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RESOLUCIÓN 247 DE 2016

(mayo 16)

Diario Oficial No. 49.877 de 18 de mayo de 2016

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

DESPACHO DEL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

Por la cual se establece el valor para la expedición de copias de documentos en la Procuraduría General de la Nación.

EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las atribuidas en el numeral 7 del artículo 7o del Decreto-ley 262 del 2000, en concordancia con los artículos 5o, 13, 29 y 36 de la Ley 1437 del 2011, los artículos 3o y 26 de la Ley 1712 del 2014 y el Decreto 103 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que según lo previsto en los artículos 23 y 74 de la Constitución Política, toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución, así como a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley.

Que el artículo 13 de la Ley 1437 de 2011 –Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo[1] consagra que “toda persona tiene derecho de presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este Código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución”. Mediante el ejercicio de este derecho, entre otras actuaciones, se podrán requerir copias de documentos.

Que de acuerdo con los numerales 2 y 3 del artículo 5o del mismo estatuto normativo, todas las personas tienen derecho a conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos, del mismo modo que a acceder a información que repose en los registros y archivos públicos en los términos previstos en la Constitución y en la ley.

Que el inciso final del artículo 36 ibídem señala que cualquier persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, salvo los documentos o cuadernos sujetos a reserva y a obtener copias y certificaciones sobre los mismos.

Que el artículo 29 del antedicho Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo[2] establece que en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción. Los costos de la expedición correrán por cuenta del interesado en obtenerlas.

Que al tenor de lo dispuesto en los artículos 3o y 26 de la Ley 1712 de 2014[3], el acceso a la información pública es gratuito y no se podrán cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información. La respuesta a solicitudes deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante.

Que en atención al artículo 20 del Decreto 103 de 2015[4], en la gestión y respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública se debe aplicar el principio de gratuidad de que trata el artículo 3o de la Ley 1712 de 2014, conforme al cual el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.

Que el artículo 21 del decreto en mención consagra que “los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado”.

Que para establecer el valor de la reproducción de documentos físicos en la Procuraduría General de la Nación se considera procedente tomar como referencia el precio unitario costeado por la entidad en la contratación del servicio de fotocopiadoras y papelería, para las necesidades institucionales de sus diferentes dependencias. La reproducción de información contenida en formatos distintos será gratuita si los medios tecnológicos así lo permiten, o, en su defecto, el peticionario deberá asumir el valor al costo del mercado, según el medio de almacenamiento de que se trate.

Que el numeral 7 del artículo 7o del Decreto-ley 262 de 2000, prevé que es función del Procurador General de la Nación expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para desarrollar las funciones atribuidas por la ley.

Que en razón a lo expuesto se debe establecer el valor para la expedición de copias de documentos físicos en la Procuraduría General de la Nación.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. VALOR DE LA REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS EN LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Excepto para los casos de expedición gratuita de la información o documentación, establecer como valor por la copia o reproducción de documentos físicos en posesión o bajo control o custodia de la Procuraduría General de la Nación, la suma de cien pesos ($100.00) moneda corriente por cada folio.

PARÁGRAFO 1o. Dicho valor se deberá pagar cuando el número de folios a fotocopiar exceda de cinco (5) unidades.

PARÁGRAFO 2o. El respectivo monto se debe consignar con destino a la Dirección del Tesoro Nacional, cuenta corriente número 050000249, Código rentístico 121225 o 250101, del Banco Popular, y allegar a la dependencia correspondiente la constancia expedida por la entidad bancaria.

Copia de dicha constancia deberá ser remitida por la dependencia respectiva a la División Financiera para los efectos pertinentes.

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ARTÍCULO 2o. TRÁMITE. Recibida la solicitud de reproducción de información o documentación, la dependencia en donde se encuentren los documentos o la que los tenga bajo su control o custodia deberá informar al peticionario, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación en la entidad, el número y el valor de las copias, así como los datos de cuenta y banco para que se proceda a la consignación.

Allegada la constancia de pago por el peticionario, y verificado el valor consignado frente al número de copias, deberá procederse a la reproducción del documento y a su entrega, lo cual deberá hacerse en los términos previstos en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 de 2015.

En caso que los documentos a reproducir no excedan la cantidad establecida en el parágrafo primero del artículo anterior, se deberán suministrar las copias en los plazos señalados en la norma citada.

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ARTÍCULO 3o. MEDIOS DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN O DOCUMENTACIÓN. De conformidad con lo previsto en el parágrafo 1o del artículo 21 del Decreto 103 de 2015, la información o documentación pública puede ser suministrada a través de los diferentes formatos o medios de almacenamiento, como fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan la reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública.

PARÁGRAFO 1o. Cuando se trate de la reproducción de información o documentación contenida en formatos distintos al documento físico, no habrá lugar a cobrar ningún valor, siempre que los medios tecnológicos así lo permitan. En caso contrario, el peticionario deberá asumir el valor al costo del mercado, según el medio de almacenamiento de que se trate.

PARÁGRAFO 2o. Cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital y se tenga la dirección de correo electrónico del solicitante u otro mecanismo similar, se deberá enviar a través de este sin cobrarse costo alguno, a menos que no sea posible por restricciones técnicas de la plataforma o que el peticionario haya solicitado su envío por otro medio.

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ARTÍCULO 4o. CASOS EN LOS QUE NO HAY LUGAR AL COBRO DE LA REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS EN LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. En los siguientes casos no habrá lugar al cobro de copias:

a) Cuando se trate del requerimiento de copia de los antecedentes administrativos de actos demandados, en los términos del parágrafo primero del artículo 175 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

b) Cuando el número de folios a fotocopiar no exceda de cinco (5) unidades.

c) Cuando la solicitud de expedición de copias de documentos físicos o información haya sido ordenada de oficio en desarrollo de un proceso judicial. Si se trata de procesos judiciales en los que la Procuraduría no sea parte, y la solicitud de copias sea dispuesta por el Juez a petición de alguna de ellas, la dependencia con custodia de la documentación deberá informar al proceso judicial el número y el valor de las copias, así como los demás datos relevantes, para que la parte interesada proceda al pago en la forma prevista en este acto.

d) Cuando la solicitud sea originada en desarrollo de una acción pública o una investigación penal.

e) Cuando haya sido ordenada por una autoridad administrativa, en estricto cumplimiento de sus funciones.

f) Cuando la información solicitada repose en un formato, electrónico o digital y el peticionario suministre el medio tecnológico.

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ARTÍCULO 5o. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su fecha de publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 116 del 17 de febrero de 2003.

Dada en Bogotá, D. C., 16 de mayo de 2016.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

ALEJANDRO ORDÓÑEZ MALDONADO.

* * *

1. Sustituido por la Ley 1755 de 2015.

2. Sustituido por la Ley 1755 de 2015.

3. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

4. Reglamentario de la Ley 1712 de 2014.

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"Guía Disciplinaria de la Procuraduría General de la Nación"
Última actualización: 31 de octubre de 2019