RESOLUCION 340 DE 2001

(noviembre 14)

Diario Oficial No. 44.631, 30 de noviembre de 2001

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Por medio de la cual se fijan las pautas y criterios para el ejercicio de la interventoría y la supervisión de los contratos que celebre la Procuraduría General de la Nación.

El Procurador General de la Nación,

en uso de las facultades que le confieren el artículo 277 de la Constitución Política de Colombia; y el artículo 7o. del Decreto-ley 262 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que en virtud de lo establecido en el artículo 7o., numeral 7o. del Decreto 262 del 22 febrero de 2000, corresponde a l Procurador General de la Nación, "Expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para el desarrollo de las funciones atribuidas por la ley";

Que el cumplimiento de las funciones a cargo de la Procuraduría General de la Nación debe inspirarse en los principios consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, y en particular en los postulados de transparencia, eficacia, celeridad, moralidad, imparcialidad, publicidad y economía;

Que las actuaciones contractuales de las entidades estatales se deben verificar de acuerdo con los mismos principios, tal y como lo establece el artículo 23 de la Ley 80 de 1993;

Que con el fin de garantizar la ejecución cabal y satisfactoria de los contratos que celebre la Procuraduría General de la Nación, se hace indispensable definir y precisar las funciones que deben cumplir los interventores y supervisores de los contratos y determinar las pautas y criterios para el ejercicio de la función de vigilancia que por ley les corresponde, a fin de garantizar la realización de los objetivos propuestos, la finalidad del gasto y que éste sea consecuente con las inversiones que realice la entidad,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN. La interventoría o supervisión de los contratos que celebre la Procuraduría General de la Nación, tiene por objeto salvaguardar los intereses de la entidad y garantizar la ejecución puntual, idónea y exacta de las obligaciones contractuales. Dicha labor será desempeñada por servidores públicos vinculados laboralmente a la Procuraduría, designados al efecto por parte de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones. No obstante lo anterior, también podrá ser ejercida por personas naturales o jurídicas especializadas, consorcios o uniones temporales contratadas con tal propósito, cuando las necesidades del servicio lo aconsejen. La contratación de estas últimas será obligatoria, cuando la interventoría deba ejercerse respecto de contratos de obra pública que por razón de su cuantía deban adjudicarse mediante licitación pública.

ARTÍCULO 2o. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR. La designación de servidores públicos para el desempeño de las funciones propias de la interventoría o la supervisión de los contratos, es de forzosa aceptación. El Secretario de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones, deberá comunicar las designaciones efectuadas, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a aquel en que estas se hayan producido.

En caso de que el interventor o supervisor del contrato vaya a separarse en forma temporal o definitiva del servicio, deberá informar previamente dicha circunstancia a los miembros de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones, con el fin de que se proceda a la designación del quien deba reemplazarlo.

Salvo los eventos de fuerza mayor o caso fortuito, el interventor o supervisor de un contrato no podrá abandonar en form a definitiva o temporal el cumplimiento de sus funciones, hasta tanto no se haya designado o contratado a la persona natural o jurídica que deba reemplazarlo y se haya suscrito la respectiva acta de entrega de la interventoría o supervisión.

ARTÍCULO 3o. DIRECCIÓN, CONTROL Y COORDINACIÓN. El jefe de la dependencia que haya promovido la celebración del contrato objeto de vigilancia, tendrá a su cargo la dirección, vigilancia, supervisión, control y coordinación de las labores que realicen o deban realizar los interventores o supervisores designados o contratados por la entidad, facilitando por todos los medios a su alcance el cabal ejercicio de sus funciones.

ARTÍCULO 4o. IMPOSIBILIDAD DE EXIMIR OBLIGACIONES. Bajo ningún motivo o circunstancia podrán los interventores o supervisores eximir a los contratistas del cumplimiento de ninguna de las obligaciones y prestaciones estipuladas en el contrato.

ARTÍCULO 5o. FUNCIONES. Los interventores y supervisores de los contratos que celebre la Procuraduría General de la Nación, cumplirán las siguientes funciones:

1. Conocer y analizar el diseño; el proyecto; los pliegos de condiciones; las especificaciones técnicas; los términos de referencia; los anexos; el contrato respectivo, la propuesta del contratista y las normas y reglamentaciones que sean aplicables, e informarse sobre la organización y procedimientos establecidos al interior de la Procuraduría, relacionados con el manejo del respectivo contrato.

En desarrollo de esta función, deberán presentar oportunamente las observaciones a los planos, especificaciones, diseños, etc., así como comprobar su idoneidad con el fin de que se introduzcan los correctivos que sean pertinentes.

