RESOLUCIÓN 229 DE 2015
(junio 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Por medio de la cual se implementa el Proyecto de Gestión Documental Electrónico y de Archivo de la Procuraduría General de la Nación, se crea el Grupo de Gestión Documental Electrónico de la PGN y se dictan otras disposiciones
EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN
En uso de las atribuciones constitucionales y legales; en especial las contenidas en los artículos 277 de la Constitución Política y 7. numerales 7o y 34 del Decreto Ley 262 de 2000 y.
CONSIDERANDO
Que de conformidad con el artículo 277 de la Constitución Política, corresponde al Procurador General de la Nación, por sí o por intermedio de sus delegados y agentes, el ejercicio, entre otras, de las siguientes funciones: (i) vigilar el cumplimiento de la Constitución, las leyes, las decisiones judiciales y los actos administrativos y (ii) velar por el ejercicio diligente y eficiente de las funciones administrativas.
Que atendiendo lo dispuesto por el artículo 7, numerales 7o y 34 del Decreto Ley 262 de 2000, el Procurador General de la Nación cumple, entre otras, las siguientes funciones: (i) expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para desarrollar las funciones atribuidas por la ley; así como (ii) crear comités asesores y grupos de trabajo para el cumplimiento de las funciones de la entidad y los previstos en la ley.
Que dados los avances tecnológicos y las obligaciones que impone a las entidades públicas la Estrategia de Gobierno en Línea al año 2019, definidas en la Ley 2573 de 2014 y su Manual 3.1, así como la necesidad de contar con un adecuado Sistema de Gestión Documental Electrónico, la Procuraduría General de la Nación inscribió ante el Departamento Nacional de Planeación, el Proyecto de FORTALECIMIENTO PLATAFORMA TECNOLÓGICA DE LA PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN, A NIVEL NACIONAL, código BPIN 2013011000260, con la actividad "Implementar el Sistema de Gestión Documental y Expediente Electrónico".
Que dentro de esta actividad se contempla la adquisición, análisis, diseño, parametrización, implementación, capacitación, garantía y servicios conexos del Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico y de Archivo, en adelante SIGDEA.
Que la Procuraduría General de la Nación adelantó la Licitación Pública No. 03 de 2015, cuyo objeto fue contratar la adquisición del licenciamiento y los servicios para la implementación del SIGDEA para la Procuraduría General de la Nación; licitación que fue adjudicada mediante Resolución No. 381 del 9 de junio de 2015.
Que dada la trascendencia que tiene este Proyecto, así como la ejecución del contrato que pretende su desarrollo, se hace necesaria la implementación formal del mismo al interior de la Entidad, así como la creación del Grupo de Gestión Documental Electrónico, en adelante GED, de la Procuraduría General de la Nación, encargado de apoyar este objetivo.
Que de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 114 de 2006, proferida por el Procurador General de la Nación, la Oficina de Sistemas y las dependencias de la entidad que administren o tengan bajo su responsabilidad la determinación e inclusión de datos en los distintos sistemas de información de la entidad, designarán uno o más funcionarios encargados de la administración técnica y funcional del o los sistemas de información a su cargo.
Que el aludido Proyecto fue registrado en el Sistema de Información STRATEGOS de la Procuraduría General de la Nación desde el año 2013.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO. La presente Resolución tiene por objeto (i) la implementación del Proyecto de Gestión Documental Electrónico y de Archivo de la Procuraduría General de la Nación; (ii) la integración del Comité Directivo del Proyecto y (iii) la creación del Grupo de Gestión Documental Electrónico (GED) al interior de la Procuraduría General de la Nación.
ARTÍCULO SEGUNDO. DEL PROYECTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO Y DE ARCHIVO DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. El Proyecto que se implementará presenta, entre otras, las siguientes características:
2.1 Objeto: Implementar el Sistema de Gestión Documental Electrónico y de Archivo -SIGDEA al interior de la Procuraduría General de la Nación, con el fin de garantizar la integridad, confiabilidad, autenticidad, disponibilidad y la trazabilidad de la documentación que ingrese, se tramite y salga de la entidad, ajustando estos procedimientos a las necesidades y a la normatividad vigente en el tema de gestión de contenido documental electrónico.
2.2 Alcance: Implementar el Sistema de Gestión Documental Electrónico y de Archivo -SIGDEA, adquiriendo el sistema de gestión documental electrónico y los servidores, el almacenamiento (SAN) que soportará a dicho sistema, así como los kits de las ventanillas de digitalización, de acuerdo a las necesidades específicas de la PGN y la normatividad vigente en el tema de gestión documental. Lo anterior, con el fin de garantizar la integridad, confiabilidad, autenticidad, disponibilidad y la trazabilidad de la documentación que ingrese, se tramite y salga de la entidad, a nivel central y nacional.
2.3 Fases:
1. Entrega de licencias e instalación de los sistemas operativos, motor de base de datos de servidores y del SIGDEA y todas sus herramientas.
2. Análisis y Diseño, incluyendo procedimientos y requerimientos.
3. Implementación y capacitación funcional y técnica Bogotá y una (1) regional (incluye la Regional, las provinciales y Judiciales).
4. Implementación y capacitación funcional en veinticuatro (24) Regionales (incluye las procuradurías regionales, provinciales y judiciales).
5. Implementación y capacitación funcional en las demás dependencias.
6. Capacitación y sensibilización de nuevos funcionarios, atendiendo los procesos de concurso de méritos.
7. Adopción y divulgación del Manual de Políticas y Estándares para la Gestión de Información, Trámites y Servicios a través de medios electrónicos en la PGN.
