RESOLUCIÓN 293 DE 2024
(agosto 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Por medio de la cual se adopta el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - DOKUS en la Procuraduría General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
LA PROCURADORA GENERAL DE LA NACIÓN
En ejercicio de las atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el numeral 5 del artículo 277 de la Constitución Política de Colombia y los numerales 6, 7 y 8 del artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000, modificado por el artículo 2 del Decreto Ley 1851 de 2021, y
CONSIDERANDO
Que la información es un activo importante para la entidad, por cuanto asegura la transparencia de la gestión, facilita la toma de decisiones basada en evidencias, constituye la memoria institucional y patrimonio de la Nación y la identidad cultural.
Que la gestión documental abarca actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, gestión y organización de la documentación que produce o salvaguarda la entidad en ejercicio de sus funciones misionales y aquella que es allegada por parte de otras entidades o la ciudadanía. Por ende, la Procuraduría es responsable de salvaguardar la información contenida en ella, desde su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su utilización, conservación y disponibilidad, a través de los diferentes medios dispuestos por tal fin.
Que el artículo 1o de la Ley 527 de 1999[1] [2]. Establece el ámbito de aplicación, indicando que "La presente Ley será aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos: a) En las obligaciones contraídas por el Estado Colombiano en virtud de convenios o tratados internacionales, b) En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo que implica su comercialización, uso o consumo[3]".
Que el artículo 19 de la Ley 594 de 2000[4] establece que "Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus (sic) archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o temático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema."
Que de acuerdo con el Parágrafo 1 Ibidem, "Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la (sic) leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información."
Que el Capítulo IV del Título III de la Ley 1437 de 2011[5] autoriza la utilización de medios electrónicos para procedimientos administrativos que involucren entre otros documentos públicos, notificación electrónica, acto administrativo electrónico, archivo electrónico de documentos, expediente electrónico, recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y prueba de recepción y envío de mensajes de datos. Por lo tanto, determinó que las autoridades deben asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos.
Que los artículos 4 y 14 del Decreto Ley 019 de 2012[6], respectivamente, consagran el principio de celeridad en las actuaciones administrativas y contemplan la posibilidad para los interesados que residan en una ciudad diferente a la de la sede de la entidad u organismo al que se dirigen, de presentar solicitudes, quejas, o reclamaciones a través de medios electrónicos, de sus dependencias regionales o seccionales.
Que la Ley 1564 de 2012[7], en el artículo 103 y siguientes, ordena procurar el uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes, "con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, así como ampliar su cobertura".
Que el artículo 2.8.2.6.1. del Decreto 1080 de 2015[8] señala que las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita la administración y control de documentos y expedientes electrónicos generados y recibidos en ejercicio de sus funciones.
Que la Sección 2 del Acuerdo No. 001 de 2024[9] expedido por el Archivo General de la Nación, referente a los expedientes electrónicos dispone que "[l]os sujetos obligados deben conformar los expedientes electrónicos de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental - CCD y las Tablas de Retención Documental - TRD e incorporarlos al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA, desde el inicio del trámite, actuación o procedimiento hasta su finalización o disposición final[10]".
Que el parágrafo 2 del artículo 4.3.2.1 del Acuerdo No. 001 de 2024 establece que los expedientes electrónicos de archivo se conformarán con la totalidad de los documentos de archivo generados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información y formato, respetando el principio de orden original. Asimismo, precisa que deben agruparse conforme a las series y subseries documentales.
Que el Archivo General de la Nación expidió la Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA en el año 2017, la cual indica las fases, importancia, beneficios y retos en la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, por medio de herramientas tecnológicas que permitan la organización, gestión, control y recuperación de los documentos electrónicos de archivo durante su ciclo de vida.
Que el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, como aplicativo, desarrolla funcionalidades para gestionar documentos electrónicos de archivo a partir del cumplimiento de requisitos técnicos y parametrización que garantizan la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y preservación de los documentos a lo largo del tiempo.
Que la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo obedece a la parametrización de los lineamientos y estándares para la gestión del ciclo de vida de la información, a fin de adelantar la organización de los documentos electrónicos de archivo manteniendo su vínculo archivístico, orden original, orden de procedencia y la relación entre las distintas agrupaciones documentales (fondo, sección, subsección, series, subseries o asuntos documentales), facilitando la conformación de expedientes electrónicos íntegros, garantizando las transferencias documentales y una correcta aplicación de la disposición final, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.
Que en los artículos 2 y 3 de la Resolución No. 114 de 2006 se designaron los administradores funcionales y técnicos para los sistemas de información de la entidad, con la indicación de las funciones pertinentes para cada rol.
Que, mediante Resolución No. 229 de 2015 se implementó el Proyecto de Gestión Documental Electrónico y de Archivo de la Procuraduría General de la Nación y se creó el Grupo de Gestión Documental Electrónico, para garantizar la integridad, confiabilidad, autenticidad, disponibilidad y trazabilidad de la documentación que ingrese, se tramite y salga de la entidad, ajustando estos procedimientos a las necesidades y a la normatividad vigente en tema de gestión de contenido documental electrónico.
