MEMORANDO 19 DE 2024
(octubre 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACION
| PARA: | SERVIDORES DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN |
DE: | VICEPROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN |
ASUNTO: | PLAN DE DEPURACIÓN DEL SISTEMA SIGDEA |
FECHA: | 7 DE NOVIEMBRE DE 2024 |
Respetados Servidores, cordial saludo,
En el marco de la entrada en producción del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - DOKUs de la Procuraduría General de la Nación, adoptado mediante Resolución 293 de 2024, atendiendo los memorandos de la Viceprocuraduría Nos. 010, 012 y 014, que establecen los plazos y lineamientos para la actualización y transición de SlGDEA a DOKUS, se insta a los líderes de cada área y jefes de dependencia a finalizar la depuración de los asuntos pendientes de trámite en el SIGDEA, para lo cual se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
1. Reporte de asuntos pendientes de trámite en SIGDEA
El Sistema semanalmente, los días lunes, envía a los jefes de dependencia el reporte de tareas pendientes de trámite por cada área.
En todo caso, el reporte también puede ser descargado por cada jefe de dependencia para el seguimiento y gestión de los asuntos. Se anexa instructivo para su generación.
2. Gestión de trámites correspondientes a funcionarios activos
El plazo para la gestión de trámites a cargo de funcionarios activos se establece hasta el 15 de noviembre de 2024.
En cuanto a los funcionarios que hayan solicitado la desactivación del usuario por novedades administrativas y que no se encuentren activos o no tengan roles asignados en el Sistema, corresponde al jefe de dependencia solicitar la reactivación, para lo cual deberá remitir el formato TI-F-04 activación, inactivación y asignación de perfiles y roles a usuarios en SIGDEA (versión vigente), debidamente firmado y diligenciado, uno por cada usuario que se requiera, al correo soporte@procuraduria.gov.co a fin de que el administrador funcional del sistema, Grupo GED, proceda de conformidad.
3. Gestión de trámites cargados a exservidores[1]
3.1 Documentos en estado "Solicitud - OVAC":
Respecto de los casos pendientes de trámite en estado de "Solicitud- OVAC", es decir, en la Oficina Virtual, el jefe de dependencia podrá gestionarlos desde su usuario ya sea reasignándolos a otros servidores de su área o finalizándolos. La operación efectuada deberá quedar registrada por cada una de las tareas.
En caso de delegarse la gestión mencionada, deberá diligenciarse el formato TI-F-04 activación, inactivación y/o asignación de perfiles y roles a usuarios en SIGDEA (versión vigente) para el funcionario que realizará el proceso y remitir el formato debidamente diligenciado y firmado al correo soporte@procuraduria.qov.co para que el administrador funcional del sistema, Grupo GED, proceda conforme a lo solicitado.
3.2. Para los asuntos diferentes a los ubicados en la Oficina Virtual, el jefe de dependencia deberá:
a. Solicitar a través de los diferentes canales de la mesa de servicios (correo electrónico o Teams servicenow@procuraduria.qov.co, portal web https://soporteticpqn.service-now.com/esc o telefónico PBX: 587-8750 Ext. IP: 10555), la matriz para la activación temporal de usuario del directorio activo del exservidor. Se anexa matriz de cargue masivo de activación temporal de usuarios).
b. Diligenciar a más tardar el 22 de noviembre los datos requeridos en la matriz, para la activación temporal de usuarios del directorio activo.
Es preciso aclarar que los usuarios sólo se podrán activar por única vez, durante un periodo máximo de ocho (8) días calendario, a partir del 29 de noviembre de 2024.
c. Recibir, una vez activados el o los usuarios solicitados, notificación mediante correo electrónico con las credenciales para que puedan transferir las tareas pendientes a otro u otros usuarios activos de la dependencia, con el fin dar cumplimiento a los lineamientos para la actualización, transición y plan de depuración del SIGDEA.
d. Tener en cuenta que el 06 de diciembre de 2024, a las 5 p.m. finalizará la activación temporal de los usuarios de exservidores, con lo cual no podrán ingresar a ningún sistema de información de la Entidad y serán las dependencias funcionales, líderes y responsables que hacen parte del presente memorando, quienes deban desactivar los usuarios en tales aplicativos, acuerdo con lo aquí previsto.
La activación de los usuarios no incluirá activación de licencias de correo electrónico, ni de herramientas ofimáticas (Word, Excel, etc.) o colaborativas (Teams, OneDrive, etc.).
La responsabilidad de las actividades realizadas con los usuarios que se activen de manera temporal será exclusiva de los jefes de dependencia. Es decir, estos deberán garantizar el uso adecuado de las credenciales y el traslado durante esos ocho (8) días calendario a los usuarios activos de la dependencia, para la gestión pertinente.
3.3. Gestión de tipos documentales:
Para los documentos que se encuentran en los estados: proyectar, redactar, diligenciar datos, firmar, revisar, revisar y firmar, oficio interno de respuesta, revisión, introducir datos, se deberá solicitar su finalización antes del 8 de noviembre de 2024. Para ello, se debe registrar el caso en la Mesa de Servicios -ServiceNow- o al correo soporte@procuraduria.qov.co, indicando los números de radicado relacionados o ciclos de vida correspondientes, a fin de que el administrador funcional del sistema, Grupo GED, proceda de conformidad.
4. Plazo para Depuración
El plazo final para depuración del sistema SIGDEA es el 13 de diciembre de 2024.
Se reitera lo establecido en el Memorando 034 de 2024 emitido por la Secretaría General, en cuanto a que: "...en caso de evidenciarse que no se realizó correctamente la verificación e inactivación del usuario del Sistema Información Documental (SIGDEA/DOKUS) y Sistema Información Misional (SIM): se podrán generar responsabilidades disciplinarías y/o penales al no actuar con la debida diligencia de garantizar el registro y control de las actuaciones misionales (intervención, disciplinaria, preventiva y de conciliación) de la Procuraduría General de la Nación...".
5. Acompañamiento
El Grupo de Gestión Documental Electrónico de Archivo - GED asignado a la División de Documentación brindará apoyo a las dependencias que lo soliciten, en el proceso de reasignación y gestión de las tareas/asuntos pendientes para el cierre de estos.
La solicitud de acompañamiento se debe realizar a través de la mesa de ayuda, extensión 10555, o al correo soporte@procuraduria.gov.co, para que el administrador funcional del sistema, Grupo GED, proceda de conformidad.
Para los casos en los que se evidencie alguna falla que tenga relación con la administración técnica del Sistema, el acompañamiento será asignado al Grupo de Apoyo de Sistemas de Información y Grupo de Infraestructura de la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital.
Cordialmente,
SILVANO GÓMEZ STRAUCH
Viceprocurador General de la Nación
1. Aplica para exservidores, contratistas o judicantes que ya no se encuentren laborando en la PGN.
INSTRUCTIVO GENERACIÓN DE REPORTES FUNCIONARIOS DE LA DEPENDENCIA
<Consultar documento original directamente en el siguiente enlace:
https://normograma.com/documentospdf/PDF/M_PGN_0019_2024.pdf
