RESOLUCIÓN 312 DE 2020

(julio 29)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<No contiene análisis de vigencia>

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Por la cual se regula la celebración de audiencias de conciliación extrajudicial en materia contencioso administrativo mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones

EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas en los artículos 277 de la Constitución Política, y el Decreto Ley 262 de 2000, en su artículo 7 numeral 7 y en los artículos 37 y 41, y,

CONSIDERANDO

Que el artículo 275 de la Constitución Política señala que el Procurador General de la Nación es el Supremo Director del Ministerio Público.

Que conforme a lo establecido en el numeral 7.o del artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000 es función del Procurador General de la Nación: “Expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para desarrollar las funciones atribuidas por la ley”.

Que según lo previsto en el artículo 37 del Decreto 262 de 2000: “(…) los procuradores judiciales en lo Contencioso Administrativo tendrán funciones de conciliación en los términos señalados por las leyes que regulan esta materia”.

Que de conformidad con el artículo 41 del Decreto Ley 262 de 2000: “(…) los procuradores judiciales tienen la condición de agentes del Ministerio Público, e intervendrán ante las autoridades judiciales de conformidad con lo establecido en la Constitución, la ley y lo dispuesto por el Procurador General. Igualmente, intervendrán en los trámites de conciliación”.

Que la Ley 1285 de 2009, “Por medio de la cual se reforma la Ley 270 de 1996 Estatutaria de la Administración de Justicia”, estableció la conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad para acceder ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo en ejercicio de los medios de control de nulidad y restablecimiento del derecho, reparación directa y controversias contractuales contemplados en los artículos 138, 140 y 141 de la Ley 1437 de 2011.

Que la Ley 640 de 2001, en su artículo 23, determina que las conciliaciones extrajudiciales en materia de lo contencioso administrativo serán adelantadas por los agentes del Ministerio Público asignados a la jurisdicción contencioso administrativa.

Que el artículo 26 del Decreto 2150 de 1995, indica que: “Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración”.

Que el parágrafo 2 del artículo 6 de la Ley 962 de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”, dispone que el uso de los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y competencias de la Administración Pública deberá garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.

Que la Ley 527 de 1999, define en su artículo 2, los mensajes de datos como: “La información generada, enviada, recibida, almacenada, comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax”.

Que la Ley 1437 de 2011 señala en su artículo 53: “Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos”.

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.4.3.1.1.7. del Decreto 1069 de 2015, en desarrollo del trámite de conciliación extrajudicial en materia contencioso administrativo, se celebra una audiencia dirigida por el Ministerio Público en las que se exponen los puntos de vista de las partes y proponen fórmulas de arreglo con el objeto de lograr un acuerdo conciliatorio.

Que a raíz de la emergencia sanitaria decretada por el Gobierno Nacional y en aras de garantizar la prestación del servicio público, a través de las Resoluciones Nos. 127, 232, 259 y 293 de 16 de marzo, 4 de junio, 1 y 15 de julio de 2020, respectivamente, el Procurador General de la Nación autorizó de manera temporal a los agentes del Ministerio Público a realizar audiencias extrajudiciales de manera no presencial en asuntos de lo contencioso administrativo, la última de las cuales estableció como plazo el 31 de julio de 2020.

Que con el propósito de ampliar, mejorar, facilitar y agilizar la prestación del servicio de conciliación administrativa y con el fin de impactar los procesos misionales de la entidad, resulta oportuno autorizar a los procuradores judiciales a adelantar en cualquier tiempo audiencias de conciliación extrajudicial en materia de lo contencioso administrativo bajo la modalidad no presencial a través de comunicación simultánea o sucesiva, a consideración del agente del Ministerio Público que conozca del asunto, utilizando los medios electrónicos idóneos y eficaces.

Que esta modalidad de audiencias, permite a la entidad mejorar y hacer más transparente el servicio de conciliación frente al usuario, en tanto facilita su acceso, elimina barreras físicas y optimiza la utilización de recursos ya existentes.

Que el Procurador General de la Nación, con el fin de que se cumpla la función conciliatoria asignada por la ley a los agentes del Ministerio Público en materia contencioso administrativa, de manera eficiente y eficaz, garantizando los derechos de las partes e intervinientes,

RESUELVE

ARTICULO PRIMERO. AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL NO PRESENCIALES EN MATERIA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA. Los procuradores encargados de adelantar procedimientos de conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo podrán realizar las audiencias de que trata el artículo 2.2.4.3.1.1.7 del Decreto 1069 de 2015 en la modalidad no presencial haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones dispuestas o autorizadas por la Procuraduría General de la Nación, con las que se garanticen su autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta.

PARÁGRAFO. Se delega al Procurador Delegado para la Conciliación Administrativa la definición de las condiciones administrativas particulares para la realización de las audiencias no presenciales, para lo cual, previo concepto de la Oficina de Sistemas, indicará el o los medios tecnológicos autorizados para la realización de las referidas audiencias.

ARTÍCULO SEGUNDO. MODALIDADES DE AUDIENCIAS NO PRESENCIALES. Las audiencias de conciliación extrajudicial no presenciales podrán realizarse de manera sincrónica o asincrónica.

Las audiencias sincrónicas suponen el uso de tecnologías que permitan la grabación en audio y video de la intervención simultánea en la audiencia de todos sus intervinientes y el intercambio de información.

