CONCEPTO 28 DE 2024
(enero 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Bogotá, D. C., 24/02/2025
C-28 – 2024
SALIDA 25/02/2025
Doctora
XXXXX
| Ref.: | Respuesta consulta rad. E-2024-056898 del 24/01/2024 (C-2024-3473879) |
Respetada doctora:
En atención a la consulta de la referencia, mediante la cual solicita que se emita concepto jurídico en torno a la notificación electrónica de las decisiones, en especial, las implicaciones que se generan en el trámite cuando el acta de notificación que se adjunta al correo para la respectiva firma no es devuelta por el sujeto procesal, me permito manifestarle lo siguiente:
Debe resaltarse que, en cumplimiento de la función que le ha sido asignada a esta oficina en el artículo 9o, numeral 3o del Decreto Ley 262 de 2000[1], modificado por el artículo 4o del Decreto Ley 1851 de 2021[2] se suministrarán elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema consultado, que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares, sin que ello se entienda como resolución de un caso particular y concreto.
Pues bien, comoquiera que el tema por el cual se indaga ya había sido objeto de pronunciamiento por parte de la dependencia, se transcribe, in extenso, el concepto C-8 – 2023:
[F]rente a la notificación por medios de comunicación electrónicos, el artículo 122 del cgd dispone que «[l]as decisiones que deban notificarse personalmente podrán ser enviadas […] a la dirección de correo electrónico del investigado o de su defensor, si previamente y, por escrito, hubieren aceptado ser notificados de esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha […] en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente».
Los apartes subrayados fueron declarados condicionalmente exequibles por la Corte Constitucional, en la sentencia C-570/19, «bajo el entendido de que debe existir evidencia acerca de que la recepción del mensaje electrónico efectivamente se dio»; al respecto, se consideró que:
[E]n el ordenamiento jurídico la regla general en materia de notificación personal por medios electrónicos, supone que la notificación se surta cuando se tenga constancia y evidencia de que la comunicación fue recibida y la persona interesada tuvo acceso efectivo a la misma [sic]. Cuando el procedimiento que se adelanta acarrea una sanción, como ocurre en los ámbitos penales y disciplinarios, existe un deber del Legislador para dar una protección especialmente celosa de los derechos procesales. […] El derecho a ser notificado por medios electrónicos con respeto al debido proceso, supone el que la persona tenga acceso efectivo a la comunicación. No se debe probar que la persona en efecto abrió y leyó el correo electrónico. Lo que se ha de probar es que la persona notificada tuvo acceso efectivo al mensaje y pudo efectivamente revisarlo. Así, se deberá contar con prueba electrónica de que la persona investigada recibió el correo electrónico enviado y podía abrirlo. En otras palabras, se debe probar que la persona tuvo acceso al mismo [sic]. Por supuesto, nada de lo dicho obsta para que en los casos concretos y específicos puedan presentarse situaciones que deban ser valoradas y consideradas por las autoridades disciplinarias en el procedimiento que se adelante.[3]
Por ende, como esta clase de notificación quedará surtida cuando el investigado, o su apoderado, reciba el correo electrónico y acceda al mensaje, le compete a la autoridad disciplinaria demostrar la fecha y hora en la que se llevó a cabo este enteramiento por medios electrónicos: bien sea cuando el iniciador recepcione el acuse de recibo o cuando se constate por otro medio el acceso al mensaje de datos y, por ende, a la decisión adjunta que se persigue notificar[4]. Y al ser dicha fecha la determinante del momento en que empieza a correr el término procesal para impugnar la decisión notificada, a partir del día siguiente se contabilizará el término para interponer el respectivo recurso.
De manera que sin perjuicio de que el sujeto procesal remita el acta de notificación firmada o no, la diligencia se entiende surtida cuando el iniciador recepcione el acuse de recibo o cuando se constate por otro medio el acceso al mensaje de datos y, por ende, a la decisión adjunta que se persigue notificar.
Resta agregar que la contestación que antecede, expedida a instancia de la consultante, reviste un carácter meramente ilustrativo o indicativo, en la medida en que no tiene fuerza vinculante, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 28 de la Ley 1437 de 2011[5] y 39 de la Resolución 330 de 2021[6].
Atentamente,
LIZETH YAMILE RIAÑO MENDOZA
Procuradora auxiliar para asuntos disciplinarios
1. «Por el cual se modifican la estructura y la organización de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público; el régimen de competencias interno de la Procuraduría General; se dictan normas para su funcionamiento; se modifica el régimen de carrera de la Procuraduría General de la Nación, el de inhabilidades e incompatibilidades de sus servidores y se regulan las diversas situaciones administrativas a las que se encuentren sujetos».
2. «Por el cual se modifican los decretos ley 262 y 265 de 2000 con el fin de reconfigurar la planta de personal de la Procuraduría General de la Nación, modificar el régimen de competencias internas, crear, fusionar cargos y determinar los funcionarios que los ocupaban a donde pasarán a ocupar los nuevos cargos que se creen, así como la reasignación o cambio de la estructura de funcionamiento y asignación de las diferentes funciones y cargos de los empleados y se dictan otras disposiciones».
3. En el concepto C-55 – 2021, se indicó que «en la sentencia C-420/20, se puso de presente que “[e]l Consejo de Estado, la Corte Suprema de Justicia y la Corte Constitucional coinciden en afirmar que la notificación de las providencias judiciales y los actos administrativos no se entiende surtida solo con el envío de la comunicación mediante la cual se notifica (sea cual fuere el medio elegido para el efecto), sino que resulta indispensable comprobar que el notificado recibió efectivamente tal comunicación. Así, la garantía de publicidad de las providencias solo podrá tenerse por satisfecha con la demostración de que la notificación ha sido recibida con éxito por su destinatario”. Además, sobre el uso de sistemas de confirmación de recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos, en dicha sentencia se dejó consignado lo siguiente: // Estos instrumentos brindan mayor seguridad al proceso y ofrecen certeza respecto del recibo de la providencia u acto notificado. En efecto, según lo informado por el csdj, dentro de las herramientas colaborativas de Microsoft Office 365 provistas a los servidores judiciales se incluye el servicio de confirmación de entrega y lectura de mensajes. Así, cuando se envía un correo desde la cuenta institucional de la Rama Judicial con solicitud de confirmación de entrega, el servidor de correo de destino responderá inmediata y automáticamente enviando un mensaje informativo al remitente acerca de la recepción del correo. En los casos en que la dirección del correo sea incorrecta o no exista, de manera automática, el servidor, en un periodo máximo de 72 horas, informará sobre la imposibilidad de recepción del correo».
4. «Este requisito permite verificar que haya cumplido con el propósito de la figura, esto es que el administrado tenga acceso al acto administrativo que se notifica y de esta manera pueda ejercer de manera oportuna sus derechos de defensa y contradicción, si así lo considera. Así mismo, la constancia de la fecha y hora en que el interesado tiene acceso al mensaje de datos que contiene el acto administrativo es la que permite tener certeza sobre la oportunidad en el ejercicio de sus derechos, tales como: la interposición de recursos y el agotamiento de control en sede administrativa». Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, concepto del 04/04/17, rad. 11001-03-06-000-2016-00210-00(2316).
5. «artículo 28. alcance de los conceptos. <Artículo modificado por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015 ¯Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo¯. El nuevo texto es el siguiente:> Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución».
6. «artículo 39. de los conceptos. Los conceptos emitidos como respuesta a las peticiones realizadas en el ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución para el servidor público o particular, ni comprometerán la responsabilidad de la Procuraduría General de la Nación».