2. Reunir los documentos diseños, planos, carteras y especificaciones necesarias para la ejecución de la obra y el ejercicio de la interventoría, y suministrarlos en forma oportuna al contratista si aún no le han sido entregados.

3. Exigir al contratista la presentación de los programas de trabajo, inversiones y/o entrega, revisarlos, aprobarlos o solicitar su modificación cuando resulte necesario. Así mismo, verificar durante todo el tiempo de desarrollo del contrato, el cumplimiento de lo estipulado en dichos programas, verificando y controlando su exacta ejecución y el respeto de los plazos y términos previstos en las cláusulas del contrato.

4. <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 382 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> Suscribir con el contratista todas las actas que se produzcan durante la ejecución del contrato, incluidas las de iniciación, suspensión, reiniciación, liquidación y las demás a que hubiere lugar y enviarlas a la Secretaría General para su conocimiento. Aquellas actas en las cuales se acuerde la realización o ejecución de labores u obras no contempladas; las que signifiquen un cambio de especificaciones o cantidades respecto del objeto contratado; las que de alguna manera involucren gastos adicionales con cargo al presupuesto de la Entidad y las actas de liquidación de los contratos, deberán someterse a la aprobación de la Secretaría General.

5. Verificar la entrega de los bienes, obras, servicios, y en general el cumplimiento del objeto contratado, de conformidad con las estipulaciones contractuales. El acta de recibo correspondiente, deberá suscribirse conjuntamente con el responsable del almacén de la entidad y en ella se dejará constancia del correcto funcionamiento de los bienes entregados e instalados.

6. Autorizar el pago de las sumas de dinero previstas en el contrato por concepto de anticipo, previa aprobación del programa de inversión y previo el perfeccionamiento del contrato. Los interventores y supervisores velarán porque tales sumas de dinero sean invertidas única y exclusivamente para sufragar los gastos en que el contratista deba incurrir con ocasión de la ejecución del contrato, sin que en ningún caso puedan destinarse a cubrir los costos de legalización del contrato o a atender el pago de impuestos a que haya lugar en razón del mismo, todo lo anterior de conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones o términos de referencia y en las cláusulas contractuales.

Cuando en el contrato se exija al contratista la apertura de una cuenta bancaria o de ahorros para el manejo del anticipo, la misma deberá abrirse conjuntamente con el interventor o supervisor del contrato, quien deberá verificar, de una parte, que las sumas de dinero respectivas sean efectivamente consignadas en ella, y de otra, que los gastos que afecten dichos recursos, se enmarquen dentro de los parámetros del programa de inversión del anticipo. El interventor o supervisor del contrato, podrá exigir al contratista la presentación de los extractos bancarios para su correspondiente revisión, informando a la Secretaría General y a la Oficina Jurídica de la entidad si considera que en ellos existen irregularidades o inconsistencias relacionadas con su manejo.

En el evento de llegar a obtenerse rendimientos, el interventor o supervisor exigirá al contratista que ellos sean invertidos en el proyecto. Una vez amortizado el valor total del anticipo, el contratista y el interventor o supervisor del contrato, suscribirán un acta en la cual se dejará expresa constancia de los rendimientos generados, debiendo restituirse las sumas correspondientes a la entidad contratante, antes de la cancelación de la cuenta conjunta.

El incumplimiento de las previsiones del presente numeral, dará lugar a la aplicación de las sanciones contractuales, penales y disciplinarias respectivas, teniendo en cuenta que los dineros a que se refiere el presente numeral tienen el carácter de recursos públicos.

7. Aprobar previamente los demás pagos que deban hacerse a los contratistas, dejando expresa constancia de la ejecución satisfactoria de las obligaciones y prestaciones a cargo de estos últimos. Con el fin de evitar la causación de intereses moratorios que puedan originarse en la demora en el pago de las cuentas a que hubiere lugar, el interventor o supervisor del contrato deberá intervenir ante las instancias administrativas competentes con el fin de impulsar los trám ites de pago respectivos.

8. Realizar reuniones periódicas con el contratista para coordinar las acciones relacionadas con la ejecución del contrato y demás circunstancias inherentes a él, dejando memoria de las mismas en el acta respectiva.

9. Formular requerimientos escritos al contratista cuando se advierta que la prestación de los servicios, la realización de los trabajos o las entregas pactadas se aparten del cronograma de trabajo e inversiones, cuando el estado de la ejecución contractual sea inferior a lo programado, cuando las entregas acordadas no se cumplan en su oportunidad o cuando se presenten defectos de calidad en las pruebas y ensayos especificados en el contrato. De los requerimientos formulados se informará tanto a la Secretaría General como a la Oficina Jurídica y se dejará una copia adicional en el archivo de la interventoría.

