RESOLUCION 143 DE 2002

(mayo 27)

Diario Oficial No. 44.819, de 01 de junio de 2002

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

<NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia completo>

Por medio de la cual se reglamenta el sistema de información y registro de sanciones disciplinarias y penales y de las inhabilidades derivadas de las relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con responsabilidad fiscal, de las declaraciones de pérdida de investidura y lo relativo a la expedición de antecedentes disciplinarios en la Procuraduría General de la Nación.

El Procurador General de la Nación,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las consagradas en los artículos 277 numerales 1, 5 y 6; 284, 122, 179 y 183 de la Constitución Política; 7o. numeral 7o.; 18 numerales 5o. y 6o. y 66 numeral 3o. del Decreto 262 de 2000 y de las disposiciones contenidas en los artículos 8o. y 31 de la Ley 80 de 1993; parágrafo del artículo 1o. de la Ley 190 de 1995; 472 numerales 2 y 3 de la Ley 600 de 2000; 60 de la Ley 610 de 2000; 33 y 40 de la Ley 617 de 2000; 174 de la Ley 734 de 2002 y 28 del Decreto 1421 de 1993, y

CONSIDERANDO:

1. Que las funciones preventivas establecidas en los numerales 1, 5 y 6 del artículo 277 de la Constitución Política, imponen a la Procuraduría General de la Nación el deber de vigilar que quienes aspiren a vincularse al servicio público o a contratar con el Estado no estén inhabilitados y para ello es necesario conocer sus antecedentes disciplinarios.

2. Que de conformidad con lo previsto en el artículo 284 de la Constitución Política, el Procurador General de la Nación puede requerir de las autoridades las informaciones necesarias para el ejercicio de sus funciones, sin que se le pueda oponer reserva alguna.

3. Que el artículo 122 de la Constitución Política prevé que el servidor público que sea condenado por delitos contra el patrimonio del Estado quedará inhabilitado para el desempeño de funciones públicas.

4. Que el artículo 183 de la Constitución Política determina las causales por las cuales los congresistas pueden perder su investidura y el numeral 4 del artículo 179 ibidem establece que no podrán ser congresistas quienes hayan perdido su investidura como tales.

5. Que según el artículo 7o. numeral 7o. del Decreto 262 de 2000 le corresponde al Procurador General de la Nación, "Expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para el desarrollo de las funciones atribuidas por la ley".

6. Que de acuerdo con los numerales 5 y 6 del artículo 18 del Decreto 262 de 2000, corresponde a la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría General de la Nación "registrar las sanciones disciplinarias impuestas a los servidores públicos por cualquier autoridad competente" y las "sentencias penales que sean comunicadas por los jueces".

7. Que según el artículo 66 numeral 3 del Decreto 262 de 2000, le corresponde a la División Centro de Atención al Público, CAP., de la Procuraduría General de la Nación, "Expedir los certificados de antecedentes disciplinarios, en los cuales se incluirá el reporte de las sanciones penales de interdicción de derechos y funciones públicas o inhabilidad que le sean comunicadas por los jueces penales, siempre que no hayan sido suspendidas o no estén vigentes".

8. Que el parágrafo del artículo 1o. de la Ley 190 de 1995 establece que toda persona que fuere nombrada para ocupar un cargo o empleo público o pretenda celebrar un contrato de prestación de servicios con la administración deberá presentar el certificado de antecedentes disciplinarios.

9. Que el artículo 31 de la Ley 80 de 1993 ordena a las entidades estatales comunicar a la Procuraduría General de la Nación los actos sancionatorios que expidan en materia de contratación estatal.

10. Que el parágrafo 2 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002, en desarrollo de l artículo 122 de la Constitución Política impone a los jueces la obligación de especificar en las sentencias condenatorias que profieran contra servidores públicos, si la conducta objeto de la misma constituye delito que afecta el patrimonio del Estado.