8. Seguimiento y mantenimiento del SIGDEA.
ARTÍCULO TERCERO. DE LA CREACIÓN, CONFORMACIÓN Y FUNCIONES DEL COMITÉ DIRECTIVO DEL PROYECTO. Créase el Comité Directivo del Proyecto de Gestión Documental Electrónico y de Archivo, como la instancia encargada de definir los asuntos y lineamientos trascendentales de la ejecución del Proyecto.
PARÁGRAFO 1o. El Comité Directivo estará conformado por:
1. El Procurador General de la Nación, como Jefe Supremo de la entidad, o su delegado.
2. El Viceprocurador General de la Nación o su delegado, quien ejercerá el rol del líder general del Proyecto de que trata la presente Resolución.
3. El (la) Secretario (a) General de la entidad, como ordenador del gasto y de la gestión administrativa de la Procuraduría General de la Nación.
4. El Jefe de la Oficina de Sistemas, quien operará como Administrador Técnico del SIGDEA, así como del planteamiento y validación de los requerimientos técnicos de la aplicación.
5. El Jefe Oficina de Planeación, en su rol de apoyar la definición de procesos, procedimientos y lineamientos del Proyecto a corto y mediano plazo.
6. El Coordinador del Grupo de Gestión Documental Electrónico -GED-, quien será el Administrador Funcional del SIGDEA y quien deberá coordinar con las dependencias que corresponda, el planteamiento de los requerimientos y aprobación funcional de cada uno de los módulos del SIGDEA.
7. El Jefe de la División de Documentación.
8. El Jefe de la División de Registro, Control y Correspondencia. En su rol de administrador de todos los documentos que ingresan a la Procuraduría a través de la web, correo electrónico y en cada sede a nivel central y territorial en la entidad.
9. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien asistirá con voz pero sin voto.
PARÁGRAFO 2o. El Comité Directivo tendrá las siguientes funciones:
1. Definir los asuntos trascendentales (técnicos y económicos) para la ejecución del Proyecto.
2. Coordinar la función de los supervisores del contrato, de conformidad con el manual de contratación de la entidad.
3. Coordinar con las diferentes áreas misionales, de apoyo, de orden estratégico y, de evaluación y control de la entidad, las gestiones necesarias para revisar y ajustar el SIGDEA a las necesidades de las mismas.
4. Validar, previo a la firma del Procurador General de la Nación, los actos administrativos necesarios y pertinentes para la implementación del SIGDEA al interior de la entidad.
5. Proponer mejoras para la ejecución del Proyecto.
6. Solicitar informes a los Jefes de las Dependencias encargados de implementar el Proyecto.
7. Controlar la ejecución del Proyecto.
8. Aprobar el Manual de Políticas y Estándares para la Gestión de Información, Trámites y Servicios a través de medios electrónicos en la PGN.
ARTÍCULO CUARTO. De la creación, adscripción, conformación y funciones del Grupo de Gestión Documental Electrónico -GED-. Créase el Grupo de Gestión Documental Electrónica, en adelante GED, al interior de la Procuraduría General de la Nación, encargado de asesorar y evaluar los aspectos funcionales, legales y operacionales del SIGDEA.
El coordinador del GED será el Administrador Funcional del SIGDEA; lo anterior, de conformidad con lo previsto en la Resolución No. 114 de 2006 proferida por el Procurador General de la Nación.
PARÁGRAFO 1o. El GED estará adscrito al Despacho de la Viceprocuraduría General de la Nación y estará conformado por un coordinador, profesionales en derecho, profesionales en manejo de archivo y gestión de documentos electrónicos, personal técnico de apoyo, administrativo y operativo, que serán asignados por el Procurador General de la Nación, según disponibilidad y necesidad del servicio.
PARÁGRAFO 2o. El Grupo de Gestión Documental Electrónico -GED-, tendrá las siguientes funciones:
a. Velar por el cabal funcionamiento y operación del SIGDEA.
b. Elaborar y proponer políticas que soporten la planeación documental electrónica, gestionando su promulgación, comunicación e implementación en todos los niveles de la entidad; así como, proyectos mediante los cuales se mantenga el adecuado funcionamiento del SIGDEA en la entidad.
c. Coordinar en la entidad, junto con la Oficina de Sistemas, la Oficina de Planeación, la Oficina de Prensa, la División de Registro Control y Correspondencia, la División de Documentación y la División de Centro de Atención al Público, la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea en lo relacionado con trámites y servicios. Para ello, deberá elaborar -para la aprobación del Comité Directivo del Proyecto-, el "Manual de Políticas y Estándares para la Gestión de información, Trámites y Servicios a través de Medios Electrónicos en la PGN".
d. Consolidar datos y presentar informes relacionados con el SIGDEA al Procurador General de la Nación, a la Oficina de Planeación, al Comité Directivo del Proyecto o, a aquellas dependencias que lo requieran.
e. Implementar en el SIGDEA, los lineamientos y políticas de los documentos, definidos por la División de Documentación y la División de Registro, Control y Correspondencia de la entidad.
f. Probar y avalar los requerimientos funcionales establecidos en la Licitación No. 3 de 2015, conforme al anexo técnico número 2.
g. Asistir a los comités de la Entidad donde sea requerido.
h. Las demás funciones que le sean asignadas por el Procurador General de la Nación.
ARTÍCULO QUINTO. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los
ALEJANDRO ORDOÑEZ MALDONADO
Procurador General de la Nación
