionales de mayor complejidad, en un término mayor a 6 meses, se procederá a darle trámite a la segunda etapa dentro del escenario y pasar a ASUNTO ORDINARIO.
12. Si bien es cierto, la atención al público será ejecutada desde el punto del CAP donde presencialmente pueden acudir los ciudadanos, también se puede realizar mediante llamadas telefónicas en las cuales los quejosos podrán solicitar el inicio de una intervención preventiva, para lo cual se diligencia el formato estipulado y se iniciarán los procesos de radicación, verificación y reparto del asunto. Estas atenciones deberán ser reportadas tanto por los operadores preventivos, así como por los funcionarios que están atendiendo público en el CAP, en los formatos destinados para ello.
ASPECTOS GENERALES EN TODOS LOS ESCENARIOS
- Todas y cada una de las ACTIVIDADES PREVENTIVAS EJECUTADAS para el desarrollo de los radicados en los escenarios anticipatorio, de mitigación y restitución de los derechos, deberán registrarse en la plantilla de planeación operativa anual POA para que hagan parte del reporte consolidado de las actuaciones de la Delegada, el cual deberá ser presentado dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes en la platilla definida para ello.
- En el año se presentan cuatro (4) INFORMES CUALITATIVOS TRIMESTRALES, los cuales deben ser enviados los cinco (5) primeros días del mes después del trimestre causado por los líderes de CASOS y PROYECTOS PREVENTIVOS. La estructura de dichos informes, de acuerdo con los requerimientos de la Oficina de Planeación, deben contener los siguientes ítems (ver instructivo de elaboración de informes cualitativos):
a. Nombre del caso o proyecto preventivo y número de IUS
b. Objetivo
c. Actividades realizadas
d. Resultados obtenidos
Es preciso resaltar que estos informes deben ser ejecutivos y cumplir con calidad en cuanto a redacción, ortografía y estilo.
- Para final de año debe presentarse el INFORME DE GESTIÓN CONSOLIDADO ANUAL, el cual mantendrá los mismos lineamientos del punto anterior y deberá contener las actividades consolidadas de manera cronológica, ejecutiva y que tengan un resultado final de caso. Si no se culminó en el año, se sugiere hacer el cierre del radicado e iniciar uno nuevo haciendo relación al anterior y formalizarlo en el sistema de información misional SIM.
Agradezco gentilmente su apoyo y cumplimiento al Proceso Preventivo lo que permite optimizar el funcionamiento de la Delegada, así como el registro de la información en los sistemas, la presentación oportuna, completa y con calidad de los informes y estadísticas de cada uno de los operadores preventivos, pues esto refleja la gestión real de la Delegada y de la entidad en el cumplimiento de sus metas e indicadores institucionales.
Cordialmente,
MÓNICA ANDREA ULLOA RUÍZ
Procuradora Delegada para Asuntos del Trabajo y Seguridad Social