11. Que los artículos 8 literales b), c), d), e), i); 22 y 58 numerales 3 y 6 de la Ley 80 de 1993 establecen causales de inhabilidad que se derivan de las relaciones contractuales con el Estado que es necesario anotar en los registros de la Procuraduría General de la Nación.

12. Que de conformidad con los numerales 2 y 3 del artículo 472 del Código de Procedimiento Penal (Ley 600 de 2000), las autoridades judiciales en materia penal deben remitir a la Procuraduría General de la Nación copia de las sentencias condenatorias que impongan penas de inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas y pérdida del empleo o cargo público.

13. Que el artículo 60 de la Ley 610 de 2000 regula la expedición del boletín de responsables fiscales que debe publicar la Contraloría General de la República y establece que quienes allí aparecen no pueden ser nombrados ni posesionados en cargos públicos ni celebrar contratos con el Estado.

14. Que el artículo 33 de la Ley 617 de 2000 determina causales de inhabilidad para los diputados que es necesario registrar en el sistema de antecedentes de la Procuraduría General de la Nación.

15. Que de conformidad con el artículo 174 del Código Disciplinario Unico (Ley 734 de 2002) "Las sanciones penales y disciplinarias; las inhabilidades que se deriven de las relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con responsabilidad fiscal, de las decisiones de pérdida de investidura y de las condenas proferidas contra servidores, ex servidores públicos y particulares que desempeñan funciones públicas en ejercicio de la acción de repetición o llamamiento en garantía, deberán ser registradas en la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría General de la Nación, para efectos de la expedición del certificado de antecedentes.

El funcionario competente para adoptar la decisión a que se refiere el inciso anterior o para levantar la inhabilidad de que trata el parágrafo 1o. del artículo 38 de este Código, deberá comunicar su contenido al Procurador General de la Nación en el formato diseñado para el efecto, una vez quede en firme la providencia o acto administrativo correspondiente.

La certificación de antecedentes deberá contener las anotaciones de las providencias ejecutoriadas dentro de los cinco (5) años anteriores a su expedición y, en todo caso, aquellas que se refieren a sanciones o inhabilidades que se encuentren vigentes en dicho momento.

Cuando se trate de nombramiento o posesión en cargos que exijan para su desempeño ausencia de antecedentes, se certificarán todas las anotaciones que figuren en el registro".

16. Que la sentencia de la Corte Constitucional C-233 del 4 de abril de 2002 declaró la inexequibilidad de los artículos 17 y 18 de la Ley 678 de 2001, razón por la cual no se pueden registrar para efecto de antecedentes disciplinarios las condenas proferidas contra servidores, ex servidores públicos y particulares que desempeñen funciones públicas en ejercicio de la acción de repetición o llamamiento en garantía a que se refiere el artículo 174 de la Ley 734 de 2002.

17. Que el artículo 28 del Decreto 1421 de 1993 fija causales de inhabilidad para los concejales que es necesario registrar en el sistema de antecedentes de la Procuraduría General de la Nación.

18. Que para desarrollar las funciones enunciadas; organizar y registrar la información necesaria para cumplir los mandatos legales citados; garantizar y asegurar la confiabilidad y fidelidad de la información registrada en los certificados de antecedentes expedidos por la entidad, se hace necesario crear una base de datos, identificar los registros que debe contener, fijar el procedimiento a seguir en la Procuraduría General de la Nación y determinar las características, contenido, trámite y expedición de los certificados,

RESUELVE:

CAPITULO I.

CONDICIONES GENERALES.

ARTÍCULO 1o. CREACIÓN. Créase el sistema de información de registro de sanciones y causas de inhabilidad (SIRI), compuesto por cinco (5) subsistemas de registro: de sanciones disciplinarias; de sanciones penales; de inhabilidades en materia de contratación; de juicios con responsabilidad fiscal y de pérdida de investidura.

