RESOLUCIÓN 555 DE 2019

(junio 10)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<No contiene análisis de vigencia>

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Por la cual se actualiza el Sistema de Gestión de Calidad de la Procuraduría General de la Nación, bajo la Norma ISO 9001 de 2015

EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por los numerales 7. 8 y 41 del artículo 7o del Decreto Ley 262 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con el artículo 275 de la Constitución Política, el Procurador General de la Nación es el supremo director del Ministerio Público.

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad y, en ese sentido, la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Que los numerales 7, 8 y 41 del artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000 establecen como funciones del Procurador General de la Nación, la de expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares necesarios para el funcionamiento de la entidad y para el desarrollo de las funciones atribuidas en la Constitución y la ley, así como los planes indicativos y de acción de la entidad, los manuales de control interno de gestión, de funciones y requisitos específicos y de procedimientos.

Que el artículo 2.2.21.5.2 del Decreto 1083 de 2015^[1], dispone que las entidades públicas elaborarán, adoptarán y aplicarán manuales con el fin de documentar y formalizar los procedimientos a partir de la identificación en los procesos institucionales, como instrumentos que garanticen el cumplimiento del control interno.

Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015^[2], integró en un solo Sistema de Gestión, los Sistemas de Gestión de la Calidad y de Desarrollo Administrativo de que tratan la Ley 872 de 2003 y la Ley 489 de 1998 respectivamente, el cual deberá articularse con el Sistema de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998.

Que en desarrollo del artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017^[3] estableció el modelo que integra y articula los Sistemas de Gestión de la Calidad y Desarrollo Administrativo, determinando el campo de aplicación de cada uno de ellos, con criterios diferenciales en el territorio nacional. Que se vuelve imperativa la aplicación de esta normatividad a la gestión y políticas institucionales implementados en la entidad, en especial la política de operación por procesos, interrelacionada con el Modelo Estándar de Control Interno - MECI.

Que el artículo 2o del Decreto 1499 de 2017, el cual sustituye el Título 22 del capítulo 3 del Decreto 1083 de 2015 determina en su artículo 2.2.22.3.9. que "Las entidades y organismos del Estado sujetos a régimen especial en los términos del artículo 40 de la Ley 489 de 1998. las Ramas Legislativa y Judicial, la Organización Electoral, los organismos de control y los institutos científicos, que decidan adoptar el Modelo, determinarán las instancias que consideren necesarias para su implementación y evaluación."

Que dicho artículo señala que el Sistema de Control Interno previsto en las leyes 87 de 1993 y 489 de 1998, se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades.

Que conforme a lo dispuesto en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, una vez se reglamente y entre en operación el Modelo Integrado de Planeación y Gestión actualizado -MIPG pierden vigencia los artículos 15 al 23 de la Ley 489 de 1998 y la Ley 872 de 2003; así las cosas, al adoptarse el MIPG, a través del Decreto 1499 de 2017, quedaron derogadas las normas citadas, en cumplimiento de lo normativamente establecido.

Que a través del Decreto 1499 del 2017, se reglamentó el Sistema de Gestión y se complementó con los Sistemas Nacionales de Servicio al Ciudadano, de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de Gestión Ambiental y de Seguridad de la Información.

Que el artículo 2o del mencionado Decreto, que sustituye los artículos 2.2.23.1. y 2.2.23.2. del Decreto 1083 de 2015, establece que el Modelo Integrado de Planeación y Gestión deberá actualizarse y articularse con el Modelo Estándar de Control Interno -MECI-,

Que la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, se concentra en las prácticas y procesos que adelantan las entidades públicas para transformar insumos en resultados que produzcan los impactos deseados, es decir una gestión y un desempeño institucional que generen valor público.

Que mediante la Resolución No. 107 de 2005 se creó el Sistema de Gestión de Calidad para la Procuraduría General de la Nación.

Que a través de la Resolución No. 228 de 2006 se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 y se reglamentó el Control Interno en la Procuraduría General de la Nación.

Que mediante Resolución No. 215 de 2007, se modificó la reglamentación del Sistema de Gestión de Calidad en la Procuraduría General de la Nación establecida inicialmente en la Resolución 190 de 2006 y se dictaron otras disposiciones.

Que mediante la Resolución No. 366 de 2007, se unificaron las Resoluciones 107 de 2005 y 215 de 2007, expedidas por la Procuraduría General de la Nación.

Que mediante Resolución No. 340 de 2014 se actualizó y adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, que reglamenta el control interno en la Procuraduría General de la Nación.

Que la Procuraduría General de la Nación cuenta con un modelo de operación por procesos que requiere ser actualizado, el cual debe tener en cuenta los requerimientos de los usuarios, mostrando las diferentes interrelaciones y cadenas de valor entre los procesos, en concordancia con los sistemas que la entidad implemente para el desarrollo de la gestión, documentación que se encuentra en la página web y en la intranet de la Procuraduría General de la Nación.

Que el modelo de operación por procesos, busca asegurar que todos los procesos institucionales se desarrollen coordinadamente, mejorando la efectividad y la satisfacción de los grupos de interés.

Que por lo anterior, cada proceso institucional debe contar con uno o varios líderes, quienes, según las competencias y la naturaleza del cargo y en conjunto con sus equipos de trabajo, deben responder a los requerimientos institucionales con el fin de lograr el cumplimiento de las metas trazadas, siendo necesario para ello realizar una planeación con base en las necesidades de los usuarios, documentar los procedimientos conforme a las políticas internas, ejecutar las actividades con base en las metodologías diseñadas y verificar los resultados obtenidos a través de indicadores de eficiencia, efectividad y eficacia.

Que para poder garantizar la efectiva aplicación de los principios constitucionales anteriormente mencionados, así como la implementación de un Modelo Integrado de Planeación y Gestión, se hace necesario contar con un Sistema de Gestión de la Calidad -SGC- actualizado, que haga viable la optimización oportuna y continuada de los procesos y procedimientos al interior de la Procuraduría General de la Nación, logrando la utilización racional de los recursos humanos, técnicos y financieros con que cuenta la Entidad, a fin de garantizar el cumplimiento satisfactorio de las tareas misionales a cargo de la Institución.

Que el propósito y los beneficios de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad son múltiples en la medida en que proporcionarán un marco claro de trabajo de las operaciones de la Procuraduría General de la Nación, permitiendo una consistencia de los procesos, mejorando la comprensión de la gestión institucional y proporcionando evidencias para el logro de los objetivos y las metas.

Que en el marco del mejoramiento continuo de la entidad y en atención al objetivo seis (6) del Plan Estratégico Institucional 2017 - 2021, una de cuyas metas es la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG -, por lo que el Procurador General de la Nación expidió la Circular 004 del 27 de julio de 2018, con el fin de realizar una revisión integral del Sistema y los registros asociados al mismo (manual, caracterización, procedimientos, formatos e instructivos).

Que en los documentos del Sistema de Gestión de Calidad vigentes coexisten varias tipologías de procedimientos, formatos diferentes y algunos que por la dinámica del sistema han quedado en desuso, lo cual impide contar con documentos estandarizados, por lo que fue necesario actualizar la documentación del Sistema de Gestión de Calidad, acorde a la norma técnica de ISO 9001 versión 2015. Para garantizar la coherencia y secuencia de la información documentada, en cada uno de los documentos de los diecinueve procesos del SGC de la PGN que se actualizaron a la versión de la norma ISO 9001 2015, la codificación de los mismos se identificó como versión 1.

Que en ese orden de ideas, es necesario determinar y desarrollar un Sistema de Gestión la Calidad moderno, ágil, actual y confiable, que permita adaptar los procesos y procedimientos institucionales a las exigencias de la Constitución y de la ley y a las expectativas de la ciudadanía.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto la actualización, mantenimiento y regularización del Sistema de Gestión de Calidad -SGC- de la Procuraduría General de la Nación -PGN, con el fin de establecer roles, funciones e instancias decisorias orientadas a la sostenibilidad y mejoramiento continuo de dicho Sistema, de conformidad con las normas de calidad vigentes, las características y la evolución de la entidad, así como también de las políticas institucionales.

ARTÍCULO SEGUNDO. DEFINICIÓN. El Sistema de Gestión de Calidad de la Procuraduría General de la Nación, es una herramienta gerencial que tiene como propósito promover y facilitar la mejora continua en la gestión, orientada a lograr el cumplimiento de los requisitos normativos y los determinados en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). Este sistema se desarrolla con base en la Norma Internacional ISO 9001 y los lineamientos definidos en la política de fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, conforme a lo establecido en el Decreto 1499 de 2017 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.

ARTÍCULO TERCERO. POLÍTICA Y OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.^[4] La Procuraduría General de la Nación adopta la siguiente política y objetivos del SGC:

1. Política SGC: La política del SGC es satisfacer las necesidades de sus usuarios conforme al ordenamiento jurídico, mediante la prestación de servicios disciplinarios, preventivos y de intervención los cuales buscarán ser mejorados a través de la revisión y adecuación continua de los procesos y procedimientos, para hacerlos cada vez más confiables, transparentes, eficaces, oportunos, pertinentes y justos.

