RESOLUCIÓN 339 DE 2010
(Septiembre 20)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
<NOTAS DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 226 de 2025>
“Por la cual se imparten pautas y criterios para la celebración y supervisión de los convenios que celebre la Procuraduría General de la Nación.”
EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN
en uso de sus facultades constitucionales
y legales, y
CONSIDERANDO
Que el numeral 6o del articulo 7o del Decreto 262 del 22 de febrero de 2000, confiere al Procurador General de la Nación la atribución de “Asignar funciones especiales a las dependencias y empleos de la Procuraduría General de la Nación."
Que de acuerdo al artículo 7o, numeral 7o del Decreto 262 de 22 febrero de 2000, corresponde al Procurador General de la Nación, "Expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para el desarrollo de las funciones atribuidas por la ley".
Que de conformidad con el artículo 15, numeral 8o del Decreto 262 de 22 de febrero de 2000 es función de la Oficina Jurídica "Elaborar los contratos y convenios que deba celebrar la entidad y prestar asesoría jurídica para adelantar el proceso de contratación administrativa. ”
Que según el artículo 2o, numeral 8o de la Resolución 222 de 2001 expedida por el Procurador General de la Nación corresponde al Grupo de Trabajo para la Coordinación, Seguimiento y Atención de las Relaciones Internacionales de la Procuraduría General de la Nación la función de “Asesorar al Procurador General de la Nación en la definición de estrategias de negociación de los acuerdos y convenios de cooperación y asistencia técnica internacional en que tenga interés la entidad'.
Que el artículo 2o numeral 7o de la Resolución 222 de 2001 establece como función del Grupo de Trabajo para la Coordinación, Seguimiento y Atención de las Relaciones Internacionales de la Procuraduría General de la Nación “Coordinar la realización de estudios relativos a la oportunidad y conveniencia de celebrar acuerdos o convenios de cooperación y asistencia técnica internacional relacionados con temas o asuntos de interés institucional, supervisar su ejecución y recomendar las modificaciones o ajustes que a su juicio llegaren a hacerse indispensables."
Que de acuerdo al numeral 9o del artículo 2o de la Resolución 222 de 2001 le corresponde al mencionado Grupo de Trabajo “Evaluar, realizar el seguimiento y promover la cabal ejecución de los compromisos contraídos por la entidad en el ámbito bilateral o internacional y someter a la consideración del Procurador General de la Nación, los informes que este solicite relacionados con el estado en que se encuentre su ejecución."
Que con el fin de garantizar la ejecución cabal y satisfactoria de los convenios que celebre la Procuraduría General de la Nación, se hace necesario señalar pautas para su celebración, precisar las funciones que deben cumplir los supervisores de los mismos y determinar los criterios para el ejercicio de la función de vigilancia, a fin de garantizar la realización de los objetivos propuestos en tales acuerdos.
En virtud de lo anterior,
RESUELVE
ARTÍCULO I. PAUTAS PARA LA CELEBRACIÓN DE CONVENIOS, ACUERDOS DE COOPERACION, ACTAS DE ENTENDIMIENTO, O SIMILARES. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 226 de 2025>
1. Para los fines de la presente Resolución, se entenderá por convenio todo acuerdo de voluntades que suscriba la Procuraduría General de la Nación con entidades públicas, privadas o de naturaleza mixta, con el objeto de coordinar, cooperar o colaborar en la realización de funciones administrativas de interés común a los sujetos contratantes. También se entenderán incluidos en este concepto los acuerdos que celebre la entidad con organismos de derecho Internacional.
En este sentido, se entienden incorporados en esta definición los acuerdos de cooperación, los convenios de cooperación, las cartas de acuerdo de colaboración, los memorandos de entendimiento, los convenios marco de colaboración o cooperación, los convenios interadministrativos, las cartas de entendimiento, o cualquier otra figura que reúna las calidades establecidas, independientemente de la nominación que adopten.
