MEMORANDO 2 DE 2020

(abril 8)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Respetados servidores y contratistas:

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, “Por el cual se declara un Estado de Emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional", el Decreto 457 del 22 de marzo de 2020, “Por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia Coronavirus COVID - 19 y el mantenimiento de orden público”; la Directiva Presidencial No. 02 del 12 de marzo de 2020, “Por medio de la cual se adoptan medidas para atender la contingencia generada por COVID-19, a partir del uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones - TIC”,; La Directivas 008 del 13 de marzo de 2020 de la Procuraduría General de la Nación “Lineamientos Institucionales COVID-19", la Directiva 009 del 16 de marzo de 2020 de la Procuraduría General de la Nación "Medidas de Contención para Limitar la Expansión del COVID-19” y la Circular 001 de 2020, emitida por el Archivo General de la Nación relacionada con los “Lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales''; Así como lo manifestado en reunión de equipos transversales de las entidades públicas liderado por el Departamento Administrativo de la Función Pública en la fecha y dado que el Presidente de la República ha extendido la medida de aislamiento preventivo obligatorio hasta el 27 de abril de 2020 a las 00:00 horas, la División de Documentación imparte el siguiente protocolo para la administración de expedientes físicos de la Procuraduría General de la Nación:

PROTOCOLO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES

1. Las dependencias o servidores que tengan a su cargo el manejo de documentos físicos (peticiones, cuadernos, carpetas o expedientes) deberán evitar el retiro físico de los mismos de las instalaciones de la entidad, salvo cuando por razones justificadas y para el cumplimiento de la función pública sea estrictamente necesario contar con el documento físico. En dicho evento, a efectos de llevar control sobre la documentación extraída, se deberá diligenciar el formato de solicitud de consulta y préstamo de documento de archivo, acta de retiro o formato único de inventario documental - FUID en el cual se relacione uno a uno los expedientes retirados, con indicación de radicación, cuadernos y folios.

Se recomienda el uso del Sistema de Gestión Documental Electrónica y de Archivo para la radicación, producción documental y envío de comunicaciones oficiales, internas y externas.

2. Para el retiro de los expedientes ha de acatarse las directrices dadas por la

División de Seguridad y debe ser autorizado por los jefes de las dependencias, dada la responsabilidad que ostentan sobre el archivo de gestión y los activos de información de las mismas; para el trabajo en casa se recomienda:

a) Deben tener sumo cuidado con el manejo de los documentos, evitando actividades que pongan en riesgo o comprometan la información contenida, por ejemplo:

- Evitar el consumo de alimentos, no fumar o maquillarse, mientras se trabaja con los expedientes.

- Ubicar los expedientes en un lugar seguro (fuera del alcance de los niños y lejos de agentes bioquímicos que puedan afectarlos)

- No desagregar los cuadernos, es decir, no remueva el gancho legajador que los conforma, así evitará perdida o daño de folios.

- Maneje un solo expediente, proceso o solicitud a la vez, a fin de evitar que se traspapele información.

b) Antes de iniciar con la jornada laboral, mientras se encuentre manipulando los expedientes y al finalizar sus actividades, cumpla con las medidas de higiene y de limpieza dadas por el Ministerio de Salud relacionadas con la prevención y mitigación de infección respiratoria aguda por COVID-19. Lávese las manos adecuadamente antes y después de manipular los documentos; procure el uso de elementos de protección, tales como tapabocas y guantes desechables; evite toser o estornudar sobre la documentación y humedecer los dedos con saliva para pasar los folios.

Es importante asegurar que sus manos están completamente secas después del lavado o aplicado el gel antibacterial antes de manipular la documentación.

Se recomienda mantener una buena ventilación: si es posible, abrir las puertas y las ventanas, para posibilitar un mayor intercambio de aire.

Cuando se manipule o tenga contacto con documentación, (de la que se desconoce si está o no contaminada), no se deben tocar los ojos, la nariz, los oídos o la boca con las manos, con o sin guantes, antes de que se las haya lavado adecuadamente.

La documentación en soportes diferentes al papel como el caso de medios magnéticos, que es consultada y posiblemente contaminada por el usuario podrá ser desinfectada directamente empleando un paño humedecido con alcohol al 70%, el cual se deberá pasar por la superficie de la caja contenedora.

En el caso de que la documentación contaminada sean registros fotográficos, estos solo se deberán dejar en un sitio ventilado, no se podrán usar soluciones desinfectantes o alcohol, ya que estos son susceptibles a reaccionar con las soluciones antes recomendadas para otros soportes^[1].

Cuando se use la solución desinfectante, no asperjar directamente sobre los documentos. Se puede aplicar a las carpetas o las cajas donde estén almacenadas. También es posible asperjar las paredes del estante o los separadores y los pisos y techos. Esta recomendación es debido a que esas soluciones pueden correr las tintas por lo cual, se arriesga a deteriorar el documento y perder de información.

c) Las actuaciones que realice, sean impresas y estén firmadas manualmente, deberán archivarse conforme lo establecidos en los procesos y procedimientos de gestión documental; si la actuación tiene firma digital o electrónica, hacer la referencia cruzada en el SIGDEA y en el expediente físico (anotación de la decisión, folio y soporte en el que se encuentra):

- Continuar con la foliación de los documentos que se producen.

- Conservar el principio de procedencia, es decir, archive conforme se produce el trámite o proceso de forma cronológica.

d) Los servidores públicos y contratistas, en concordancia con sus obligaciones legales y contractuales, deberán velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo que se encuentren en su cargo o de los cuales sean partícipes en su producción. Adicionalmente, deberán garantizar su organización, conservación e incorporación al expediente correspondiente.

3. Una vez superada la emergencia sanitaria y el Gobierno Nacional levante las medidas adoptadas, los expedientes físicos deberán ser devueltos a las entidades, se deberá aplicar un proceso de limpieza y desinfección por el servidor que los tiene a su cargo.

El responsable de archivo en cada dependencia descargará el préstamo de la base de datos o verificará su retorno en el formato, acta o correo electrónico según corresponda, indicando en su base de datos o radicadores la fecha de devolución, corroborando la cantidad de cuadernos y folios de cada uno y ubicarlos nuevamente en el lugar de almacenamiento respectivo. Es importante la elaboración de un acta de entrega, de tal forma, que se identifiquen los responsables de la entrega y recibo de los documentos.

4. Los servidores que tienen asignado los expedientes deberán garantizar la integración de los documentos tramitados en cada uno de ellos. En cada dependencia deberá validarse la necesidad de imprimir las actuaciones y tomar las firmas manuscritas de los documentos originados, recibidos, tramitados y firmados durante la contingencia.

5. En aquellos casos en los que se efectuó el retiro de expedientes antes del 13 de abril de 2020 y no contó con la autorización previa del Jefe de la Dependencia, será responsabilidad de éste el establecimiento de los mecanismos que permitan controlar los documentos que se encuentran fuera de la entidad para su posterior incorporación y recuperación.

La División de Documentación exhorta a todos los servidores y contratistas de la entidad a velar por la salvaguarda y custodia del patrimonio documental de la Procuraduría General de la Nación, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley y demás normatividad vigente.

Atentamente,

PAOLA DUARTE

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Para información sobre productos eficaces contra patógenos virales emergentes para superficies inertes (no para soportes documentales) aprobados por la EPA, se puede dirigir a https://www.epa.gov/pesticide-reqistration/list-n-disinfectants-use-aqainst-sars-cov-2