2. Son Objetivos del SGC:

- Fomentar en los funcionarios la cultura de servicio tanto a usuarios internos como externos.

- Mejorar los tiempos de respuesta y trámite de los procesos al interior de la entidad.

- Alcanzar niveles adecuados de satisfacción de los usuarios con respecto a los servicios ofrecidos.

- Establecer un esquema de medición para realizar un seguimiento y control.

- Fomentar la sinergia interdependencias mediante el enfoque de procesos, para garantizar el uso eficiente de los recursos y la toma adecuada de decisiones.

- Buscar permanentemente la mejora continua de los procesos.

ARTÍCULO CUARTO. MÁXIMA INSTANCIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. La máxima instancia del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) será el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, el cual, en relación con la dirección del Sistema de Gestión de Calidad, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Aprobar la política y los objetivos de calidad de la entidad y revisarlos periódicamente para garantizar su continua adecuación.

2. Servir de instancia de revisión y aprobación de la documentación y propuestas de mejora presentadas por el representante de la dirección para el sistema de gestión de calidad.

3. Gestionar el suministro de los recursos y mecanismos de comunicación necesarios para que cumpla con las actividades de implementación, mantenimiento y mejoramiento del SGC.

4. Realizar periódicamente la revisión del funcionamiento del SGC, según el procedimiento que se establezca para tal efecto.

5. Las demás que le asigne el Presidente del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y que correspondan al desarrollo del SGC.

ARTÍCULO QUINTO. REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. El representante de la Alta Dirección del Sistema de Gestión de Calidad ante el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno será el Jefe de la Oficina de Planeación de la Procuraduría General de la Nación, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Liderar la implementación, desarrollo, mantenimiento y mejora del SGC de la Procuraduría General de la Nación.

2. Informar al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno sobre el desempeño del SGC.

3. Promover la toma de conciencia de una gestión eficaz y conforme con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad en todos los niveles de la entidad.

4. Promover la comunicación y actualización de la política y objetivos del SGC.

5. Asignar y comunicar responsabilidades del SGC.

6. Promover el enfoque por procesos y pensamiento basado en riesgos.

7. Las demás que le asigne el Presidente del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y que correspondan al desarrollo del SGC.

ARTÍCULO SEXTO. LIDERAZGO DE PROCESOS. Los líderes de procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Procuraduría General de la Nación serán: los Procuradores Delegados, Procuradores Regionales, Procuradores Provinciales, Procuradores Distritales, Secretario General, Directores, Jefes de Oficina, Jefe de División y Coordinadores de Grupo, quienes orientarán desde la fase de planeación hasta la evaluación la mejora de los procesos asignados, cuyo rol es vital para la normal operación de los mismos, para lo cual tendrán las siguientes funciones:

1. Implementar acciones o estrategias de sostenibilidad y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad, de acuerdo con las directrices emitidas por la Oficina de Planeación o por el Representante de la alta dirección.

2. Proponer y aprobar ajustes al diseño de los procesos y procedimientos, con el fin de lograr las metas y objetivos de operación del mismo.

3. Gestionar integralmente los riesgos de los procesos a su cargo.

4. Gestionar (diseñar, modificar, eliminar, aprobar, divulgar e implementar) la documentación de los procesos asignados, con el acompañamiento técnico y asesoría de la Oficina de Planeación de la PGN.

5. Prever e informar a la Oficina de Planeación de la PGN los cambios que puedan afectar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad, en lo relacionado con los procesos asignados.

6. Gestionar el conocimiento adquirido en la operación de los procesos que lidera, conforme a los procesos definidos.

7. Facilitar la asistencia de los colaboradores a cargo de las modificaciones, a las sesiones de formación y capacitación de SGC (según aplique).

8. Validar la identificación, implementación y aplicación de controles y/o medidas administrativas a implementar, basadas en la administración del riesgo.

PARÁGRAFO 1. Para los casos en que un proceso cuente con varios líderes, se deberá gestionar la modificación de los documentos de forma consensuada y articulada.

PARÁGRAFO 2. La Oficina de Planeación acompañará y prestará asesoría técnica para garantizar el cumplimiento de los requisitos aplicables al Sistema de Gestión de Calidad, así como su establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora en coordinación con las demás dependencia y líderes de proceso a los ajustes que se realicen a la información documentada del SGC.

La información documentada adoptada en la presente resolución será susceptible de actualización, modificación o eliminación de acuerdo a la dinámica del Sistema, a los planes, programas y proyectos de la institución, teniendo en cuenta lo definido en el proceso de mejora continua.