Que, por medio de la Resolución No. 040 de 2017, se adoptó el Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico y de Archivo - SIGDEA en la Procuraduría General de la Nación.
Que la Resolución No. 452 de 2017 modificó la Resolución No. 229 de 2015 y designó al coordinador del Grupo de Gestión Documental Electrónico como administrador funcional del SIGDEA y al jefe de la Oficina de Sistemas, en la actualidad Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital, como administrador técnico de este sistema.
Que los artículos 1, 2 y 3 de la Resolución No. 277 de 2023, que modificó las Resoluciones Nos. 229 de 2015 y 040 de 2017, designó a la División de Documentación como administrador funcional del Sistema de Información de Gestión Documental y asignó al Grupo de Gestión Documental Electrónica - GED en la misma dependencia. Asimismo, estableció que la administración técnica del sistema estaría a cargo del Grupo de Apoyo a Sistemas de Información de la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital.
Que, entre los objetivos estratégicos establecidos en el Plan Estratégico Institucional (PEI) 2021-2024 "Procuraduría: Construyendo desde la equidad y la diferencia", se encuentra el de fortalecer la gestión documental para acceder oportunamente a la información producida institucionalmente a través de la implementación de herramientas y generación de lineamientos de almacenamiento y organización del archivo electrónico, logrando el tránsito del documento físico al digital articulado con Gobierno Digital, servicios ciudadanos digitales y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPGN como componente de Gestión de la información y la Gestión Documental del Sistema de Gestión de Calidad.
Que, en desarrollo del Plan Estratégico Institucional, en el año 2021 se estableció potencializar el sistema de gestión documental SIGDEA, teniendo en cuenta que, en dicho momento, era el sistema que operaban en la entidad. Sin embargo, al elaborar un diagnóstico en aspectos como usabilidad, uso y apropiación; adaptabilidad técnica; vigencia tecnológica; cumplimiento de normativa archivística y modelo de requisitos de documento electrónico - MOREQ, entre otros, se estimó necesario un estudio de mercado para determinar la implementación de una herramienta SGDEA que brindara mejores garantías a la entidad y a los funcionarios/colaboradores, tanto a nivel técnico como funcional y operativo (flujos de trabajo).
Que, como resultado de este análisis, se adelantó el proceso de contratación para la adquisición, implementación, uso y apropiación de una nueva herramienta tecnológica que se adaptara a las nuevas necesidades de la entidad, la cual contó con un proceso participativo a nivel nacional, relacionado con su adopción de este y poder involucrar a los funcionarios / colaboradores de la entidad, en cuanto al logo y nombre de este.
Que, posteriormente, se estableció DOKUS como la nueva herramienta tecnológica SGDEA de la entidad, dando inicio al proceso de personalización y adaptación de este sistema a las políticas, procesos y procedimientos de la Procuraduría. De igual forma, se llevaron a cabo mesas interdisciplinarias, que permitieron evidenciar factores y características vitales, a nivel funcional y operativo, las cuales, generaban valor al momento de implementar esta herramienta lo que permitiría mitigar el riesgo de no uso y apropiación por parte de los funcionarios / colaboradores de la entidad.
Que la finalidad de la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - DOKUS es facilitar la radicación de comunicaciones y la organización de los documentos electrónicos de archivo, manteniendo su vínculo archivístico, orden original, orden de procedencia y la relación entre las distintas agrupaciones documentales (fondo, sección, subsección, series y subsenes documentales), permitiendo la conformación de expedientes electrónicos íntegros y garantizar las transferencias documentales, la eliminación (borrado), conservación temporal o preservación a largo plazo, de acuerdo con lo contemplado en las Tablas de Retención Documental.
Que, específicamente, el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - DOKUS de la Procuraduría General de la Nación, permitirá:
a) Modernizar el proceso documental de la Procuraduría General de la Nación, a través del uso de medios electrónicos y tecnologías de la información.
b) Generar condiciones que faciliten el desarrollo e implementación de soluciones estratégicas que aporten al Proceso Documental, ofreciendo soporte a la toma de decisiones basadas en evidencias, rendición de cuentas, transparencia y acceso a la información.
c) Contribuir y controlar la conformación de los expedientes electrónicos, digitales e híbridos y los elementos que los constituyen e integran, tales como documento electrónico y/o digital, foliación electrónica, índice electrónico, firma del índice electrónico y esquema de metadatos.
d) Facilitar la consulta en línea de los documentos de archivo de la Procuraduría General de la Nación, para mejorar los tiempos de respuesta en la atención de solicitudes.
e) Optimizar la radicación, registro, distribución, control y seguimiento de comunicaciones oficiales que recibe y genera la Procuraduría General de la Nación.
f) Promover la cultura de reducción del uso del papel, a través de la implementación de la gestión de los documentos en formato electrónico.
g) Disminuir costos asociados al almacenamiento físico, la impresión, la generación de copias y a los insumos derivados de estas.
h) Reducir el tiempo asociado a las búsquedas, a partir del uso de los metadatos propios del documento y/o del expediente.