Este sistema será público y por lo tanto podrá ser consultado por cualquier ciudadano.

ARTÍCULO 2o. DEFINICIÓN. <Artículo subrogado por el artículo 2 de la Resolución 461 de 2016> El registro es la operación por medio de la cual la Procuraduría General de la Nación, con fundamento en la información que le reporten las autoridades, anota en la base de datos SIRI los actos administrativos y sentencias que declaran causas de inhabilidad e imponen sanciones que generan inhabilidad, temporal o definitiva, para el ejercicio de funciones públicas y para celebrar contratos con entidades del Estado, en los eventos establecidos en la ley.

ARTÍCULO 3o. INTERESADO. <Artículo subrogado por el artículo 3 de la Resolución 461 de 2016>  Para efectos de la presente resolución, se entenderá por interesado aquella persona natural o jurídica a nombre de quien se expide el certificado de antecedentes disciplinarios.

ARTÍCULO 4o. DATOS DEL REGISTRO. <Artículo subrogado por el artículo 4 de la Resolución 461 de 2016> Serán objeto de registro:

1. Las sanciones penales.

2. Las sanciones disciplinarias.

3. Las inhabilidades que se deriven de las relaciones contractuales con el Estado.

4. Las inhabilidades que surjan de los fallos con responsabilidad fiscal.

5. La inhabilidad que surja de las decisiones de pérdida de investidura.

ARTÍCULO 5o. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS. <Artículo subrogado por el artículo 5 de la Resolución 461 de 2016> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 156 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> Se denomina así el documento expedido por la Procuraduría General de la Nación que certifica las sanciones disciplinarias e inhabilidades derivadas de las sanciones penales o disciplinarias, de las relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con responsabilidad fiscal y de las declaraciones de pérdida de investidura, que respecto de una persona existen en el Sistema de Información, SIRI.

ARTÍCULO 6o. CLASES DEL CERTIFICADO. <Artículo subrogado por el artículo 6 de la Resolución 461 de 2016>  <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 156 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> El Certificado de Antecedentes será de dos clases: Ordinario y Especial.

a) El Certificado de Ant ecedentes Ordinario deberá certificar:

1. Las sanciones disciplinarias ejecutoriadas impuestas por autoridad competente dentro de los cinco (5) años anteriores a su expedición, aun cuando su duración sea inferior o instantánea.

2. Las sanciones e inhabilidades que se encuentren vigentes al momento de su expedición aunque hayan transcurrido más de cinco (5) años desde la ejecutoria del fallo que las impuso.

b) El Certificado de Antecedentes Especial deberá tener el mismo contenido del ordinario más la anotación de las inhabilidades intemporales previstas para determinados cargos en la Constitución Política y las leyes vigentes a la fecha de su expedición.

El Certificado de Antecedentes Especial se expedirá exclusivamente para certificar la ausencia de inhabilidades cuando la Constitución Política y las Leyes lo exijan como requisito para el ejercicio de funciones públicas o el desempeño de cargos en la administración pública o de justicia, tales como: Presidente de la República, Congresista, Gobernador, Diputado, Alcalde, Concejal, Notario, Fiscal General de la Nación, Contralor General de la República, Procurador General de la Nación, miembro del Consejo Nacional Electoral, Magistrado de la Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia o del Consejo de Estado.

<Parágrafos adicionados por el artículo 3 de la Resolución 156 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:>

PARÁGRAFO 1o. Transcurridos cinco (5) años contados desde la fecha de ejecutoria de la sanción disciplinaria, el Sistema de Información inactivará automáticamente el registro.

PARÁGRAFO 2o. Si el término de la inhabilidad es superior a cinco (5) años, una vez se cumpla el término previsto, procederá la inactivación automática del registro.

PARÁGRAFO 3o. Corresponde al Coordinador del Grupo SIRI dar cumplimiento a las providencias de revocatoria directa, resoluciones del Viceprocurador General, fallos de tutela y demás decisiones judiciales que ordenen retirar un registro de la base de datos.