ARTÍCULO SÉPTIMO. GESTOR DE PROCESOS. Los Gestores de Procesos serán los servidores públicos designados por los líderes de los mismos, los cuales cumplirán las siguientes funciones:

1. Formular propuestas para modificar o actualizar la información documentada de procesos y subprocesos de acuerdo a la dinámica del Sistema.

2. Elaborar, modificar o actualizar los riesgos del proceso.

3. Realizar el seguimiento y monitoreo sobre la operación de los procesos para identificar acciones de mejora, con el acompañamiento técnico y asesoría de la Oficina de Planeación de la PGN.

4. Identificar no conformidades reales y potenciales e implementar las respectivas acciones de mejora para corregir, prevenir o reducir los efectos no deseados y tratamiento de no conforme aprobadas por el líder del proceso.

5. Desarrollar planes o estrategias que propendan por la optimización, automatización y simplificación de los procesos, procedimientos, trámites y servicios asignados.

6. Promover la apropiación del Sistema de Gestión de la Calidad.

7. Validar la identificación, implementación y aplicación de controles y/o medidas administrativas a implementar, basadas en la administración del riesgo.

8. Asegurar el cumplimiento de políticas de calidad, objetivos y la aplicación de la información documentada.

9. Asegurar que las necesidades actuales y futuras de los ciudadanos se conozcan, comprendan y documenten de acuerdo a los servicios brindados.

10. Garantizar que los cambios en los procesos se evalúen constantemente, verificando el impacto que causen sobre la operación y modificándolos si hay necesidad a ello.

ARTÍCULO OCTAVO. MAPA DE PROCESOS. Se modifica el Mapa de Procesos de acuerdo con la naturaleza de la Procuraduría General de la Nación, el cual estará constituido así:

ARTÍCULO NOVENO. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

Forman parte de la Información Documentada del SGC los manuales, protocolos guías procedimientos instructivos, formatos y plantillas que integran los macroprocesos. procesos y subprocesos que se relacionan a continuación:

PARÁGRAFO PRIMERO: La asesoría y acompañamiento para la creación, modificación, eliminación y aprobación de la Información documentada que forma parte del SGC, estará a cargo de la Oficina de Planeación y de los líderes de los procesos; esta se desarrollará mediante los criterios definidos en el Procedimiento de Control de Información Documentada. Dicho procedimiento, establece los mecanismos de creación, modificación, eliminación y aprobación de la información documentada del Sistema de Gestión de Calidad y se realizará mediante acta suscrita por el líder o líderes de los procesos y el Jefe de la Oficina de Planeación.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Con el fin de garantizar la coherencia y secuencia de la información documentada, los documentos que se creen o actualicen a la nueva versión de la ISO 9001 2015 o las posteriores versiones, iniciarán su identificación de versión con el número 1.

ARTÍCULO DÉCIMO. MIGRACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN. Los líderes de procesos, en coordinación con la Oficina de Planeación de la PGN, en un plazo no mayor a un (1) año contado a partir de la expedición de la presente Resolución, realizarán las actividades necesarias para migrar la documentación del SGC que no haya sido actualizada a la nueva versión 2015 de la Norma ISO 9001, o a las actualizaciones que sean necesarias de acuerdo a la dinámica del Sistema.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD. Las auditorías internas de calidad hacen parte del Proceso de Mejoramiento Continuo y se encuentran orientadas a proporcionar información acerca del SGC, para definir sí los requisitos de la organización están acordes a la norma internacional. Es responsabilidad de la Oficina de Planeación la planificación y ejecución de las mismas, así como establecer registros e informar sus resultados.

DÉCIMO SEGUNDO. APOYO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SGC. Todos los servidores públicos de la Procuraduría General de la Nación están obligados a prestar su apoyo al Representante de la Alta Dirección para el SGC, en todo lo relacionado con la documentación, implementación, mantenimiento y mejora del SGC en la Entidad.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. DIVULGACIÓN. La Oficina de Planeación, en coordinación con la Oficina de Prensa, implementarán las acciones correspondientes para la divulgación de la actualización del Sistema de Gestión de Calidad de la Procuraduría General de la Nación.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones Nos. 190 de 2006, 366 de 2007, 9 de 2008, 55 de 2008, 535 de 2011, 053 de 2012 y 261 de 2015 y las demás disposiciones internas que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

FERNANDO CARRILLO FLÓREZ

Procurador General de la Nación

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de / unción Pública, "

2. "Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo país

3. "Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015"

4. https://www.procuraduria.gov.co/portal/Politicas-y-objetivos-de-calidad.page

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"Guía Preventiva de la Procuraduría General de la Nación"
Última actualización: 8 de diciembre de 2020