10. Estudiar las sugerencias, reclamaciones y consultas formuladas por los contratistas y dar traslado de ellas al área administrativa que resulte involucrada, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, debidamente acompañadas del concepto que ellas le merezcan y cuidar que ellas sean atendidas en forma oportuna, evitando que se produzca el fenómeno del silencio administrativo positivo.

11. Dar trámite a las solicitudes de modificación, adición o prórroga del contrato, asegurándose del cumplimiento de los trámites establecidos en la ley y en las cláusulas contractuales para su legalización. En todo caso, el interventor o supervisor del contrato deberá evitar que con ello se validen atrasos o incumplimientos imputables al contratista.

Las modificaciones o ajustes que según su criterio deban introducirse en el contrato, proyecto, diseños o especificaciones, deberán presentarse debidamente sustentadas, señalando en cada caso las razones técnicas o de conveniencia que se consideren oportunas.

Las solicitudes de prórroga del plazo o término del contrato, deberán radicarse debidamente sustentadas, con por lo menos con quince (15) días hábiles de antelación a la fecha prevista para la terminación del contrato inicial.

Las solicitudes de adición al valor del contrato, deberán radicarse debidamente sustentadas, con por lo menos con quince (15) días hábiles de antelación a la fecha en que deba iniciarse su ejecución, buscando no perjudicar el normal desarrollo del contrato.

Los interventores y supervisores deberán abstenerse de impartir órdenes verbales o escritas que modifiquen o alteren las condiciones inicialmente pactadas en el contrato.

12. Colaborar con la Oficina Jurídica de la entidad en la solución de las reclamaciones presentadas por los contratistas o por terceras personas y brindar la asistencia técnica necesaria para la solución de las diferencia s o dudas que surjan en la ejecución del contrato.

13. Verificar al momento de suscribirse el acta de iniciación del contrato respectivo y aún durante su ejecución, la disponibilidad efectiva de los recursos técnicos y humanos ofrecidos por el contratista. Para la suscripción de dicha acta, el interventor o supervisor deberá verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales exigidos para su ejecución, tales como la aprobación de la garantía única de cumplimiento por parte de la entidad estatal, el pago de la publicación en el extracto único de contratación del Diario Oficial y la existencia de la reserva presupuestal.

14. Realizar la inspección y el control de calidad tanto de los bienes suministrados como de los trabajos, materiales y obras entregados o realizados, con el propósito de establecer si ellos cumplen con las condiciones y especificaciones técnicas preestablecidas, rechazando unos y otras cuando no cumplan con la calidad requerida o exigida por la entidad. En tales circunstancias presentarán los informes pertinentes al Secretario General, a la Oficina jurídica y a demás miembros de la Junta de Licitaciones y Adjudicaciones de la entidad, para lo de su competencia.

En cumplimiento de sus funciones, se apoyarán en el Instituto Colombiano de Normas Técnicas, Icontec.

15. Solicitar al representante legal de la entidad que decrete la suspensión de los trabajos, obras o entregas, hasta tanto el contratista realice, a su propia costa, los ajustes o correcciones que a juicio del interventor o supervisor sean necesarios, a fin de garantizar el estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas exigidas por la entidad y que aparecen consignadas en el pliego de condiciones, en las cláusulas contractuales y en la oferta, informando de tal circunstancia tanto a la Secretaría General como a la Oficina Jurídica de la entidad para lo de su competencia.

16. Preparar, para la firma de las partes, el acta de suspensión del contrato, cuando sucedan hechos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados que impidan o interrumpan su ejecución, la cual deberá suscribirse a más tardar dentro de los tres (3) días calendario siguientes a la fecha en que se produzcan los hechos generadores de la situación. En el acta de suspensión del contrato deberá quedar claramente determinado el término de duración de la misma y especificado el equipo material y humano que queda paralizado como consecuencia de la medida, a fin de poder establecer la posible ocurrencia de un desequilibrio financiero que deba ser corregido. De igual modo, deberá adjuntarse una evaluación pormenorizada de los hechos acaecidos, de las causas que los motivaron y de la diligencia con que el contratista haya actuado ante la ocurrencia de éstos. Una vez superada la situación que dio origen a la suspensión del contrato, las partes procederán a suscribir el acta de reiniciación respectiva.

17. Presentar informes periódicos sobre el estado en que se encuentre la ejecución y cumplimiento de las obligaciones contractuales, solicitando, mediante escrito debidamente sustentado, la imposición de las sanciones que se estimen pertinente s, cuando a ello hubiere lugar.