PARÁGRAFO 4o. Las sanciones disciplinarias y los registros de inhabilidad que se inactivan solo podrán ser consultados para efectos de la expedición del Certificado de Antecedentes Especial.

ARTÍCULO 7o. CONTENIDO DEL CERTIFICADO. <Artículo subrogado por el artículo 7 de la Resolución 461 de 2016> <Artículo modificado por el artículo 1 del Resolución 464 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> El Certificado de Antecedentes Disciplinarios, deberá contener la siguiente información:

1. Código de barras.

2. Ciudad, fecha y hora de expedición del certificado de antecedentes.

3. Número consecutivo del certificado de antecedentes generado por el sistema de información SIRI.

4. Nombres y apellidos o razón social del interesado.

5. Número del documento de identificación del interesado.

6. Sanciones disciplinarias y penales.

7. Sanciones por declaración de pérdida de investidura.

8. Sanciones de exclusión y suspensión de profesiones liberales.

9. Inhabilidades vigentes en materia disciplinaria, penal, contractual, fiscal, pérdida de investidura y profesiones liberales.

10. Eventos en materia penal.

11. Ejecución de sanciones disciplinarias.

12. Inhabilidades automáticas.

13. Firma del funcionario que expide el certificado.

14. El pie de página del certificado de antecedentes contendrá la siguiente leyenda:

Atención: Este certificado consta de equis (x) número de hoja(s), solo es válido en su totalidad. Verifique que el número del certificado sea el mismo en todas las hojas.

La certificación de antecedentes deberá contener las anotaciones de providencias ejecutoriadas dentro de los cinco (5) años anteriores a su expedición y, en todo caso, aquellas que se refieren a sanciones o inhabilidades que se encuentren vigentes en dicho momento.

Cuando se trate de nombramiento o posesión en cargos que exijan para su desempeño ausencia de antecedentes, se certificarán todas las anotaciones que figuren en el registro. (Artículo 174 Ley 734 de 2002).

La integridad, legitimidad y validez de la información aquí contenida, se podrá consultar en la página Web www.procuraduria.gov.co opción consulta de antecedentes.

ARTÍCULO 8o. VIGENCIA DEL CERTIFICADO. El certificado de antecedentes disciplinarios tendrá vigencia de tres (3) meses contados a partir de la fecha de su expedición.

CAPITULO II.

EXPEDICIÓN.

ARTÍCULO 9o. SOLICITUD DEL CERTIFICADO.<Artículo subrogado por el artículo 8 de la Resolución 461 de 2016>  <Artículo modificado por el artículo 2 del Resolución 464 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> El Certificado de Antecedentes Ordinario y Especial se podrá solicitar en las sedes de la Procuraduría General de la Nación, o descargarse vía Internet a través de la página web de la entidad.

Las entidades públicas del orden Nacional, Departamental y Municipal, deberán consultar electrónicamente en la página web institucional, generar e imprimir el respectivo certificado de antecedentes y anexarlo a la hoja de vida del funcionario para efectos de posesión.

En todo caso, el interesado deberá digitar el número del documento de identidad y seleccionar el tipo de certificado que desea en la opción definida en la página web.

Cuando el Certificado se requiera para la inscripción, elección, nombramiento o posesión en un cargo o empleo público, el interesado deberá seleccionar, el cargo al cual aspira, para determinar el tipo de certificado.

Los certificados que exijan firma original deberán ser expedidos directamente por el jefe de la División Centro de Atención al Público, CAP, en la ciudad de Bogotá, D. C.

La expedición del certificado de antecedentes no generará costo alguno y cualquier autoridad podrá consultarlo y verificar la integridad y completitud de las anotaciones reportadas en el certificado, digitando el número del mismo.