2. El jefe de la dependencia que tenga necesidad de la celebración de un convenio remitirá solicitud de celebración o elaboración a la Oficina Jurídica, acompañada de los estudios y documentos previos que sirvan de soporte para la preparación y/o revisión del convenio a celebrar, entre los cuales se encuentran la justificación de la conveniencia para la entidad de suscribir el convenio - necesidad-, la especificación del objeto con sus características relevantes, el plazo de ejecución, los recursos que destinará cada parte y la indicación del funcionarlo de la Procuraduría General de la Nación que ejercerá la supervisión, así como los documentos que acrediten la representación legal de la(s) otra(s) parte(s) que suscribirá(n) el convenio.
Tratándose de convenios a suscribir con organismos internacionales, la solicitud será remitida a la Oficina Jurídica únicamente por el Grupo de Trabajo para la Coordinación, Seguimiento y Atención de las Relaciones Internacionales de la Procuraduría General de la Nación, el cual concertará con las dependencias internas las actividades que se desarrollarán, el destino de los recursos, y demás asuntos que estime que deban ser sometidos a su consideración, de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución 222 de 2001.
En el evento que el convenio cuente con recursos propios de la Procuraduría General de la Nación la dependencia o grupo que lo tramite ante la Oficina Jurídica deberá obtener, de manera previa a la solicitud de trámite, el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal ante la División Financiera.
3. La Oficina Jurídica revisará y/o proyectará el convenio, y el acto administrativo de justificación de la contratación directa, cuando éste proceda, y concertará con la dependencia solicitante los ajustes a que haya lugar.
4. Únicamente se podrá pactar la realización de prórrogas por mutuo acuerdo, siempre que sea elevado a escrito y con anterioridad al vencimiento del plazo del convenio.
5. El convenio se suscribirá una vez cuente con el visto bueno de la Oficina Jurídica, dependencia que tramitará la firma ante el Despacho del Procurador.
ARTICULO II. SUPERVISION Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS CONVENIOS, ACUERDOS DE COOPERACION O SIMILARES, SUSCRITOS POR LA ENTIDAD. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 226 de 2025>
El Jefe de la dependencia que haya promovido la celebración del convenio tendrá a su cargo la dirección, vigilancia, supervisión, control y coordinación de las labores que realicen o deban realizar los supervisores designados por la entidad, facilitando por todos los medios a su alcance, el cabal ejercicio de sus funciones.
Tratándose de convenios suscritos con organismos Internacionales la supervisión estará a cargo del Grupo de Trabajo para la Coordinación, Seguimiento y Atención de las Relaciones Internacionales de la Procuraduría General de la Nación.
Los supervisores deberán:
1. Conocer y analizar el proyecto, los estudios previos, los anexos: el convenio respectivo, la propuesta de la parte con la cual la Procuraduría celebra el convenio y las normas y reglamentaciones que sean aplicables, e informarse sobre la organización y procedimientos establecidos al Interior de la entidad, relacionados con el manejo del respectivo convenio.
2. Reunir los documentos y especificaciones necesarios para la ejecución del convento y suministrarlos en forma oportuna a la contraparte en caso de ser necesario.
3. Solicitar a la contraparte la presentación de los programas de trabajo, revisarlos, aprobarlos o solicitar su modificación cuando resulte necesario. Así mismo, verificar durante el tiempo de desarrollo del convenio, el cumplimiento de lo estipulado en dichos programas, controlando su exacta ejecución y el respeto de los plazos y términos previstos en las cláusulas del convenio, dejando la memoria de las mismas.
4. Suscribir con el delegado de la contraparte todas las actas que se produzcan durante la ejecución del mismo, incluidas las de iniciación, cumplimiento de acuerdos, suspensión, reiniciación, liquidación y las demás a que hubiere lugar y enviarlas a la Oficina jurídica para su conservación.
5. Verificar la entrega de los bienes, servicios, y en general el cumplimiento del objeto del convenio, de conformidad con las cláusulas del mismo, y suscribir, conjuntamente con la contraparte las actas para su recibo, y tramitar el recibo en el Almacén e Ingreso al inventario de la entidad.