18. Velar por el buen uso de los equipos y herramientas de propiedad de la Procuraduría entregados al contratista a cualquier título, así como supervisar y controlar el contrato de alquiler de los mismos, si es del caso.

19. Llevar en forma ordenada el archivo de la interventoría, incluyendo en el todos los documentos jurídicos, técnicos y financieros que se produzcan durante la ejecución del contrato.

Los documentos contractuales que hagan parte del archivo de la interventoría, así como los planos completos de lo construido o reparado, según sea el caso, deberán ser entregados a la Oficina Jurídica de la entidad junto con el acta de liquidación del contrato, o cuando ésta lo solicite.

20. Proponer ante las instancias administrativas competentes, la adopción de las medidas que según su criterio resulten indispensables para evitar la alteración del equilibrio financiero del contrato, o lograr su restablecimiento.

21. Coordinar con las instancias administrativas competentes, el estricto y puntual cumplimiento de los compromisos asumidos por la Procuraduría General de la Nación, a fin de evitar que, ésta incurra en retardos o incumplimientos y para lograr además que la ejecución del contrato se realice de acuerdo a las condiciones particulares consignadas en sus cláusulas.

22. Prestar la colaboración necesaria a los funcionarios y a las comisiones evaluadoras designadas por la Procuraduría, así como a la Secretaría General, a la Junta de Licitaciones y Adjudicaciones y a la Oficina Jurídica de la entidad, según el caso, y suministrar oportunamente, sin perjuicio de la reserva legal, todos los datos e información que se les demande.

23. <Numeral derogado por el artículo 2 de la Resolución 382 de 2005>

24. Exigir al contratista la prórroga de las garantías otorgadas, cuando el contrato sea adicionado en su plazo o valor o cuando su ejecución haya sido suspendida, y estar pendientes de evitar su vencimiento, de modo que puedan ser prorrogadas oportunamente, informando de ello tanto a la Secretaría General como a la Oficina Jurídica, con el fin de que se tomen las medidas encaminadas a su legalización.

Luego de vencido el plazo de ejecución del contrato y en vigencia de las garantías contractuales, el interventor deberá adelantar las revisiones periódicas de que trata el artículo 4o. numeral 4o. de la Ley 80 de 1993, para lo cual el interventor o supervisor deberá rendir el correspondiente informe técnico.

25. Llevar el control de inversiones con el objeto de no exceder el valor del contrato.

26. <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 382 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> Realizar la inspección técnica para la entrega final de las obras, trabajos, bienes o suministros, y suscribir, conjuntamente con el contratista, las actas para su recibo, de conformidad con lo establecido en el contrato y en las disposiciones legales vigentes.

El acta final de recibo deberá ir acompañada del informe técnico necesario para poder proceder a la liquidación del contrato.

27. Elaborar el proyecto de acta de liquidación final del contrato, en los eventos en que se requiera según lo establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 o en sus disposiciones reglamentarias, consignando en ella los pagos realizados, los saldos a favor, los ajustes y demás valores y circunstancias pertinentes y remitirla a la Oficina Jurídica para su revisión y posterior aprobación del Secretario General.

28. Expedir las certificaciones e informes que se les soliciten en relación con la ejecución de los contratos que hayan estado sometidos a su interventoría, supervisión y vigilancia.

29. Todas las demás funciones de carácter técnico o administrativo consignadas en el respectivo contrato o que sean necesarias para la debida supervisión del mismo.

PARÁGRAFO. Las funciones señaladas en el presente artículo, deberán interpretarse teniendo en cuenta la naturaleza de cada contrato.

ARTÍCULO 6o. CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA. Cuando el contrato sea de obra pública, los interventores y supervisores de la Procuraduría General de la Nación, cumplirán, además de las funciones generales consignadas en el artículo anterior, las siguientes funciones especiales:

1. Suministrar al contratista las referencias topográficas del caso para la localización del proyecto, con el fin de que éste realice correctamente las obras.

2. Efectuar, antes del inicio de los trabajos, una revisión detallada de las cantidades de obra contempladas en el diseño del proyecto y en el pliego de condiciones, compararlas con las incluidas en el contrato y, en caso de discrepancia, solicitar a la Secretaría General de la entidad, las informaciones o aclaraciones requeridas para solucionarlas.

3. Hacer constar en el acta de iniciación del contrato de obra el equipo disponible para su ejecución, su estado de conservación y funcionamiento, y se determinará el personal, campamentos, material existente en la obra y cualquier otro dato importante para el desarrollo de la misma.