Que los documentos electrónicos de archivo producidos y/o recibidos en desarrollo de las funciones de la Procuraduría General de la Nación en todas sus dependencias, independientemente de su forma de creación, ingreso o captura, deben gestionarse a través del gestor documental DOKUS.
Que la radicación de las comunicaciones oficiales se realizará en cada punto de radicación de las sedes de la entidad, a través del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - DOKUS.
Que los canales oficiales de recepción de comunicaciones de la entidad serán la Sede Electrónica, los puntos de radicación de la entidad a nivel nacional y el buzón procesosjudiciales@procuraduria.qov.co este último destinado exclusivamente para notificaciones judiciales y/o comunicaciones asociadas a trámites judiciales de la Procuraduría, la sede electrónica y el buzón contarán con interoperabilidad con el DOKUS, de manera que se garantice la radicación, trazabilidad y gestión oportuna de los documentos y comunicaciones oficiales a través del Sistema.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO 1. Adoptar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - DOKUS en la Procuraduría General de la Nación y el Instituto de Estudios del Ministerio Público.
PARÁGRAFO 1. El sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo - DOKUS, permite la radicación, digitalización, registro, clasificación, almacenamiento, consulta y conservación de los documentos electrónicos generados por las oficinas productoras. Para la ejecución de estos procesos, el sistema cumple con las especificaciones de las normas vigentes y con las mejores prácticas para la gestión documental electrónica.
PARÁGRAFO 2. El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - DOKUS asegura que todos los documentos electrónicos gestionados sean auténticos, fiables, íntegros, disponibles y trazables.
ARTÍCULO 2. Designar la administración funcional del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - DOKUS al Grupo de Gestión Documental Electrónico - GED de la División de Documentación. La administración técnica es responsabilidad del Grupo de Apoyo a Sistemas de Información y Grupo de Infraestructura de la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital.
PARÁGRAFO 1. La División de Documentación, Grupo GED, la División de Relacionamiento con el Ciudadano y la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital elaborarán los lineamientos funcionales y técnicos para la gestión de documentos electrónicos en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, incluidos los relacionados con la transición entre SIGDEA y DOKUS.
ARTÍCULO 3. A partir de la puesta en producción del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - DOKUS, el sistema SIGDEA solo quedará disponible para consulta y cierre de los trámites iniciados a través de este sistema y que a la fecha de adopción del Dokus se encuentren abiertos.
ARTÍCULO 4. Corresponde a los jefes de las dependencias realizar seguimiento y control de la actualización de los sistemas de información y el uso permanente del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - DOKUS para la gestión y trámite de los asuntos asignados a la dependencia a su cargo.
ARTÍCULO 5. Es deber de todos los servidores de la Procuraduría General de la Nación gestionar de forma adecuada y oportuna la organización, salvaguarda y custodia de los documentos y archivos (físicos y electrónicos) que por razón de sus funciones recepción en, tramiten, produzcan, archiven o preserven, así como la actualización de la información en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - DOKUS, conforme al manual de funciones, las políticas institucionales, las Tablas de Retención Documental, los procedimientos y la normatividad vigente.
ARTICULO 6. El Grupo de Gestión Documental Electrónico - GED de la División de Documentación, como administrador funcional del sistema, capacitará a los servidores de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público sobre las funcionalidades del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - DOKUS, bajo el marco legal vigente en materia de tecnologías de la información y gestión documental, así como publicará e informará sobre las actualizaciones funcionales del sistema.
ARTÍCULO 7. El Instituto de Estudios del Ministerio Publico se encargará de incorporar un módulo relacionado con las funcionalidades del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo DOKUS en el curso de Inducción y Reinducción de los servidores de la Procuraduría General de la Nación. Así mismo, dispondrá de cursos en línea referidos al sistema en su Plataforma de Educación Virtual, teniendo en cuenta que su uso es obligatorio en todas las dependencias de la entidad a partir del momento de la implementación.
PARÁGRAFO 1. Los servidores de la Procuraduría General de la Nación deben cursar a través de la Plataforma Virtual del Instituto de Estudios del Ministerio Público, al menos un módulo virtual referido al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - DOKUS, según su perfil o funciones relacionadas a su cargo, en el transcurso de tres (3) meses, contados a partir de la implementación del sistema y/o ingreso a la entidad o cambio de funciones.
ARTÍCULO 8. La implementación, mantenimiento, integración y actualización del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - DOKUS estará a cargo del Grupo de Gestión Documental Electrónico - GED de la División de Documentación y el Grupo de Apoyo a Sistemas de Información y Grupo de Infraestructura de la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital -
ARTÍCULO 9. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución No. 040 de 2017 y las demás que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
MARGARITA CABELLO BLANCO
Procuradora General de la Nación
1. "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones".
2. Ley 527 de 1999. Parte III, capítulos I, II y III.
3. Ley 527 de 1999. Artículo 1.
4. "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".
5."Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo".
6."Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública".
7."Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones".
8."Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura".
9."Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones".