ARTÍCULO 10. EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO. <Artículo subrogado por el artículo 9 de la Resolución 461 de 2016> <Ver Notas de Vigencia> <Artículo modificado por el artículo 6 de la Resolución 156 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> La expedición del Certificado de Antecedentes consiste en la actividad por medio de la cual la Procuraduría General de la Nación consulta la base de datos existente en el Sistema de Información SIRI y expide en el formulario diseñado para tal efecto, la certificación con las anotaciones disciplinarias e inhabilidades vigentes registradas a nombre del interesado.

ARTÍCULO 11. CONDICIONES TÉCNICAS. <Artículo subrogado por el artículo 10 de la Resolución 461 de 2016> El certificado de antecedentes deberá expedirse en papel de seguridad, con numeración consecutiva y la firma del funcionario autorizado por el Procurador General de la Nación.

ARTÍCULO 12. CONTROL. <Artículo subrogado por el artículo 10 de la Resolución 461 de 2016> Corresponderá al jefe de la División Centro de Atención al Público CAP de la Procuraduría General de la Nación y a los Coordinadores Administrativos de las Procuradurías Regionales, según sea el caso, la custodia y el control del papel de seguridad en el que se expida el certificado.

CAPITULO III.

RESPONSABLES DEL REPORTE DE SANCIONES E INHABILIDADES.

ARTÍCULO 13. RESPONSABLES. <Artículo subrogado por el artículo 11 de la Resolución 461 de 2016>  Son responsables de reportar la información que debe registrarse en el sistema SIRI:

En materia de sanciones disciplinarias: Los titulares de la acción disciplinaria, de conformidad con el artículo 2 de la Ley 734 de 2002, en el Formulario número 001 REGISTRO DE SANCIONES DISCIPLINARIAS.

2. En materia de registro de sanciones penales: El secretario de la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia y de las Salas Penales de los Tribunales Superiores; el juez que profirió la sentencia y el juez de ejecución de penas o quien haga sus veces, en el Formulario número 002 REGISTRO DE SANCIONES PENALES.

3. Respecto de inhabilidades en materia de c ontratación: El Secretario de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado; los Secretarios de los Tribunales de lo Contencioso Administrativo; los Directores o jefes de Registro de las Cámaras de Comercio, y los Representantes Legales o Secretarios Generales de las Entidades del Estado de todos los niveles, en el Formulario número 003 REGISTRO DE INHABILIDADES DERIVADAS DE LAS RELACIONES CONTRACTUALES CON EL ESTADO.

4. En materia de juicios con responsabilidad fiscal: El Contralor Delegado para Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva; los Contralores Departamentales, Distritales y Municipales y Gerentes Departamentales, en el Formulario número 004 REGISTRO DE INHABILIDADES DERIVADAS DE LOS JUICIOS CON RESPONSABILIDAD FISCAL.

5. En materia de inhabilidad por pérdida de investidura: El Secretario General del Consejo de Estado y los Secretarios de los Tribunales de lo Contencioso Administrativo en el Formulario número 005 REGISTRO DE INHABILIDADES DERIVADAS DE LA PERDIDA DE INVESTIDURA.

ARTÍCULO 14. RESPONSABLES DE LA BASE DE DATOS. <Artículo subrogado por el artículo 12 de la Resolución 461 de 2016>  La División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría General de la Nación deberá garantizar que la información registrada en la base de datos corresponde exactamente a la suministrada por las autoridades obligadas a reportarla.

CAPITULO IV.

PUNTOS DE CONTROL DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN Y EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO.

ARTÍCULO 15. CONTROL EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO. <Artículo subrogado por la Resolución 461 de 2016> El sustanciador de la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría General de la Nación encargado de registrar los datos en el sistema SIRI, verificará si el formulario ha llegado firmado por el funcionario competente y contiene los datos que en él se solicitan.

En caso de que el formulario no se hallare firmado, o no lo fuere por el funcionario competente, o fuere indebidamente diligenciado, el funcionario responsable del registro lo devolverá a la oficina de origen para las correcciones pertinentes.

Mientras la información requerida no sea suministrada de manera completa y precisa, no se entenderá cumplida la obligación a que se refiere el artículo 174 del Código Disciplinario Unico (Ley 734 de 2002).

Si el formulario se encuentra adecuadamente diligenciado, el sustanciador incluirá sus datos en un archivo provisional, mientras el verificador ordena su inclusión definitiva en el sistema.

Una vez se hayan registrado los datos en el archivo provisional, el verificador de la División de Registro y Control y Correspondencia comprobará si corresponden exactamente a los contenidos en el formulario y autorizará su incorporación definitiva en el sistema.

Si surgiere alguna discrepancia, el verificador ordenará al sustanciador la corrección correspondiente.

ARTÍCULO 16. CONTROL EN EL PROCEDIMIENTO DE EXPEDICIÓN. <Artículo subrogado por la Resolución 461 de 2016> El funcionario encargado de la expedición del certificado verificará que el solicitante entregue copia del comprobante de pago de los derechos correspondientes e informe el nombre y número del documento de identificación del interesado y la clase del certificado que requiere.

ARTÍCULO 17. SEGURIDADES DE AUDITORÍA DEL SIRI. <Artículo subrogado por el artículo 14 de la Resolución 461 de 2016> El software tendrá un sistema de auditoría interna que permita conocer la fecha de las diferentes operaciones; el funcionario responsable del registro y verificación; el contenido de los campos grabados o modificados, y el número de certificados expedidos, su fecha, contenido y el funcionario que lo expidió.

La Oficina de Control Interno de la Procuraduría General de la Nación, en los procesos de auditoría que realice al SIRI confrontará, periódica y selectivamente, certificados de antecedentes disciplinarios con los datos que aparecen en el sistema de información.

CAPITULO V.

DISPOSICIONES FINALES.

ARTÍCULO 18. FORMULARIOS. <Artículo subrogado por el artículo 16 de la Resolución 461 de 2016> Adóptanse los formularios contenidos en el capítulo III. "Responsables del reporte de sanciones e inhabilidades", artículo 13 de la presente resolución, como los instrumentos adecuados para realizar el reporte y registro de las decisiones que deben ser anotadas en el SIRI.

ARTÍCULO 19. MEJORAMIENTO CONTINUO. <Artículo subrogado por la Resolución 461 de 2016> Los procedimientos y formularios estandarizados aprobados mediante la presente resolución serán sometidos periódicamente al proceso de mejoramiento continuo, según lo establecido en la Resolución 176 del 15 de diciembre de 2000.

ARTÍCULO 20. RECLAMACIONES. <Artículo subrogado por la Resolución 461 de 2016> Las reclamaciones y solicitudes que eleven los particulares relativas al contenido del certificado de antecedentes disciplinarios deberán ser resueltas, previa la actuación administrativa correspondiente, por el Viceprocurador General de la Nación.

ARTÍCULO 21. TRANSITORIO. Inclusión progresiva de los antecedentes. <Artículo subrogado por la Resolución 461 de 2016> La Procuraduría General de la Nación continuará expidiendo el certificado de antecedentes disciplinarios únicamente con las anotaciones de las sanciones disciplinarias registradas en la base de datos de sancionados, hasta cuando se configure íntegramente el sistema de información SIRI con los datos necesarios para certificar las sanciones penales y las inhabilidades que se deriven de las relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con responsabilidad fiscal y de las decisiones de pérdida de investidura.

A medida que se vayan completando los subsistemas de registro, sus datos se incorporarán al certificado previa resolución del Procurador General de la Nación.

ARTÍCULO 22. VIGENCIA. <Artículo subrogado por la Resolución 461 de 2016> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 27 de mayo de 2002.

El Procurador General de la Nación,

Edgardo José Maya Villazón.