RESOLUCIÓN 40 DE 2017
(Febrero 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
"Por medio de la cual se adopta el Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico y de Archivo - SIGDEA en la Procuraduría General de la Nación y se dictan otras disposiciones".
EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 277 de la Constitución Política de Colombia y el numeral 7, artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 527 de 1999, “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones", aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo en los casos de "... obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados internacionales” y en "... las advertencias escritas que por disposición legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo que implica su comercialización, uso o consumo", reguló específicamente en la parte III, capítulos I, II y III, lo relacionado con firmas digitales, certificados y entidades de certificación.
Que la Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, consagra en el artículo 19 que “Las entidades del Estada podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su (sic) archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
PARÁGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de fa validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan les requisitos exigidos por la Leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio."
Que conforme al artículo. 22 de la normativa antes mencionada, “La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos".
Que la Ley 1341 de 2009, “Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad, de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC--, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones", establece en el artículo 2, numerales 1 y 8, entre otros, los siguientes principios orientadores de la misma, el de
"1. Prioridad al acceso y uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”, a través del cual "... El Estado y en general todos los agentes del sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones deberán colaborar, dentro del marco de sus obligaciones, para priorizar el acceso y uso a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la producción de bienes y servicios…”. y “8. Masificación del Gobierno en Línea" el que indica lo siguiente: "...Con el fin de lograr la prestación de servicios eficientes a los ciudadanos, las entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en el desarrollo de sus funciones...".
Que la Ley 1437 de 2011, "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo" regula en el título II, capítulo IV, la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo, indicando en sus artículos 53 y 55 que "... Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos...” y que "…Los documentos públicos autorizados o suscritos por medios electrónicos tienen la validez y fuerza probatoria que le confieren a los mismos las disposiciones del Código de Procedimiento Civil..:”.
Que en el artículo 58 ibidem, se establece que “Cuando el procedimiento, administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas...”.
Que el artículo 59 de la precitada Ley, define el expediente electrónico como "... el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan... "
Que en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública" la Procuraduría General de la Nación elaboró y publicó el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2017, en el que se incorporó la implementación del Sistema de Gestión Documental y de Archivo Electrónico (SIGDEA) en los componentes: i) Componente 2 -RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES, para facilitar al ciudadano la presentación de sus peticiones, quejas reclamos y solicitudes en general en sede electrónica, así como el seguimiento a su trámite, a través de un único formulario en el que se seleccione el trámite que corresponda; ii) Componente 4 - MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO; y iii) COMPONENTE 5 - MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN, en el que se formula como meta de la actividad 3.3 que integra el Subcomponente -3 Elaboración los Instrumentos de Gestión de la Información, tener SIGDEA implementado entre marzo y diciembre de 2017.
Que en virtud de la Ley 489 de 1998, artículo 18, "... La supresión y simplificación de trámites será objetivo permanente de la Administración Pública en desarrollo de los principios de celeridad y economía previstos en la Constitución Política y en la presente Ley...". por tanto, dichos principios también son fundamentales en la adopción del SIGDEA en la entidad, en la medida que se busca la transparencia en las actuaciones administrativas, el acceso a la información a través de medios electrónicos y la mejora de los estándares de eficacia y eficiencia mediante el uso de tecnologías de la información, con la seguridad jurídica que ofrece el cumplimiento de los atributos de las comunicaciones electrónicas.
Que en cumplimiento de los artículos 15 y 16 de la Ley 1712 de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones" y acorde con las disposiciones contenidas.en el Título V, Capítulo IV del Decreto 103 de 2015 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones" la Procuraduría General de la Nación mediante Resolución No. 10 del 13 de enero de 2017 adoptó el Programa de Gestión Documental, el cual está alineado con el Plan Estratégico Institucional y el Sistema de Gestión de Calidad de la misma, y que incluye el uso de las tecnologías de la información para la ejecución de los procesos de gestión documental, conforme a las políticas de Gobierno en Línea y demás lineamientos establecidos en el artículo 17 de. la misma ley, relacionados con los sistemas de información electrónica.
Que las políticas y lineamientos de la estrategia de gobierno en línea se compilan en el Título 9, capitulo 1, artículo 2 2.9.1.1.1 y siguientes del Decreto 1078 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones” y se describen los cuatro componentes a través de los cuales se desarrollan los fundamentos de dicha es estrategia así: i) TIC para Servicios, ii) TIC para el Gobierno Abierto, iii) TIC para la Gestión y iv) Seguridad y Privacidad de la Información.
Que según el análisis y descripción de la necesidad contenida en los estudios previos que soportaron la elaboración del pliego de condiciones de la licitación pública 03 de 2015 y el contrato 179-023-2015 suscrito entre la Procuraduría General de la Nación e Indenova Sucursal de Colombia, cuyo objeto es "CONTRATAR LA ADQUISICION DEL LICENCIAMIENTO Y LOS SERVICIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO Y DE ARCHIVO PARA LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN", dicho sistema se enfoca en el cumplimiento de la estrategia de gobierno en línea.