En el caso de convenios marco, se debe suscribir el respectivo convenio de donación, comodato, o cualquier otro negocio jurídico, de manera previa al recibo de los bienes.
6. Estudiar las sugerencias, consultas formuladas por la contraparte y dar traslado de ellas al área que resulte Involucrada, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, debidamente acompañadas del concepto que ellas le merezcan y cuidar que ellas sean atendidas en forma oportuna.
7. Dar trámite a las solicitudes de modificación, aclaración o prórroga del convenio, asegurándose del cumplimiento de los procedimientos establecidos en las cláusulas del mismo. Con este propósito la solicitud deberá estar acompañada de un informe en el que se indique el estado de ejecución del convenio y de los recursos que éste tenga asignados.
Estas solicitudes deberán radicarse en la Oficina Jurídica, debidamente sustentadas, por lo menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha prevista para la terminación del convenio inicial.
8. Presentar informes periódicos sobre el estado en que se encuentre la ejecución y cumplimiento de las obligaciones convencionales a la Oficina Jurídica.
En el caso de convenios suscritos con organismos internacionales los informes serán preparados por cada dependencia responsable de la ejecución de recursos y remitidos al Grupo de Trabajo para la Coordinación, Seguimiento y Atención de las Relaciones Internacionales de la Procuraduría General de la Nación, el cual consolidará y remitirá a la Oficina Jurídica el informe ejecutivo contentivo del estado de avance de la ejecución de las actividades, obligaciones, recursos del convenio y demás aspectos relevantes.
9. Remitir los documentos jurídicos, técnicos y financieros que se produzcan durante la ejecución del convenio a la Oficina Jurídica, dentro de los diez (10) días siguientes a su suscripción.
10.- Coordinar con las instancias administrativas competentes, el estricto y puntual cumplimiento de los compromisos asumidos por la Procuraduría General de la Nación para lograr que la ejecución del convenio se realice de acuerdo a las condiciones particulares consignadas en sus cláusulas.
11.- Prestar la colaboración necesaria a los funcionarios y a las comisiones evaluadoras designadas por la Procuraduría, y suministrar oportunamente, sin perjuicio de la reserva legal, todos los datos e información que se les demande.
12.- Llevar el control de la ejecución de los recursos que se reciban con ocasión del convenio, con el objeto de no exceder el valor de lo acordado.
13.- Elaborar el proyecto de acta de liquidación final del convenio, en los eventos en que se requiera según lo establecido en el mismo, consignando en ella los principales eventos del acuerdo, como fechas de celebración, prórrogas, actividades ejecutadas, bienes recibidos, y demás circunstancias pertinentes y remitirla a la Oficina Jurídica para su revisión y posterior firma por el Procurador General.
14.- Expedir las certificaciones e informes que se les soliciten en relación con la ejecución de los convenios que hayan estado sometidos a su supervisión.
15.- Todas las demás funciones de carácter técnico o administrativo consignadas en el respectivo convenio que sean necesarias para la debida supervisión del mismo.
Las funciones señaladas en el presente artículo deberán interpretarse teniendo en cuenta la naturaleza de cada convenio.
ARTÍCULO TERCERO. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 226 de 2025>
Al tenor de lo dispuesto en los artículos 51 y 53 de la ley 80 de 1993 y en sus disposiciones reglamentarias, quienes se desempeñen como supervisores de los convenios que celebre la Procuraduría General de la Nación, además de las sanciones penales y disciplinarias a que hubiere lugar, serán civilmente responsables de los daños antijurídicos originados en el mal desempeño de sus funciones, en sus acciones y omisiones.
El Jefe de la dependencia que haya promovido la celebración del convenio, por tener a su cargo la dirección, vigilancia, supervisión, control y coordinación general del mismo, deberá velar por el cumplimiento de las funciones de los supervisores designados e iniciar las actuaciones a que haya lugar por el incumplimiento de las mismas.
Dada en Bogotá, a los 20 SEP 2010
COMÚNIQUESE Y CÚMPLASE
ALEJANDRO ORDOÑEZ MALDONADO
PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN
