CIRCULAR INTERNA 2 DE 2025
(octubre 14)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
| De: | Oficina de Control Interno |
| Para: | Procuradores Auxiliares, Procuradores Delegados, Procuradores Distritales, Procuradores Judiciales, Procuradores Regionales, Procuradores Provinciales, Directores, Jefes de Oficina, Jefes de División, Coordinadores de Grupo, Coordinadores Administrativos, Servidores PGN. |
| Asunto: | Utilización Formato Único de Inventario Documental-FUID. |
Respetados Doctores (as) reciban un cordial saludo:
De conformidad con las funciones establecidas en el artículo 13 del Decreto-Ley 262 de 2000; así como, a lo establecido en el artículo 17 del Decreto 648 de 2017, particularmente en lo referente al rol de enfoque hacia la prevención, y en atención a las situaciones identificadas durante la evaluación independiente (auditorias y visitas) relacionadas con la no utilización o uso incorrecto del Formato Único de Inventario Documental - FUID. La OCI se permito recordar lo siguiente:
1. - Los servidores públicos tienen la responsabilidad de custodiar y salvaguardar la documentación a su cargo de conformidad con lo señalado en el numeral 6o del artículo 38 de la Ley 1952 de 2019[1], por tanto, la utilización del Formato Único de Inventario Documental (FUID) resulta fundamental en la gestión documental de la Procuraduría General de la Nación. En concordancia con ello, el Manual para Implementar el Proceso Documental, identificado con el código DO-M-01, versión 4, establece que:
“El Formato Único de Inventario Documental - FUID tiene múltiples usos, por lo que debe ser un instrumento de continua implementación, ya que permite controlar, registrar y organizar la documentación del Archivo de Gestión de su dependencia, lo cual facilita la ubicación de la información para atender peticiones, consultas, préstamos y auditorias. Además, ayuda a identificar los documentos que son susceptibles de transferencia o eliminación, entre otros beneficios.”
2. - La División de Documentación de la Procuraduría General de la Nación ha definido una serie de documentos con orientaciones destinadas a garantizar una adecuada gestión documental; esta información se encuentra disponible en el Proceso Documental.[2]
3. - Adicionalmente, el FUID fortalece el acceso a la información pública, asegura el cumplimiento de la normativa vigente y contribuye a la transparencia, la eficiencia administrativa y la preservación del patrimonio documental de la Procuraduría General de la Nación.
Por lo tanto, se exhorta a los servidores de la Entidad a:
- Iniciar un plan de utilización y diligenciamiento del FUID de manera rigurosa, consultando siempre la versión vigente en el Proceso Documental.
- Garantizar la calidad y veracidad de la información registrada, asegurando su actualización constante y oportuna.
- Actualizar y hacer seguimiento permanente por parte de los jefes de dependencia, a los inventarios documentales bajo su responsabilidad.
4. - En cumplimiento de lo anterior, y de acuerdo con sus competencias, la Oficina de Control Interno continuará desarrollando actividades de evaluación permanente en el marco de auditorías, visitas preventivas y seguimientos, con el fin de verificar el uso adecuado y la correcta aplicación del FUID.
La presente circular busca la mejora continua y visión estratégica del cumplimiento de las disposiciones del marco normativo vigentes en la materia, sin que se contengan decisiones y se estructura como simple acto de servicio.
Cordialmente,
PEDRO GABRIEL MENDIVIL GUZMÁN
Jefe de Oficina de Control interno
1. "Son deberes de todo servidor público: (...) Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. (...)"
2. https://apps.procuraduria.gov.co/portal/Mapa-de-procesos_component.page?action=consultar_mapaProceso&keycontent=481¯oproceso=3&proceso=10#postfind
