MEMORANDO 9 DE 2018

(abril 27)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

Estimados Funcionarios:

De conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Resolución 104 de 2017, expedida por el señor Procurador General de la Nación uno de los eventos en que es prioritaria la labor de intervención administrativa de los Procuradores Judiciales Administrativos es, en las visitas a los comités de conciliación de las entidades estatales o a los representantes legales en los casos en que, por mandato legal, dichos organismos no estén obligados a contar con un Comité de Conciliación.

1.- LINEAMIENTOS DEL PROCURADOR GENERAL

Conforme lo establece dicha instrucción del señor Procurador General, la visita preventiva tiene como finalidad verificar y evaluar las gestiones desplegadas dirigidas a desarrollar los siguientes ejes estratégicos:

i. Disminuir la litigiosidad: Para que este fin sea real, la PGN verificará que la entidad mejore la prestación y corrija las deficiencias en la prestación del servicio o reduzca los riesgos, por los cuales es condenada. (Eso es Gerencia y Gestión Pública eficiente).

En tal sentido, se hace necesario requerir a la entidad para que en esos términos, identifique las actuaciones de gerencia y eficiencia que puede emprender para reducir fallas del servicio, riesgos y otras causalidades por las cuales es demandada y/o condenada.

ii. Optimizar la defensa judicial: Ya ante las demandas, la entidad tiene que demostrar que tiene una estrategia efectiva y con el personal idóneo y suficiente. Si no se cuenta con lo anterior, estamos en presencia de escenarios de posible responsabilidad disciplinaria por omisión.

Para ello debe requerirse a la entidad para que explique en forma concreta, en qué consiste la estrategia para la defensa judicial y los recursos para asegurar que la misma sea técnica, profesionalizada, suficiente, continua y sólida, en razón a la estabilidad del vínculo laboral o contractual entre la entidad y los profesionales que ejercen dicha defensa.

iii. Conciliar y desjudicializar el conflicto: Garantizar el uso efectivo de la conciliación y demás mecanismos alternativos de solución de conflictos, así como, actuaciones administrativas correctivas, en vía gubernativa e incluso de revocatoria directa.

Así las cosas, la entidad deberá determinar medidas concretas y medibles, que contribuyan a esa finalidad de desincentivar el conflicto.

iv. Proteger el patrimonio público: En la PGN se promueve un nuevo paradigma y es la articulación con: a. Los medios de control judicial (tales como las acciones populares, acciones de repetición, de nulidad, etc); b. Los procesos de responsabilidad fiscal; o, c. Los procesos penales en donde se pueda reparar el daño al patrimonio público.

La entidad deberá entonces, identificar acciones concretas en los puntos anteriores.

v. Prevenir el daño antijurídico: En los últimos años esta frase se ha convertido en una expresión común, abarca mucho pero nada de ella se mide. Ahora, con esta nueva línea de vigilancia, se medirá, se tendrá un diagnóstico y unos indicadores verificables.

Para ello, se hace necesario requerir a la entidad para que desarrolle un diagnóstico y compromiso con una prevención del daño medióle.

2.- DEL DIAGNÓSTICO, AL COMPROMISO EFECTIVO Y ESTRATÉGICO.

El objetivo principal de cada Procurador está orientado a la efectividad, a dejar huella, a través de una visita puntual y estratégica que genere las condiciones para acreditar un antes y un después, al margen de verificar el cumplimiento de las funciones del Comité (Artículo 2.2.4.3.1.2.5. del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015).

Significa lo anterior que con ocasión del trabajo (diagnóstico, plan de mejoramiento, seguimiento a los planes de acción y capacitación, etc.) realizado con los miembros del Comité de Conciliación de la entidad, se han generado mejores prácticas de Gerencia Jurídica Pública que puedan medirse mediante indicadores y que se reflejan en:

1. Eficacia de las políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Incremento de las decisiones de conciliar en asuntos prejudiciales y judiciales.