Las audiencias asincrónicas se desarrollarán mediante el envío simultáneo o sucesivo de documentos a través de correos electrónicos.

En cualquiera de las modalidades de audiencia no presencial deberá hacerse uso de los medios dispuestos o autorizados por la entidad para tales efectos y garantizar la autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta de los documentos respectivos.

PARÁGRAFO PRIMERO. Se considerarán presenciales las audiencias de conciliación extrajudicial en las que el procurador competente y uno o más de los interesados asistan de manera física a la audiencia, sin perjuicio de que otro u otros de los intervinientes lo hagan a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Se podrán adelantar audiencias no presenciales simultáneas de manera sincrónica o asincrónica mediante el uso de los medios tecnológicos autorizados por la entidad, cuando existan varias solicitudes en las que haya identidad de la entidad convocada, del medio de control a incoar ante la jurisdicción contencioso administrativa y siempre que las pretensiones invocadas se refieran a una misma temática a conciliar.

ARTÍCULO TERCERO. CONVOCATORIA A LA AUDIENCIA NO PRESENCIAL. En el auto mediante el cual se fije la fecha para la realización de la audiencia de conciliación extrajudicial, el procurador deberá informar a las partes si la misma se realizará de manera presencial o no presencial y les dará a conocer las reglas para su desarrollo.

En el evento en que se establezca que la misma se realizará de manera no presencial, el agente del Ministerio Público confirmará previamente que los intervinientes cuenten con la tecnología necesaria para participar en la audiencia, en caso de que ello no sea posible dicha diligencia será presencial, sin perjuicio de que algunos de los intervinientes lo puedan efectuar haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Igualmente, para la realización de la audiencia no presencial deberá garantizarse la plena identificación y representación de los intervinientes e interesados.

ARTÍCULO CUARTO. DESARROLLO DE LA AUDIENCIA NO PRESENCIAL. La audiencia de conciliación extrajudicial no presencial se desarrollará en los términos establecidos en la Ley 640 de 2001, el Decreto 1069 de 2015, las disposiciones que las modifiquen o sustituyan, y demás normas concordantes.

El procurador levantará acta de la audiencia en la que describirá la forma en que se tramitó, identificará a los intervinientes y realizará una síntesis de sus intervenciones. Dicha acta será suscrita por el procurador garantizando su autenticidad, será remitirá a los comparecientes y se agregará al expediente de forma electrónica o física, según el caso.

ARTÍCULO QUINTO. AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN NO PRESENCIALES SIN ACUERDO. En las audiencias de conciliación extrajudicial no presenciales, en las que no se logre un acuerdo entre las partes, el procurador expedirá la constancia de que trata el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 640 de 2001, la cual podrá remitir mediante el correo electrónico institucional al interesado, siempre que se garantice la autenticidad del documento y se deje acreditada la recepción del documento por el interesado; en caso contrario, la constancia será dejada a disposición del interesado en medio físico.

ARTÍCULO SEXTO. AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN NO PRESENCIALES CON ACUERDO. En las audiencias de conciliación no presenciales en las que se logre un acuerdo total o parcial deberá dejarse constancia expresa de las manifestaciones de voluntad de las partes a través de sus representantes facultados expresamente para conciliar. El procurador de conocimiento suscribirá el acta en la que certificará los acuerdos alcanzados o emitirá las constancias, según corresponda y cuando sea necesario, las remitirá para aprobación a la autoridad judicial competente, garantizando, en todo caso, la autenticidad del documento.

ARTÍCULO SÉPTIMO. ACUERDOS INTERINSTITUCIONALES. La Procuraduría General de la Nación podrá celebrar acuerdos interinstitucionales con entidades públicas para que el trámite de las conciliaciones extrajudiciales a las cuales deben acudir en calidad de convocantes o convocadas pueda realizarse, preferentemente, haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, para lo cual el Procurador Delegado para la Conciliación Administrativa junto con la Oficina de Sistemas definirá las condiciones mínimas que serán requeridas a la entidad correspondiente para que sea posible habilitar este mecanismo.

ARTÍCULO OCTAVO. APOYO TÉCNICO DE LA OFICINA DE SISTEMAS. De conformidad con lo establecido en los numerales 6, 10 y 11 del artículo 16 del Decreto Ley 262 de 2000, la Oficina de Sistemas de la Procuraduría General de la Nación continuará prestando el apoyo requerido para la radicación electrónica de solicitudes de conciliación y la realización de las audiencias no presenciales a través de los medios tecnológicos que hasta el momento se han venido utilizando, así como para la conformación de los expedientes electrónicos a que haya lugar.

ARTÍCULO NOVENO. GESTIÓN DOCUMENTAL. De conformidad con lo establecido en los numerales 5 y 6 del artículo 19 del Decreto Ley 262 de 2000, la División de Documentación de la Procuraduría General de la Nación instruirá a todas las Procuradurías encargadas del trámite de conciliaciones extrajudiciales en materia de lo contencioso administrativo sobre el archivo de gestión, central e histórico de los expedientes híbridos y electrónicos de conciliación.

ARTÍCULO DÉCIMO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PÚBLIQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

FERNANDO CARRILLO FLÓREZ

Procurador General de la Nación