RESOLUCIÓN 378 DE 2024
(noviembre 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Por medio de la cual se crea y reglamenta el Comité Asesor de Contratación y los Comités Evaluadores de Propuestas presentadas en Procesos de Selección Contractuales de la Procuraduría General de la Nación, se deroga la Resolución No. 217 del 05 de junio de 2013 y se dictan otras disposiciones.
LA PROCURADORA GENERAL DE LA NACIÓN
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el numeral 5 del artículo 277 de la Constitución Política y los numerales 6, 7, 8, 29, 42 y 47 del artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000, modificado por el artículo 2 del Decreto Ley 1851 de 2021, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que "[l]as autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado".
Que el artículo 27 del Decreto Ley 1851 de 2021 derogó los artículos 67 y 68 del Decreto Ley 262 de 2000, que establecían una Junta de Licitaciones y Adquisiciones, cuyas funciones consistían en designar los comités para la evaluación de propuestas presentadas en los procesos de licitación o solicitudes de oferta, estudiar las evaluaciones, rendir conceptos, efectuar recomendaciones de adjudicación y asistir a la apertura y cierre de procesos de licitación y solicitudes de oferta, para adoptar la decisiones correspondientes.
Que la Resolución No. 217 de 2013, modificada por las Resoluciones Nros. 332 de 2014 y 370 de 2015, creó el Comité de Contratación de la Procuraduría General de la Nación, con la función de:
Orientara las dependencias de la entidad involucradas en el proceso de gestión contractual en aquellos casos en los que, por la naturaleza y complejidad de los temas, a solicitud de cualquiera de las partes intervinientes en este, se haga necesario su concepto o precisión en cuanto a las posiciones institucionales o los mecanismos a seguir dentro de los procesos de selección, con el propósito de evitar al máximo cualquier falla procedimental dentro la actividad que se desarrolla al interior de la Procuraduría General de la Nación.
Que, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993[1] dispone que los jefes y representantes legales de las entidades estatales pueden delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores del nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes. Asimismo, el numeral 9 del artículo 25 precisa que en los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad señalados en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento.
Que el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007[2] introdujo un parágrafo al artículo 12 de la Ley 80 de 1993, según el cual "se entiende por desconcentración la distribución adecuada del trabajo que realiza el jefe o representante legal de la entidad, sin que ello implique autonomía administrativa en su ejercicio. En consecuencia, contra las actividades cumplidas en virtud de la desconcentración administrativa no procederá ningún recurso".
Que, para atender los principios constitucionales y legales, entre otros, debido proceso, transparencia, economía y eficiencia y, en aras de contar con una instancia asesora de contratación y evaluación al interior de la entidad que se adecúe a los principios y disposiciones legales vigentes del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, así como a la estructura orgánica y las funciones de la entidad, es necesario expedir una nueva reglamentación que continúe garantizando una debida gestión contractual. Con tal fin, es pertinente crear y conformar el Comité Asesor de Contratación y reglamentar el funcionamiento del Comité Evaluador de Propuestas presentadas en los procesos de selección que adelante la Procuraduría General de la Nación.
Que las funciones del Comité de Contratación previstas en las Resoluciones Nos. 217 de 2013, 332 de 2014 y 370 de 2015 son limitadas y no le otorgan al Comité la naturaleza de instancia asesora de autocontrol y gestión, por tanto, es necesario derogar las citadas resoluciones y crear, integrar y dotar de funciones al Comité Asesor de Contratación.
Que el Procurador General de la Nación, mediante Resolución No. 200 de 2017, delegó en el secretario general de la Procuraduría General de la Nación la ordenación del gasto en general y sin límite de cuantía.
Que, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015, "La Entidad Estatal puede designar un comité evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada Proceso de Contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos", para lo cual se requiere reglamentar su funcionamiento al interior de la Procuraduría General de la Nación.
Que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 489 de 1998:
En el acto de delegación, que siempre será escrito, se determinará la autoridad delegataria y las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se transfieren. El Presidente de la República, los ministros, los directores de departamento administrativo y los representantes legales de entidades descentralizadas deberán informarse en todo momento sobre el desarrollo de las delegaciones que hayan otorgado e impartir orientaciones generales sobre el ejercicio de las funciones delegadas.
Que, de acuerdo con el inciso 2 del artículo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007:
En ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual", disposición que fue declarada exequible "en el entendido según el cual el delegante sólo responderá del recto ejercicio de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual, cuando haya incurrido en dolo o culpa grave en el ejercicio de dichas funciones.
Que, teniendo en cuenta el deber de control y vigilancia que tienen los representantes legales de las entidades estatales sobre el ejercicio de las competencias delegadas en la actividad precontractual, contractual y postcontractual, resulta necesario establecer una instancia asesora, que, además, asegure el seguimiento y control a la delegación de la ordenación del gasto en materia contractual.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN
ARTÍCULO 1. CREACIÓN Y NATURALEZA JURÍDICA. Créese el Comité Asesor de Contratación de la Procuraduría General de la Nación, como una instancia de consulta, orientación y asesoría en la actividad precontractual, contractual y postcontractual de la Procuradora General de la Nación o de quien haya delegado para ordenar el gasto.
PARÁGRAFO. El Comité Asesor de Contratación emitirá recomendaciones sobre las disposiciones legales, financieras, técnicas y demás presupuestos aplicables a la actividad precontractual y contractual de la entidad. En todo caso, la Procuradora General de la Nación o su delegado conservan la competencia para ordenar el gasto, coordinar y dirigir los procesos de selección de contratistas, así como adjudicar, celebrar, modificar y liquidar contratos.
ARTÍCULO 2. OBJETIVOS. Son objetivos del Comité Asesor de Contratación:
1. Buscar la óptima coordinación de las acciones de la gestión contractual en las etapas precontractual, contractual y postcontractual, para la cobertura de necesidades al interior de la entidad, y el cumplimiento de sus objetivos misionales, funciones, programas y proyectos.
2. Propender por la aplicación de los principios y normas que rigen la actividad contractual en sus diferentes etapas, en los aspectos legal, técnico y financiero, encaminado al cumplimiento de los fines estatales encomendados.
3. Asesorar y recomendar al ordenador del gasto en los procesos contractuales y la celebración de contratos y convenios, en cumplimiento de los fines de la entidad y las normas contractuales.
ARTÍCULO 3. INTEGRACIÓN. El Comité Asesor de Contratación de la Procuraduría General de la Nación estará integrado de forma permanente por los servidores públicos que ejerzan los siguientes cargos o quienes hagan sus veces:
1. El titular de la Procuraduría Delegada Disciplinaria de Instrucción 6. Primera para la Contratación Estatal
2. El jefe de la División Administrativa
3. El jefe de la Oficina de Planeación
4. El jefe de la Oficina Jurídica
5. El jefe de la División Financiera
Serán invitados permanentes del Comité Asesor de Contratación los siguientes servidores públicos, quienes asistirán con voz, pero sin voto:
1. El ordenador del gasto[3] o su delegado[4], quien lo presidirá.
2. El jefe de la dependencia de la cual se origina la necesidad de contratación
3. El coordinador del Grupo de Contratación, quien ejercerá la Secretaría Técnica.
PARÁGRAFO 1. Cualquiera de los miembros del comité o su presidente podrán solicitar la participación e intervención sin derecho a voto de los funcionarios o contratistas que, en virtud de su cargo, conocimiento, formación académica o experticia, contribuyan a dotar de conocimientos, elementos de juicio y, en general, a ilustrar los asuntos objeto de análisis y decisión.
PARÁGRAFO 2. La asistencia al Comité Asesor de Contratación es obligatoria para sus miembros e invitados permanentes, salvo que presenten excusa debidamente justificada a la Secretaría Técnica del comité. En todo caso, la asistencia es indelegable.
PARÁGRAFO 3. En caso de que la contratación sea solicitada por la dependencia a la que pertenece un miembro permanente del comité, este no tendrá voto para decidir en dicho asunto.
ARTÍCULO 4. FUNCIONES. El Comité Asesor de Contratación tendrá las siguientes responsabilidades o funciones:
1. Asesorar a la Procuradora General de la Nación o al ordenador del gasto en la toma de decisiones dentro de los procesos de adquisición de bienes, obras y servicios.
2. Efectuar recomendaciones que contribuyan a mejorar las prácticas precontractuales y contractuales, conforme a los principios que orientan el Sistema de Compras y Contratación Pública.
3. Formular observaciones y sugerencias y proponer ajustes sobre todos los documentos precontractuales y contractuales, tendientes a garantizar la transparencia, economía, eficiencia y eficacia de los procesos y procedimientos que se sometan a su consideración.
4. Analizar y recomendar el inicio de procesos de contratación sometidos a su consideración.
5. Analizar los informes que presenten los comités evaluadores y formular las recomendaciones a que haya lugar, en los procesos de selección sometidos a su consideración.
6. Recomendar al ordenador del gasto la adjudicación, declaratoria de desierto o revocatoria de actos administrativos, conforme al informe de evaluación presentado por el Comité Evaluador de Propuestas, en los procesos de selección sometidos a su consideración.
7. Analizar y formular recomendaciones sobre las modificaciones contractuales que se requieran suscribir, cuyo valor supere el máximo de la menor cuantía de la entidad, de conformidad con el presupuesto asignado para cada vigencia fiscal.
8. Estudiar y hacer recomendaciones sobre las liquidaciones contractuales por medio de las cuales se realicen reconocimientos económicos por un valor superior al máximo de la menor cuantía de la entidad, de acuerdo con el presupuesto asignado para cada vigencia fiscal.
9. Informar a la Oficina de Control Interno y la Veeduría sobre posibles hechos de corrupción que eventualmente se presenten en los procesos de selección.
10. Guardar la debida reserva de la información otorgada por los integrantes del Comité Evaluador, o conocida por medio de la documentación aportada al Comité Asesor de Contratación, relacionada con las propuestas, su evaluación y el resultado del proceso.
PARÁGRAFO. Las conclusiones emitidas por el Comité Asesor de Contratación en cumplimiento de sus funciones, no serán vinculantes para el ordenador del gasto.
ARTÍCULO 5. EXCEPCIONES. Se exceptúan del conocimiento del Comité Asesor de Contratación los siguientes procesos:
1. Contratación directa, excepto aquellos cuya cuantía supere el máximo de la menor cuantía de la entidad, de acuerdo con el presupuesto asignado para cada vigencia fiscal.
2. Procesos de selección de mínima cuantía y selección abreviada de menor cuantía.
3. Procesos de selección abreviada con subasta inversa y concurso de méritos abierto, excepto aquellos cuya cuantía supere el máximo de la menor cuantía de la entidad, de acuerdo con el presupuesto asignado para cada vigencia fiscal.
4. Prórrogas, adiciones, modificaciones y demás trámites contractuales, excepto aquellos cuya cuantía exceda el máximo de la menor cuantía de la entidad, de acuerdo con el presupuesto asignado para cada vigencia fiscal.
5. Adquisición de bienes y servicios a través de los instrumentos de agregación de demanda dispuestos por Colombia Compra Eficiente y realizados mediante la Tienda Virtual del Estado colombiano o la que haga sus veces, con independencia de la cuantía.
ARTÍCULO 6. SESIONES. El Comité Asesor de Contratación se reunirá cuando sea convocado por el secretario técnico. La convocatoria deberá realizarse por correo electrónico con indicación de la fecha, hora y medio o lugar en la que se llevará a cabo la sesión, con al menos tres (3) días de anticipación, relacionando el orden del día y adjuntando la ficha técnica y demás documentos indispensables para el(los) tema(s) a tratar en la sesión. No obstante, en los casos en que, por situaciones extraordinarias, sobrevinientes, de necesidad del servicio o por el cronograma del proceso de selección se requiera de un plazo menor, se podrá efectuar la convocatoria incluso el mismo día en que se pretende celebrar la sesión.
PARÁGRAFO 1. De acuerdo con la finalidad para la cual sea convocado el comité, a la citación se deben anexar, como mínimo, el estudio previo, el proyecto de pliego de condiciones, el informe del comité evaluador, la minuta del modificatorio y la minuta de la liquidación.
PARÁGRAFO 2. Para realizar cambios en la documentación enviada con la convocatoria, esta deberá remitirse de nuevo. En todo caso, los cambios deberán ser expuestos y detallados durante el comité.
PARÁGRAFO 3. Las sesiones del Comité Asesor de Contratación deberán ser grabadas y la Secretaría Técnica levantará un acta. Las sesiones del comité podrán adelantarse de manera presencial o virtual, para lo cual, se emplearán los medios electrónicos oficiales de la entidad, ya sea por comunicación simultánea o sucesiva.
PARÁGRAFO 4. En los casos en los que se desarrolle sesión virtual y el mecanismo deliberatorio y decisorio sea el correo electrónico, los miembros e invitados deberán expresar claramente la posición, recomendación o sugerencia respecto a la temática que se someta a consideración.
ARTÍCULO 7. QUÓRUM. Para deliberar válidamente, el Comité Asesor de Contratación deberá contar con la asistencia de mínimo tres (3) de sus miembros. Todas las decisiones del comité se aprobarán con mayoría simple. En caso de empate, el comité solicitará el voto al coordinador del Grupo de Contratación para dirimirlo.
ARTÍCULO 8. FUNCIONES DE LA SECRETARIA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité Asesor de Contratación tendrá las siguientes funciones:
1. Realizar la citación a cada sesión del Comité, de acuerdo con los parámetros del artículo quinto.
2. Coordinar con los miembros e invitados del comité toda la información o documentación que deseen presentar, así como también fijar en el orden del día los puntos solicitado por aquellos.
3. Elaborar y presentar el orden del día de cada sesión.
4. Elaborar las actas de cada sesión del comité y ejercer su custodia y administración, así como de los archivos, anexos, grabaciones y demás documentos relacionados con el comité.
5. En general, todas las actividades que conduzcan al cumplimiento de la finalidad del Comité Asesor de Contratación.
ARTÍCULO 9. FICHA TÉCNICA Y SUSTENTACIÓN. Para los asuntos que se requiera poner en consideración del Comité Asesor de Contratación, el abogado del Grupo de Contratación asignado al proceso deberá diligenciar la ficha técnica diseñada para tal fin por la Secretaria Técnica del comité, la cual deberá remitirse con la convocatoria a cada sesión.
El abogado del Grupo de Contratación asignado al proceso, con el apoyo de los representantes del área que solicita la contratación en caso de que éstos sean requeridos, realizarán una explicación sumaria del contenido de la ficha y los documentos del proceso. Durante las sesiones del Comité de Contratación, los colaboradores anteriormente descritos prestarán su apoyo para absolver las inquietudes que presenten los miembros y demás invitados del Comité.
ARTÍCULO 10. ACTAS DEL COMITÉ. La Secretaría Técnica levantará un acta de cada sesión del comité, en la que, de forma sucinta, se consignarán las deliberaciones, decisiones o determinaciones adoptadas por el Comité Asesor de Contratación para cada contratación en particular. El acta deberá ser suscrita por el secretario técnico y el presidente, lo cual le otorgará validez. El contenido extenso permanecerá en medio magnético como anexo.
Las actas estarán a disposición de cada uno de los miembros, asi como de los servidores públicos e interesados, y reposarán en los archivos de la Secretaría Técnica acompañadas de los soportes documentales de los asuntos presentados para su estudio así como las respectivas grabaciones.
Los documentos y grabaciones que integran el archivo del Comité Asesor de Contratación serán públicos y podrán ser consultados en el Grupo de Contratación. Para la consulta, los interesados deberán solicitar autorización por escrito al secretario técnico. Únicamente estarán sujetos a reserva los documentos que tengan carácter confidencial, de acuerdo con la ley.
COMITÉS EVALUADORES DE PROPUESTAS PRESENTADAS EN PROCESOS DE SELECCIÓN CONTRACTUAL
ARTÍCULO 11. NATURALEZA JURÍDICA Y FUNCIONES. Los Comités Evaluadores de Propuestas presentadas en procesos de selección contractual actuarán como una instancia asesora responsable de:
1. Verificar los requisitos habilitantes de los proponentes que se presentan a procesos de selección adelantados por la entidad.
2. Estudiar, evaluar, calificar de manera detallada y otorgar puntaje a las ofertas presentadas, de acuerdo con parámetros fijados en los estudios previos, pliego de condiciones definitivo, anexos técnicos y sus adendas.
3. Elaborar, conforme a lo descrito en los numerales anteriores, los informes de evaluación preliminar y definitivo. En estos se deberá dejar constancia de todos los factores y elementos tenidos en cuenta durante la evaluación.
4. Proyectar respuesta a las observaciones presentadas por los interesados o proponentes a los informes de evaluación.
5. Presentar al Comité Asesor de Contratación el orden de elegibilidad de los proponentes en los procesos de selección en que este intervenga, en la misma sesión a la que sea convocado para adjudicar o declarar desierto el proceso.
6. Proponer al ordenador del gasto el orden de elegibilidad de los proponentes.
7. Asistir a las sesiones a las que lo convoque el Comité Asesor de Contratación.
8. Asistir a las audiencias de adjudicación a las que sean convocados, así como intervenir dentro de ellas cuando el ordenador del gasto lo autorice para resolver preguntas que se formulen respecto de la evaluación o del orden de elegibilidad recomendado.
ARTÍCULO 12. PRINCIPIOS RECTORES. Los miembros de cada comité evaluador deberán realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose a los presupuestos previstos en la legislación y las reglas fijadas en los estudios previos, pliegos de condiciones, anexos técnicos y demás documentos de cada proceso de selección. El carácter asesor del comité evaluador no exime a sus integrantes de la responsabilidad en el ejercicio de la labor encomendada.
ARTÍCULO 13. CONFORMACIÓN Y DESIGNACIÓN. Los Comités Evaluadores de Propuestas estará conformado por los funcionarios y contratistas designados por el ordenador del gasto, en virtud de las siguientes reglas:
1. Verificación jurídica: a cargo de colaboradores del Grupo de Contratación.
2. Verificación financiera: a cargo de colaboradores de la División Financiera.
3. Verificación y evaluación técnica: a cargo de colaboradores de la dependencia solicitante del bien, obra o servicio.
PARÁGRAFO 1. Los jefes de cada dependencia podrán sugerir al ordenador del gasto los funcionarios o contratistas a designar como evaluadores en cada proceso de selección, sin perjuicio de la facultad de aquel de escoger un colaborador distinto.
PARÁGRAFO 2. El ordenador del gasto, previo análisis de idoneidad por parte de la División de Gestión Humana, y teniendo en cuenta la formación y experiencia del colaborador, así como las especificaciones técnicas del proceso que se adelante, por solicitud del jefe de la dependencia que solicita la contratación, podrá designar como evaluadores técnicos a funcionarios de dependencias distintas a la que solicita el bien o servicio.
PARÁGRAFO 3. La designación que realice el ordenador del gasto deberá constar por escrito y se notificará al funcionario o contratista designado.
PARÁGRAFO 4. La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto, sin que se requiera un comité plural. Para los demás procesos, el comité evaluador deberá estar integrado, como mínimo, por tres (3) colaboradores.
ARTÍCULO 14. DIFERENCIAS DE CRITERIOS DEL COMITÉ EVALUADOR. En caso de presentarse diferencia de criterios que conlleve a que los evaluadores no logren un acuerdo en la toma de alguna decisión o presentación de informe de evaluación, el ordenador del gasto podrá designar un funcionario nuevo que dirima la disparidad de criterios. Surtido lo anterior, si persiste la discrepancia de criterios y no se arriba a una conclusión, corresponderá al ordenador del gasto adoptar la decisión.
MECANISMO DE CONTROL Y VIGILANCIA SOBRE LA ORDENACIÓN DEL GASTO EN MATERIA CONTRACTUAL
ARTÍCULO 15. El ordenador del gasto deberá presentar a la Procuradora General de la Nación un informe consolidado sobre la ordenación de gasto en materia contractual, de manera cuatrimestral, los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente al periodo a reportar. El informe deberá contener, al menos, la siguiente información:
1. Procesos de selección en curso.
2. Procesos de selección adjudicados o declarados desiertos.
3. Negocios jurídicos suscritos, discriminados por la modalidad de selección, el tipo de contrato y la dependencia que solicitó la contratación.
4. Modificaciones contractuales suscritas, con indicación de su clase y cuantía.
5. Procesos administrativos sanciónatenos contractuales en curso y finalizados.
6. Relación de liquidaciones u otros mecanismos de cierre contractual suscritas durante el período.
La información presentada deberá diferenciar, en cada caso, según aplique: objeto, valor, fuente de los recursos, modalidad de selección, estado de la actuación y demás datos relevantes para un adecuado control y vigilancia sobre la ordenación del gasto.
PARÁGRAFO. Cuando haya lugar, se deberán informar los resultados y planes de mejoramiento incluidos en los informes de auditoría de la Contraloría General de la República y la Oficina de Control Interno de la entidad.
ARTÍCULO 16. VIGENCIA Y DEROGATORIAS GENERALES. La presente resolución rige a partir de su expedición, deroga la Resolución No. 217 de 2013, 332 de 2014, 370 de 2015 y todas aquellas disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,
MARGARITA CABELLO BLANCO
Procuradora General de la Nación
1."Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública".
2."Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos"
3. Procuradora General de la Nación.
4. Secretario General, de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 200 del 17 de mayo de 2017.