3. Incremento del uso del llamamiento en garantía con fines de repetición.

4. Aumento de la interposición de acción de repetición.

5. Disminución de las condenas en contra de la entidad.

6. Mejora en la profesionalización de los abogados encargados de la defensa de los intereses litigiosos de la entidad.

7. Un mensaje de que habrá repetición de la visita y seguimiento
permanente.

De esta manera, y retomando el lineamiento de la medición, por ejemplo, si el índice de condena de una entidad fue de 90% en 2017 se espera que después de la intervención administrativa de la Procuraduría, y las acciones del año 2018, dicho porcentaje disminuya.

En ese sentido, la actuación administrativa de visita a los comités de conciliación tiene las siguientes fases:

1. Planeación de la visita

2. Solicitud y recaudo de la información a la entidad y a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (Cuando se trate de entidades del orden nacional), sobre la gestión jurídica de la entidad.

3. Análisis de la información

4. Elaboración de un diagnóstico

5. Socialización previa del diagnóstico al Comité

6. Reunión con la totalidad de los miembros del Comité, incluido el jefe de la entidad. (Solo en casos excepcionales, el jefe de la entidad podría delegar un funcionario facultado para representarlo)

7. Construcción del plan de mejoramiento

8. Informe de seguimiento a las acciones del plan de mejoramiento

9. Informe final de resultados.

10. Documento de comparación de los resultados del primer y segundo informe.

La asignación de la entidad a visitar será por un periodo de, máximo dos años, momento a partir del cual cada Procurador debe estar en capacidad de rendir a la Delegada los informes y reportes que sobre la gestión jurídica del ente se le requiera, así como de suministrar la información sobre los avances, logros y deficiencias a corregir.

A la entidad visitada le debe quedar claro que la visita se repite y que habrá seguimiento permanente.

Por consiguiente, al momento de la reasignación de entidad a visitar, los insumos de los primeros dos años de diagnóstico y seguimiento, serán fundamentales para el trabajo posterior a cargo del nuevo Procurador designado. De allí la necesidad de trabajar en la construcción de indicadores óptimos, en función de las particularidades del ente a visitar, que permitan hacer mediciones a mediano y largo plazo, sin perjuicio de las medidas urgentes que deban adoptarse por la entidad que es la encargada de responder por los resultados de su gestión jurídica.

De esta manera, el protocolo de visita de que trata la Resolución 102 de 2011, expedida por el Procurador General, es un insumo dentro de la labor de intervención administrativa a cargo del Procurador quien, en todo caso, podrá solicitar toda la información (art. 277-9 Superior) que requiera con el fin de cumplir con la función constitucional de “Velar por el ejercicio diligente y eficiente de las funciones administrativas” (art. 277-5 ibidem).

Se espera que con este nuevo enfoque del ejercicio de esta modalidad de actuación preventiva de mitigación (Resolución 055 de 2015) en materia de visitas a los comités de conciliación, puedan evidenciarse en el mediano y largo plazo algunas transformaciones en los siguientes aspectos:

a. Condenas y pago de intereses moratorios. Acciones de mejora para disminuir las afectaciones al patrimonio público.

b. Ejercicio del llamamiento en garantía y de la acción de repetición.

c. Profesionalización de la gerencia jurídica.

d. Aplicación de sentencias de unificación jurisprudencial en la adopción de las decisiones del Comité.

e. Incremento de las decisiones de conciliar en asuntos prejudiciales y judiciales.

Así las cosas, la labor de los procuradores, debe ir más allá de la aplicación del protocolo de visita y el diagnóstico de la entidad en los términos de la Resolución 102 de 2011, puesto que conforme al principio constitucional de eficacia (art. 209 Superior) que orienta nuestra gestión como agentes del Ministerio Público, la función preventiva a nuestro cargo debe generar transformaciones en las prácticas que vienen desarrollando las entidades en materia de gerencia jurídica pública.

Desde esta perspectiva, la visita de un Procurador a una entidad debe concretarse en unas acciones instrumentales (mediables), que permitan evidenciar la eficacia de dicha labor de intervención administrativa en el actuar diario del ente visitado.  

Reitero mi gratitud por su compromiso

Atentamente,

IVAN DARÍO GÓMEZ LEE

Procurador Delegado para la conciliación Administrativa