Que el sistema de información de gestión documental electrónico y de archivo de la Procuraduría General de la Nación se desarrolla y parametriza teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los Capítulos III y IV del Decreto.2609 de 2012, "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”, relacionadas con El Sistema de Gestión Documental y La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
Que teniendo en cuenta que mediante Resolución No. 114 de 2006, la Procuraduría General de la Nación ordenó la designación de administradores funcionales y técnicos para los sistemas de información de la Entidad, estableciendo funciones a cada uno para "... organizar y- registrar la información necesaria para cumplir los mandatos legales a. cargo de la Procuraduría General de la Nación; garantizar y asegurar la confiabilidad y fidelidad de la información registrada en ellos..." para el desarrollo del contrato 179-023-2015 ya mencionado, la Procuraduría General de la Nación expidió la Resolución No 229 del 10 de junio de 2015 "Por medio de la cual se implementa el Proyecto de Gestión Documental Electrónico y de Archivo de la Procuraduría General de la Nación, se crea el Grupo de Gestión Documental Electrónico de la PGN y de dictan otras disposiciones".
Que conforme al modelo de operación por procesos definido para la Procuraduría General de la Nación en el Manual de Calidad MAN-MC-GC-001, aprobado el 18 de junio de 2015, la Gestión Documental hace parte de los macro procesos de apoyo e involucra a toda la organización.
Que si bien el artículo décimo de la Resolución No. 253 de 2012, “Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones por Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público"; establece que "... Ningún servidor público, distinto al Procurador General de la Nación puede atribuir funciones específicas adicionales a los cargos de la planta de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público, o que modifiquen o sustituyan las previstas en este manual..:, la misma disposición aclara que "…los Jefes de dependencia puedan asignar actividades que enmarcadas dentro de las funciones esenciales señaladas para cada empleo y acordes al nivel jerárquico. deban cumplir los funcionarios de sus respectivas áreas...”.
Que conforme al artículo décimo segundo del referido acto administrativo, son funciones esenciales comunes que ejercen los servidores de la Procuraduría General de la Nación, distintos al Procurador General y al Viceprocurador General, para el adecuado uso del SIGDEA: "... 4. Registrar en /os sistemas de información las actuaciones surtidas dentro de los procesos asignados, según los procedimientos vigentes establecidos en la entidad..." y "…6. Mantener actualizados y organizados los documentos que por razón de sus funciones deba producir, así como realizar la custodia de los bienes a su cargo, de acuerdo con la normatividad, las tapias. de retención documental y los procedimientos vigentes..."
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el Sistema de Información de Gestión Documental Electrónica y de Archivo - SIGDEA en la Procuraduría General de la Nación y el Instituto de Estudios del Ministerio Público, como herramienta informática para llevar a cabo la gestión y registro de las actividades que hacen parte del Macro Proceso de Gestión Documental y los procedimientos que se hayan incorporado, conforme a las consideraciones de la parte resolutiva.
ARTÍCULO SEGUNDO. Es deber de todos los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación y el Instituto de Estudios del Ministerio Público organizar todos los documentos que por razón de sus funciones recepcione, tramite, gestione, produzca, archive y preserve, así como registrar las actuaciones que se realicen en el SIGDEA, según el rol asignado a cada uno.
ARTÍCULO TERCERO. Todos los jefes de las dependencias de la Procuraduría General de la Nación y el Instituto de Estudios del Ministerio Público deberán revisar periódicamente y mantener actualizadas las tablas de retención documental de las dependencias a su cargo, como mecanismo legal de organización y control documental.
ARTÍCULO CUARTO. La administración funcional del SIGDEA y la administración técnica de la herramienta, estará a cargo del Grupo de Gestión Electrónica Documental - GED y de la Oficina de Sistemas, respectivamente.
ARTÍCULO QUINTO. Los administradores funcional y técnico del SIGDEA deberán brindar periódicamente a los servidores de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público las capacitaciones sobre las funcionalidades del Sistema de Información de Gestión Documental Electrónica y de Archivo, así como publicar e informar sobre las actualizaciones de la documentación y herramientas que soportan el funcionamiento de dicho Sistema.
ARTÍCULO SEXTO. El Instituto de Estudios del Ministerio Público deberá incorporar en el Curso de Inducción y Reinducción de los servidores de la Procuraduría General de la Nación, un módulo relacionado con las funcionalidades del SIGDEA y con el apoyo del Grupo de Gestión Electrónica Documental - GED diseñarán la estrategia para integrar a funcionarios a la red de formadores en materia de Gestión Documental, para apoyar la gestión a través del SIGDEA en el nivel territorial.
ARTÍCULO SÉPTIMO. El Grupo de Gestión Electrónica Documental - GED de la Procuraduría General de la Nación contará con una mesa de ayuda para brindar orientación funcional a los servidores de la entidad sobre el SIGDEA, para lo cual se deberá ampliar el equipo de trabajo con el que actualmente cuenta.
ARTÍCULO OCTAVO. Los Procuradores Regionales y Provinciales con sede en la misma ciudad determinarán conjunta y coordinadamente, con base en las funciones esenciales señaladas en el manual de funciones y requisitos para cada empleo y de acuerdo al nivel jerárquico, los funcionarios que atenderán los puntos de radicación de correspondencia ubicados en el nivel territorial.
ARTÍCULO NOVENO. Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,
FERNANDO CARRILLO FLOREZ
Procurador General de la Nación