4. Controlar, vigilar y exigir el cumplimiento de los programas de trabajo e inversiones y de avance físico de obra y sus modificaciones.

5. Exigir al contratista el cumplimiento del cronograma estipulado en el programa de trabajo e inversiones y en el plan de utilización de equipos que acompañó a su propuesta, y velar porque los trabajos se ejecuten mediante la adecuada y oportuna utilización del equipo para cada clase de obras de acuerdo con las normas de construcción.

6. Evaluar y medir las obras ejecutadas por el contratista, y demás aspectos técnicos necesarios para elaborar las actas mensuales de avance de obra.

7. Definir según las especificaciones, el tipo y cantidad de señales de seguridad a utilizar en las obras y velar porque su utilización y colocación se realice de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones o términos de referencia.

8. Llevar un libro diario de obra o bitácora para registrar en forma oportuna los aspectos y detalles más sobresalientes del proceso de construcción, tales como el registro de órdenes, la iniciación de las distintas etapas de la obra, las modificaciones al proyecto, las propuestas, autorizaciones, entradas y salidas del equipo del contratista, la explotación de fuentes de materiales, la apertura de nuevos frentes de trabajo, las suspensiones de la obra y sus causas, la visita de funcionarios, los asuntos tratados con vecinos y autoridades locales y otros que se consideren convenientes.

10. Exigir al contratista, cuando conste en los documentos del contrato, la permanencia en la obra del ingeniero residente y del personal técnico y administrativo requerido, así como del equipo exigido como mínimo en buenas condiciones de funcionamiento. Lo anterior para poder cumplir con el programa de trabajo e inversión.

11. Inspeccionar los trabajos, vigilando el cumplimiento de las normas de seguridad industrial. Para ello exigirá al contratista, cuando ello sea necesario, la instalación de señales de seguridad de las áreas de trabajo, la observancia de las normas de seguridad industrial y manejo adecuado de explosivos y materiales inflamables, prudencia en la utilización de los equipos y vehículos, y el cumplimiento de las medidas de higiene indispensables para la conservación de la salud de los trabajadores y de terceras personas que puedan verse afectadas.

12. Presentar ante las instancias administrativas que se señalen en las cláusulas del contrato, dentro del plazo en ellas indicado, la factura correspondiente al acta de obra del mes inmediatamente anterior, de acuerdo con lo establecido en el contrato y en su respectivo cronograma.

13. <Numeral derogado por el artículo 2 de la Resolución 382 de 2005>

14. Elaborar las actas de reajuste de acuerdo con la fórmula pactada en el contrato y lo consignado en el programa de trabajo e inversiones.

15. Suscribir actas de fijación de nuevos precios cuando para el cumplimiento del objeto del contrato se requieran nuevos ítems, adicionales a los consagrados en el pliego de condiciones. En la determinación de los nuevos precios, deberán tenerse en cuenta los precios del mercado.

16. Las demás que establezcan las disposiciones legales o las cláusulas contractuales y que sean compatibles con la vigilancia de los contratos de obra.

ARTÍCULO 7o. RESPONSABILIDAD. Al tenor de lo dispuesto en los artículos 51 y 53 de la Ley 80 de 1993 y en sus disposiciones reglamentarias, quienes se desempeñen como interventores o supervisores de los contratos que celebre la Procuraduría General de la Nación, además de las sanciones penales y disciplinarias a que hubiere lugar, serán civilmente responsables de los daños antijurídicos originados en el mal desempeño de sus funciones, en sus acciones y omisiones, sin que ello exima al contratista de la responsabilidad que pudiere corresponderle.

ARTÍCULO 8o. REESTRUCTURACIÓN. En caso de modificación de la estructura interna de la Procuraduría, las referencias efectuadas en la presente resolución a funcionarios o dependencias actualmente existentes, se entenderán realizadas a quienes hagan sus veces, dentro de nuevo esquema administrativo.

ARTÍCULO 9o. PROCEDIMIENTOS EN CURSO. Las disposiciones de la presente resolución serán aplicables, en lo pertinente, a los interventores y supervisores que estén desempeñando sus funciones de vigilancia respecto de procesos de contratación que se encuentren en curso.

ARTÍCULO 10. OFICINA DE CONTROL INTERNO. La Oficina de Control Interno verificará el cumplimiento de las disposiciones de la presente resolución y apoyará de manera permanente su implementación.

ARTÍCULO 11. VIGENCIA. La presente resolución rige desde la fecha de su publicación.

Dada en Bogotá, D. C., a 14 de noviembre de 2001.

Publíquese y cúmplase.

El Procurador General de la Nación,

Edgardo Jo sé Maya Villazón.